Унификация документов

Требования к оформлению документов можно упростить путем унификации торговых документов на основании общепринятых стандартов и передовых методик. Унификация касается визуальных характеристик документов, включая размер листа, поля и оформление, а также предполагает приведение в соответствие принципов представления данных. Стандартные унифицированные документы могут быть преобразованы в электронные документы для использования в безбумажной торговле и системах «единого окна».
Целью унификации документов является сокращение количества ошибок, допускаемых при заполнении документов, снижение временных затрат и издержек, связанных с управлением документами и подготовкой информации, и создание базы для автоматизации.

Значимость для упрощения процедур торговли

Субъекты торговли обязаны предоставлять информацию о товарах, транспортных средствах и лицах, сопровождающих данные товары, различным органам государственного регулирования и частным организациям. Многочисленные документы и формуляры, так называемые торговые документы, используются для сбора и предоставления информации. Для заполнения этих документов и подготовки необходимой информации требуется очень много времени. Часто в документах встречаются различные определения информации, которую необходимо предоставить, а также различные форматы представления данных. Их структура и размер бумаги, на которой они отпечатаны, тоже может различаться. Это повышает вероятность допущения ошибок и задержек и увеличивает время, затрачиваемое на подготовку информации.
Унификация всех документов, используемых в рамках определенной отрасли или в конкретной стране, способна значительно упростить этот процесс. Если структура документов стандартизирована, их легче заполнять и читать вне зависимости от используемого языка. Еще одним преимуществом применения унифицированных документов является то, что участники торговой деятельности могут использовать контрольный экземпляр документа со всей необходимой информацией о грузе, которая может быть воспроизведена в любом формуляре или документе.

Решения

В 60-х годах прошлого века ЕЭК ООН разработала образец составления торговых документов. Он известен как Формуляр-образец ООН для внешнеторговых документов . и стал важнейшим инструментом унификации внешнеторговых документов. Большинство таможенных деклараций, в том числе используемых и генерируемых системой АСИКУДА, оформляются согласно формуляру-образцу ООН. Среди других стандартизованных документов, применяемых в международной торговле, можно отметить Формы ИМО ФАЛ, разработанные на основе положений Конвенции по облегчению международного морского судоходства (ФАЛ).
Формуляр-образец ООН (ФОООН) содержит типовую форму документа с указанием стандартных характеристик, как-то: размер бумаги, поля и особенности оформления. В нем также определено местоположение конкретных типов информации — так называемая блочная система. Рекомендуется использовать ФОООН совместно с международными стандартами, определяющими информацию, которую необходимо указать в том или ином блоке.

Одним из таких стандартов является СЭВД ООН. Это настоящая библиотека определений объектов данных, используемых в международной торговле. В ней содержится информация о конкретных видах данных с подробным описанием их значения. Кроме того, всем элементам данных в СЭВД присваиваются определенные номера. При использовании СЭВД в качестве справочного ресурса обеспечивается сопоставимость данных в различных странах и системах.
Еще одним способом определения информации, указываемой в формулярах, является применение классификаторов (списков кодов). В них содержатся коды, упрощающие совместимость данных путем ограничения размера текста, который можно поместить в тот или иной блок или формуляр. Таким образом, обеспечивается возможность повторного использования информации, предоставляемой друг другу всеми партнерами в рамках одной цепочки поставок. Для каждого формуляра могут существовать несколько классификаторов, ограничивающих ввод элементов, таких, как коды валют, коды стран, единицы измерения, а также режимы и способы перевозки. Еще одним примером таких классификаторов является ЛОКОД ООН в котором регионам, задействованным в ходе торговых и транспортных операций, присваиваются определенные коды. Таким образом, обеспечивается отсутствие какой-либо двусмысленности в трактовке текста документа, содержащего данные коды. Эти рекомендованные к использованию коды разрабатываются независимой организацией: ЕЭК ООН.

Роль унификации документов в развитии электронного документооборота и автоматизации обработки данных

Унификация торговых документов является предпосылкой для автоматизации документооборота. Такие документы представляют собой шаблон для организации данных в документе в соответствии с международным стандартом (СЭВД ООН) и могут быть использованы разработчиками моделей данных для определения структуры данных, необходимой для осуществления электронного обмена. Например, в Библиотеке ключевых компонентов (БКК ООН) содержатся ссылки на элементы СЭВД, что делает ее частью процесса перехода от бумажного к электронному документообороту. Унифицированные формуляры также содержат информацию для разработки таблиц стилей, обеспечивающих стандартный способ перевода сложных данных из одного формата в другой, напр., pdf (т.е. обеспечивают визуализацию ключевых элементов данных, делая этот процесс максимально легким и удобным).

Методика реализации

ЮННЕксТ разработала Руководство по проектированию унифицированных торговых формуляров для безбумажной торговли. В данном документе приводятся полезные методические указания по различным аспектам унификации документов и использованию формуляра-образца ООН, списков кодов и СЭВД ООН.