Использование методики анализа бизнес-процессов при анализе текущих процессов

Введение

Анализ бизнес-процессов (АБП) можно использовать для выявления возможностей по преодолению торговых барьеров. Применение данной методики особенно актуально, если результаты предыдущих исследований и экспертиз свидетельствуют о необходимости оптимизации базовых процессов.
Административные процессы могут быть связаны с торговыми барьерами и являться источником проблем с оформлением внешнеторговой документации. Основная причина проведения анализа рабочего процесса — необходимость задокументировать все имеющиеся проблемы и получить информацию об их характере. Благодаря АБП можно найти информацию о том, кто использует данные и из какого источника (т.е. документа) они поступают, а также в какой последовательности происходит обработка этих данных. Более подробную информацию об анализе бизнес-процессов (АБП) можно получить по данной ссылке.

Начало проекта

При подготовке проекта его спонсор формирует проектную группу, определяет цели и задачи проекта, а также предоставляет необходимые ресурсы. Затем либо спонсор, либо проектная группа устанавливают масштаб АБП. Масштаб определяет, кто из участников процесса будет опрошен, и с какой детализацией будет проводиться анализ процессов.

Например, при определении масштаба проекта по упрощению процедур торговли, возможно, придется решить включать ли в анализ субъектов торговли (частный элемент) или сконцентрироваться на государственных органах (государственный элемент) торгового процесса. Благодаря хорошему знанию внутренних процедур, применяемых участниками торговой деятельности, существует возможность выявления потенциала для взаимодействия. В целом весь процесс можно откалибровать таким образом, чтобы он учитывал участие всех, а не какой-то отдельной стороны. Анализ и оптимизацию коммерческих операций следует проводить с учетом интересов обеих сторон, так как таким образом можно синхронизировать их коммуникационные процессы, обеспечив синергию между стороной, выдвигающей требования, и стороной, удовлетворяющей их.

Кроме того, типичных ошибок можно избежать путем повторного использования существующих массивов данных. Если информация отвечает требованиям запрашивающей стороны, то отвечающая сторона может повторно использовать существующую информацию, сгенерированную одной системой, для удовлетворения запроса другой системы. При этом данную операцию можно полностью автоматизировать. Если же количество респондентов, использующих системы, пригодные для автоматизации, достаточно велико, всю операцию можно осуществить в рамках системы межкорпоративных коммуникаций. Ручное перенесение данных из одной системы в другую является одним из самых широко распространенных источников ошибок.

Чем шире масштаб анализа, тем большее воздействие могут оказать его результаты, так как будет изучено большее количество вариантов упрощения бизнес-процесса. Поэтому определение масштаба анализа является первой самой важной задачей. Примечательно, что, если проектная группа решит включить в анализ слишком широкий перечень процессов, реализация проекта будет идти неэффективно. В то же время, если не охватить всех участников и все процессы, связанные с осуществлением внешнеторговой сделки, то, вероятнее всего, не удастся выявить и использовать все возможности для улучшения и оптимизации взаимодействия между сторонами.

АБП как база для реализации проекта по упрощению процедур торговли

Как методика Анализ бизнес-процессов может быть использован в качестве базы для реализации проектов, направленных на сокращение торговых барьеров путем совершенствования бизнес-процессов. Для выявления процессов, нуждающихся в улучшении, необходимо сначала тщательно изучить их текущее состояние на основании документальных сведений. АБП позволяет собрать документальные сведения обо всех информационных потоках и связанных с ними требованиях. Такая модель сбора сведений, известная как Модель текущего состояния, является первым результатом проведения АБП. Полученные сведения можно подвергнуть более тщательному анализу для выявления потенциала для улучшения и выработки вариантов взаимодействия, предполагающих существенное сокращение материальных и временных затрат для всех участников. Для этого координатору проекта необходимо сформировать группу экспертов. Их роли и обязанности подробно описаны в Руководстве по АБП ЮННЕксТ [1]. Кроме спонсора, ответственного за общее управление проектом и распределение ресурсов, проекту по АБП также необходимы эксперты в области интервьюирования и моделирования (бизнес-аналитики). Эти эксперты получают информацию от специалистов по предметным областям, т.е. руководителей, выполняющих свои должностные обязанности в рамках определенной роли. В идеале необходимо иметь хотя бы по одному эксперту на каждую роль, так как с помощью поступающих от них сведений можно получить максимально полное представление о сути взаимоотношений между соответствующими ролями. Предоставление основным участником ресурсов является важным проявлением его вовлеченности в реализацию проекта, при этом проектной группе нужны помещения для проведения интервью и обсуждения достигнутых результатов с заинтересованными сторонами. На управленческом уровне спонсор должен следить, чтобы все усилия в рамках проекта были направлены на достижение поставленных задач. Для этого следует регулярно проводить встречи, посвященные обсуждению промежуточных результатов проекта.

Краткие выводы – результаты АБП:

• Определение масштаба и целей проекта: позволяет получить четкое представление о масштабе принимаемых мер и их последствиях. Благодаря унифицированному языку модели можно провести сравнительный анализ всех планируемых, целевых и реализованных мер.
• Документальная характеристика текущей ситуации: составляет основу всех решений, касающихся путей достижения поставленных целей в области упрощения процедур торговли. Карты процессов отражают последствия изменений, потенциальные улучшения и объем усилий, необходимых для достижения поставленных целей.
• Модели возможных будущих ситуаций: карты процессов отражают последствия изменений и действий в соответствии с технической спецификацией выбранного и смоделированного решения.