Alignement des documents

L’alignement de documents commerciaux permet la simplification des exigences documentaires, sur la base de normes internationalement reconnues et des meilleures pratiques. L’alignement implique les aspects visuels des documents, y compris la dimension du papier, les marges et la conception de la forme, et l’alignement de la présentation des données. Les documents standards alignés peuvent s’appliquer aux documents électroniques pour le commerce sans papier et aux systèmes de Guichet unique.
L’alignement de documents a pour objectif de limiter les erreurs au moment de remplir les documents, de réduire le temps et le coût inhérents à la gestion des documents et à la préparation des renseignements, et de jeter les bases de l’automatisation.

Pertinence pour la facilitation du commerce

Les opérateurs doivent fournir des renseignements sur les produits, les moyens de transport et les personnes accompagnant la marchandise, aux divers organismes de réglementation et aux parties privées. En effet, les multiples documents et formulaires, dénommées documents commerciaux, servent à collecter et transmettre ces renseignements. L’effort pour remplir les documents et préparer les renseignements nécessaires prend beaucoup de temps. Souvent, les opérateurs utilisent dans leurs documents différentes définitions concernant les renseignements à donner et divers formats pour présenter les données. Ils utilisent également différents modèles et tailles de papier, ce qui augmente les risques d’erreurs et de retard, et prolonge le temps nécessaire à la préparation des renseignements.
L’alignement de tous les documents utilisés dans une profession particulière ou dans un pays spécifique permettrait de simplifier le processus. La mise en page des documents normalisés facilite le traitement et la lecture du document, indépendamment de la langue utilisée. L’autre avantage des documents alignés est que les opérateurs peuvent utiliser un document de base pour conserver toutes les données relatives à l’envoi, qui peuvent être reproduites sur un autre formulaire ou document requis.

Solutions

Dans les années 1960, la CEE-ONU a développé une formule-cadre pour les documents commerciaux, connue sous le vocable ‘Formule- cadre des Nations Unies’. Elle est devenue l’outil le plus important pour l’alignement de documents dans le commerce international. La plupart des déclarations douanières, en particulier celles qui sont utilisées et produites par le système SYDONIA, sont alignées conformément à la Formule-cadre des Nations Unies. Les autres documents normalisés utilisés dans le commerce international sont les Formulaires FAL de l’OMI, élaborés sur la base de la Convention FAL.
La formule-cadre des Nations Unies est un modèle de formulaire qui définit les spécifications, comme par exemple la taille du papier, les marges et la feuille de conception de formulaires. Il donne aussi l’emplacement de certains types de renseignements, le dénommé système de cases. Il est recommandé d’utiliser la formule -cadre des Nations Unies et les normes internationales pour remplir les cases de renseignements.

L’ UN/TDED fait partie de ces normes. Il s’agit d’une bibliothèque pour la définition des données utilisées dans le commerce international. L’UN/TDED apporte des précisions sur les renseignements requis en donnant une description de la signification des données. L’UN/TDED attribue également des numéros aux éléments de données. L’UN/TDED, en tant que référence, permet la comparaison des données entre les différents pays et les différents systèmes.
La lists de codes constitue un autre aspect de la définition de l’information à faire figurer sur les formulaires. La liste donne des codes qui facilitent l’interopérabilité en limitant le texte à mettre dans une case particulière du formulaire. Cela garantit que tous les partenaires de la chaîne d’approvisionnement peuvent réutiliser les informations fournies par les autres. Chaque formulaire peut avoir plusieurs listes de codes pour limiter la saisie d’éléments tels que les codes de devises, les codes de pays, les codes d’unités de mesure, et les codes de types de moyens de transport.

Le LOCODE- ONU qui est un autre exemple de liste, attribue des codes aux lieux utilisés dans le commerce et le transport, ce qui ne laisse aucune ambiguïté à la partie qui reçoit le document contenant ces codes. Un organisme neutre, en l’occurrence la CEE-ONU, assure l’administration de ces codes recommandés

Rôle de l’alignement des documents dans les documents électroniques et le traitement automatisé

Les documents commerciaux alignés sont une condition préalable au processus de l’automatisation des documents. Ils présentent un modèle de données de document qui utilise une norme internationale, l’UN/TDED, et peut être utilisé par les modélisateurs de données pour définir la structure de données nécessaire à l’échange électronique. Par exemple, la bibliothèque de composants communs (CCL – ONU) comprend des références aux éléments TDED. Elle est donc un prolongement de ce processus du passage de la forme papier aux documents électroniques. Les formulaires alignés permettent également d’avoir des renseignements sur l’élaboration des feuilles de style qui constituent une méthode standard qui fait passer les données d’un format de syntaxe spécifique à une forme spécifique, telle que le pdf (c’est-à-dire qu’elle fournit une visualisation des éléments clés des données et rend le processus plus facile à utiliser).

Lignes directrices de mise en œuvre

L’ UNNExT a élaboré le Guide pour la conception de formulaires commerciaux alignés pour le commerce sans papier. Le Guide donne des indications utiles sur les différents aspects de l’alignement de documents et l’utilisation de la formule-cadre des Nations Unies, des listes de codes et de l’UNTDED.