Pièces justificatives
Définition / Champ d’application
Les pièces justificatives sont des documents commerciaux, de transport et officiels qui, soit appuient des renseignements spécifiques fournis dans la déclaration de marchandises, comme c’est le cas de la facture commerciale (par exemple pour le montant de la facture, le vendeur et l’acheteur), du document de transport (par exemple pour l’expéditeur, le destinataire, le moyen et le mode de transport) ou du certificat d’origine, soit doivent être présentés comme preuve du respect des conditions spécifiques en matière d’importation/d’exportation (par exemple les permis d’importation/d’exportation, les certificats sanitaires et les certificats de conformité aux normes techniques).
Énoncé du problème
Le nombre de documents qui viennent appuyer la déclaration de marchandises est souvent excessif, ce qui ajoute un coût considérable à la transaction commerciale. La majeure partie de ces documents n’est pas conforme à la Formule cadre des Nations Unies, ce qui entrave la rationalisation de ces documents. De plus, les documents sont sur support papier, ce qui signifie qu’ils doivent être traités manuellement et, parfois, traduits dans la langue du pays importateur. Enfin, de nombreux pays exigent la vérification de ces documents commerciaux par les consulats moyennant paiement – c’est notamment le cas de la facture commerciale – lorsqu’il y a un doute sur leur authenticité. Cependant, cette opération de vérification consulaire ajoute un coût supplémentaire à la transaction commerciale et lui occasionne un certain retard.
Lignes directrices de mise en œuvre
Conformément à la norme 3.16 et à la norme transitoire 3.18 de la Convention de Kyoto révisée (CKR), la douane doit limiter les documents exigés à ceux qui sont nécessaires pour le contrôle douanier et la conformité avec la législation, et elle doit autoriser le dépôt de ces documents par voie électronique. La norme 3.19 de la Convention de Kyoto révisée stipule que la traduction des documents n’est pas obligatoire, sauf si elle est nécessaire pour le traitement de la déclaration de marchandises.
Il existe actuellement un procédé appelé dématérialisation des pièces justificatives, qui ne nécessite plus la conversion des documents papier en fichiers électroniques, par la numérisation. En d’autres termes, il s’agit soit d’éliminer un document qui est devenu inutile, soit de le remplacer, à la source, par son équivalent électronique. Pour la plupart des documents commerciaux et de transport, il existe déjà des équivalents électroniques, que ce soit sous la forme de messages EDIFACT-ONU ou sous la forme de documents électroniques XML. En plus de ces capacités techniques, une base juridique a également été établie, par exemple la Convention de Montréal pour la lettre de transport aérien. En ce qui concerne les documents officiels, tels que le certificat sanitaire délivré par le pays importateur, la mise en place de guichets uniques permettra l’échange de renseignements pertinents entre les entités gouvernementales concernées. Pour les documents officiels délivrés par le pays d’exportation, comme le certificat d’origine, la coopération transfrontalière et l’échange de renseignements constitue une option viable pour éliminer la version papier, notamment grâce à un accès sécurisé aux documents/informations sur le site de l’organisme étranger.
Informations complémentaires (références, exemples, etc.)
Le Guichet unique de l’ANASE comprend déjà une version électronique du certificat d’origine, utilisée par les pays de l’ANASE. Une étude de l’APEC sur l’utilisation du certificat d’origine électronique entre les économies de l’APEC a révélé une réduction des coûts des échanges de l’ordre de 6,79%.
