Listes de codes
Il s’agit de listes contenant des codes à utiliser dans les documents pour limiter les saisies et éviter le risque d’erreurs. Lors du remplissage du formulaire, la saisie ne se fait pas en texte libre, car une liste de codes qui va limiter l’entrée acceptée. C’est une partie essentielle du processus de l’alignement de documents et de l’harmonisation des données pour les messages commerciaux ou gouvernementaux. La plupart des listes de codes normalisés utilisées actuellement ont été élaborées pour les messages CEFACT et sont publiées par le CEFACT-ONU et l’ISO.
Problème
De nombreux documents utilisés dans le commerce international, comme la facture ou la déclaration en douane, doivent contenir des renseignements sur les lieux, les devises, les dates, les mesures et d’autres éléments. Cependant, ces renseignements s’écrivent souvent différemment dans beaucoup de pays et dans des langues différentes ; cela constitue une source d’ambigüité, étant donné que l’information pourrait être mal comprise, ou qu’elle ne pourrait pas être traitée par voie électronique.
Solution
La forme codée de l’information est un moyen de présentation dépourvu de toute ambigüité. Le code devient ainsi la seule et unique façon non ambiguë de représenter les renseignements, tant en format papier que dans l’échange électronique. Le concepteur de documents ou de formulaires devrait exiger l’utilisation de codes qui sont utilisés au niveau international, tels que ceux préconisés par les recommandations de la CEE énumérées ci-dessous, notamment le LOCODE/ONU, les Incoterms, etc.
Exemple
Ci-après figure un modèle du formulaire d’ordre d’expédition de la FIATA. Il indique les endroits où les codes sont situés sur le document.
Avantages
Les listes de codes garantissent un minimum d’erreurs, comme les fautes d’orthographe, les malentendus et les ambiguïtés. La publication des listes de codes fait partie du processus des normes et des recommandations; elles sont essentielles à l’interopérabilité des messages.
La liste de codes ci-dessous fait partie des recommandations de la CEE-ONU et du CEFACT-ONU;
| No. | Référence de la norme | Nom | Description |
| 3 | 3166 | Code de pays | Une liste de codes pour la représentation des noms de pays |
| 5 | Incoterms 2000 | Inconterms | Recommande l’utilisation des INCOTERMS, élaborés par la Chambre de Commerce Internationale (ICC), chaque fois que ces conditions sont mentionnées de façon abrégée |
| 7 | Représentation numérique des dates, heures et intervalles de temps | Méthode de représentation uniquement numérique, normalisée et non ambigüe, d’une date, d’une heure et d’un intervalle de temps donné | |
| 9 | 4217 | Code pour la représentation des monnaies | Une liste des codes pour la représentation des monnaies |
| 15 | Simplification des marques d’expédition | Une méthode normalisée pour identifier les marchandises, sous forme de marque d’expédition normalisée et simplifiée qui doit être utilisée pour le marquage des colis et reproduite dans les documents connexes | |
| 16 | LOCODE/ONU; Code des ports et autres lieux | Un code à cinq lettres pour représenter sous forme abrégée les noms de lieux intéressant le commerce international, tells que les ports, les aéroports, les terminaux intérieurs de fret et les lieux où les marchandises peuvent être dédouanées | |
| 19 | Code des modes de transport | Un code numérique à un chiffre destine à représenter les modes de transport, un second chiffre permettant les subdivisions nécessaires, chaque fois que le mode de transport est représenté de façon codée | |
| 20 | Code des unités de mesure | Codes alphabétiques et alphanumériques à trois signes destinés à représenter les unités de mesure pour la longueur, la surface, le volume (capacité), la masse (poids), le temps et d’autres grandeurs employées dans le commerce international. Ils sont basés sur les Unités de Systèmes Internationaux | |
| 23 | Code du prix du fret | Système de désignation à utiliser pour l’établissement de descriptions harmonisées du prix du fret et d’autres frais relatifs au transport international de marchandises | |
| 24 | Codes indiquant le statut des échanges commerciaux et du transport | Codes indiquant le statut du transport pour répondre aux besoins en matière d’échange d’informations codes sur le statut d’expéditions, de marchandises ou de moyens de transport à un certain moment ou en un certain lieu de la chaîne du transport | |
| 28 | Codes des types de moyens de transport | Liste commune de codes pour l’identification du type de moyen de transport |
