Formule-cadre des Nations Unies
La formule-cadre des Nations Unies est un modèle de formulaire qui comporte des spécifications convenues en ce qui concerne la taille du papier, les marges, la feuille de conception de formulaires et la présentation des données. Elle indique les endroits pour l’emplacement de renseignements spécifiques (voir modèle ci-dessous).
La formule-cadre des Nations Unies est un élément essentiel du processus d’alignement de documents, car elle fournit des modèles pour de nombreux documents commerciaux. Au départ, les documents étaient conçus pour être utilisés avec du papier carbone, ce qui permettait de remplir plusieurs formulaires simultanément, ne fût-ce que partiellement, surtout s’ils avaient le même format. L’alignement des documents par rapport à la formule-cadre des Nations Unies fait que les divers documents utilisent les mêmes aspects visuels (forme, taille du papier, conception des cases et emplacement des cases sur les documents). La formule-cadre des Nations Unies garantit également que les parties utilisent les mêmes termes normalisés lorsqu’il s’agit de remplir les formulaires.
La CEE-ONU a élaboré la formule-cadre des Nations Unies dans les années 60, et l’a publiée conjointement avec la recommandation de la CEE-ONU sur la formule-cadre en 1973 et en 1981.
Application de la Formule-cadre des Nations Unies
Modèle de formulaire pour la formule-cadre, formes et documents de base
La formule-cadre des Nations Unies n’est pas un document en soi. C’est un modèle de formulaire qui est mis à la disposition de tous les ingénieurs d’application et qu’ils peuvent réutiliser pour développer d’autres formules-cadre internationales ou nationales, formulaires normalisés, et modèles de base nationaux. Les autres formules-cadre présentent des éléments de données qui sont conformes à la formule-cadre des Nations Unies. Aux termes de la recommandation n° 1 du CEFACT-ONU, les formules-cadre sectorielles orientent la disposition des éléments d’autres données qui sont communs et spécifiques à l’application ou au secteur particuliers. A titre d’exemple, on peut citer la formule-cadre CCC pour la déclaration de marchandises (1965, 1977) ou le connaissement standard ICS (1972). Les formules-cadre nationales présentent des éléments de données en conformité avec la formule-cadre des Nations Unies, qui définissent la disposition de tous les autres éléments de données à l’échelle nationale dans le but d’établir toute une série de documents commerciaux nationaux alignés. Les formules-cadre nationales de mise en page (avec ou sans séries nationales de formes alignées) sont souvent adoptées comme des normes nationales. Les documents qui sont alignés sur la Formule-cadre sont également élaborés pour être utilisés au niveau de l’entreprise. L’élaboration du document de base de l’entreprise couvre toutes les formes pertinentes nécessaires. Grâce à la méthode de frappe unique, tous ces documents qui sont utilisés à des fins réglementaires ou pour les besoins internes de la société sont obtenus à partir de la matrice ou document de base, qui contient toutes les données pertinentes, à l’emplacement exact.
Il existe des formulaires normalisés qui sont alignés sur la Formule-cadre des Nations Unies et dont l’utilisation est devenue obligatoire; comme par exemple la lettre de voiture par chemin de fer (1980) en vertu de la Convention CIM, ou le carnet TIR (1975) dans le cadre de la Convention TIR. Il existe également des formulaires nationaux normalisés qui sont alignés sur la Formule-cadre des Nations-Unies, tels que les déclarations nationales en douane. La conception du Document administratif unique (DAU) de l’UE est conforme à la Formule-cadre des Nations Unies. La Formule-cadre de facture alignée présentée dans la Recommandation No. 6 de la CEE-ONU est un autre exemple d’application.
Les principaux documents commerciaux soutenus par la Formule-cadre des Nations Unies
Etant donné que la Formule-cadre des Nations Unies a été élaborée avec des données communes à la majorité des documents utilisés dans le commerce international, la plupart des principaux documents commerciaux peuvent être alignés sur la Formule-cadre des Nations Unies. Les Lignes directrices relatives à l’application de la Formule-cadre des Nations Unies, publiées en tant qu’annexe informative à la recommandation n° 1, contiennent une liste des principaux documents préparés et utilisés par les parties prenantes à différentes étapes de la chaîne d’approvisionnement internationale. Les documents de la Formule-cadre des Nations Unies sont répartis par catégorie dans les familles de documents, comme suit:
Ces ensembles de documents, bien que séparés dans le processus de la chaîne d’approvisionnement par leur fonctionnalité, ont une structure similaire, qui garantit l’alignement de tous les documents.
Qu’adviendra-t-il du papier?
Les documents alignés sont toujours nécessaires, malgré la grande disponibilité de l’Internet. Même s’ils ne sont pas remplis manuellement, les documents alignés font maintenant partie du cadre du processus de visualisation, ce qui est toujours une exigence. La visualisation implique la vision des éléments obligatoires à une étape précise de la chaîne d’approvisionnement. Par exemple, le document administratif unique (DAU) est maintenant entièrement automatisé dans l’UE. Toutefois, les systèmes peuvent produire, en cas de besoin, le DAU qui est aligné sur les recommandations de la Formule-cadre des Nations Unies. L’exigence en matière de visualisation fait partie du traitement automatisé, et même si les autorités acceptent de se contenter d’une présentation différente à l’écran, il est préférable, si ce document doit être imprimé, de suivre les schémas standards qui existent déjà. Par conséquent, dans les systèmes électroniques, les ensembles de documents axés sur le papier peuvent faire partie de la visualisation de l’échange de données.
Cela ressort clairement dans la nouvelle directive TVA de la Commission européenne (directive 2010/45/UE du Conseil) qui entrera en vigueur dans l’UE en 2013, et qui exige la visualisation de la facture électronique dans le cadre du processus de vérification. C’est ainsi que les autorités et les auditeurs peuvent facilement vérifier les éléments obligatoires d’un message. Donc, à partir de l’année prochaine, les entreprises de l’UE n’auront pas l’obligation de produire de documents papier, puisqu’il est certain que le document pourra être visualisé sur un écran d’ordinateur. Si les concepteurs de systèmes peuvent produire une représentation à l’écran adaptée à l’impression, l’utilisateur aura alors la possibilité de l’imprimer s’il le souhaite.
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