Analyser l’application
Entrée en matière
Les solutions commerciales, que ce soit sur support papier ou par voie électronique, sont mises en application, de nos jours, dans tous les pays et/ou domaines d’activité. Dans certains cas, ces solutions sont une réponse aux exigences dictées par les besoins individuels des différents organismes nationaux de réglementation. Cela pourrait conduire à une gestion inefficace et incohérente des flux d’information. Il importe donc de prendre un certain nombre de mesures pour remédier à ce genre de situation. Avant que toute norme ou solution ne soit adoptée et mise en œuvre, une adaptation peut s’avérer nécessaire, de même qu’il faut prendre en compte les organisations, les responsabilités et d’autres questions nationales ou sectorielles.
Méthodologie
- Effectuer une analyse des écarts de la situation telle qu’elle « As-Is » par rapport à la norme (ou aux normes) internationale(s): Lorsqu’une norme ou un outil international a été a été mis en évidence pour le domaine pertinent de réforme, la première étape consiste à effectuer une analyse des différences possibles entre la solution actuellement appliquée et la norme identifiée. Le résultat sera une analyse des lacunes montrant les écarts existants, ce qui permettra de créer une base pour les tâches ultérieures d’harmonisation.
- Etablir une corrélation entre les exigences en matière de données et la (les) norme(s) internationales: L’étape suivante consiste à identifier toutes les parties prenantes (par exemple les organismes de réglementation) et les besoins en matière d’information et établir une corrélation entre chaque élément d’information commerciale, ou élément de données, et la norme internationale correspondante. Cela passe part une description détaillée de tous ces éléments, de leur structure et de leur utilisation.
- Harmoniser les exigences en matière de données: Lorsque toutes les parties prenantes ont apporté leur description détaillée des éléments de données, la prochaine étape consiste à harmoniser les prescriptions. La question du format, c’est à dire de la taille et de la structure, est importante, de même que la manière d’utiliser les éléments individuels de données. Par exemple, la date et l’heure peuvent être structurées de différentes manières, ce qui entraîne des répercussions sur l’efficacité de la gestion de l’information.
- Décider des supports d’information, tels que les documents commerciaux (électroniques), et du format à adopter: formulaires et/ou messages électroniques: Après l’harmonisation du contenu de l’information, l’étape finale consiste à décider du format de l’ensemble des données harmonisées. Un certain nombre d’options sont disponibles, à savoir les formulaires papier, les messages électroniques ou les formulaires électroniques en ligne. Il convient d’analyser minutieusement les options afin de sélectionner la (les) plus utiles et efficace(s) d’entre elles pour un environnement donné.
Avantages perçus
L’adoption des normes et des solutions internationales comme base d’un programme de réforme contribue à la facilitation, vu que l’échange efficace d’informations pour les transactions transfrontalières nécessite l’interopérabilité des systèmes utilisés par tous les acteurs intervenant aux différentes étapes de la chaîne d’approvisionnement internationale. L’existence de règles et d’instruments neutres, élaborés par des experts, constitue un avantage, car leur mise en œuvre par un grand nombre de pays et d’entreprises peut aboutir à une véritable harmonisation. A titre d’exemple, la normalisation des exigences frontalières est un outil important de simplification des procédures aux frontières, étant donné que ces procédures deviennent rapidement fastidieuses lorsqu’elles doivent être répétées sous une forme différente de chaque côté de la frontière.
Outils
Le présent guide présente des méthodes permettant d’effectuer une analyse des écarts, l’analyse des processus d’affaires, ainsi que des solutions d’affaires électroniques, dans l’optique de la simplification des documents et de l’harmonisation des données.
