La Méthodologie BPA dans l’analyse des processus existants

Présentation

L’analyse des Processus d’affaires (BPA) peut être utilisée pour identifier les possibilités de surmonter les barrières commerciales. Il est fortement conseillé de choisir cette méthode, surtout si les précédents examens, enquêtes ou rapports d’experts proposent d’optimiser les processus sous-jacents.
Il peut y avoir une corrélation entre les procédures administratives et les barrières commerciales, et ces procédures peuvent poser des problèmes au niveau des documents commerciaux. La raison principale pour analyser le flux de travail est d’examiner ces questions et de fournir des informations sur l’environnement de la question. Le BPA peut servir à identifier les personnes qui utilisent les informations et la source qu’elles utilisent (p. ex. document), et l’ordre dans lequel le traitement de l’information se produit. De plus amples détails sur l’analyse du processus d’affaires se trouvent ici.

Lancement du projet

Lors de la définition et de la mise en place du projet, le responsable du projet constitue l’équipe, définit les buts et les objectifs du projet et mobilise les ressources nécessaires. Le champ d’application du BPA  eut être défini soit par le responsable du projet, soit par l’équipe. Le champ d’application permet de déterminer (quel intervenant dans le processus) qui sera interrogé, et le niveau à partir duquel l’analyse du processus sera faite. Par exemple, une décision qui permettra de définir les objectifs d’un projet de facilitation du commerce sera de savoir s’il faut inclure les opérateurs (privés) dans l’analyse du processus, ou s’il faut se concentrer tout simplement sur la partie administrative (publique) du processus de négociation. La connaissance des procédures internes des opérateurs concernés peut dévoiler des synergies. Le processus peut être ajusté dans son ensemble pour s’adapter à la performance globale optimale, et non pas à la performance d’une seule partie. L’analyse et l’optimisation de la transaction commerciale se font en incluant les deux parties. Les opérateurs peuvent améliorer la communication entre les deux acteurs, en alignant toujours les deux côtés de chaque processus de communication, à savoir la partie qui demande et la partie qui répond.

La réutilisation des ensembles de données existants permet d’éviter des sources d’erreurs. Si l’information convient aux besoins du demandeur, l’intervenant peut réutiliser la performance d’un système pour donner suite à la demande. En outre, l’intervenant peut automatiser cette opération. Toute la transaction peut être acceptée au titre de la communication électronique B2B, si le nombre d’intervenants au moyen de systèmes automatisés est suffisamment élevé. L’une des sources d’erreurs les plus typiques est le traitement manuel de données qui s’effectue d’un système vers un autre.

Plus le champ d’application défini par le responsable du projet est large, plus grand est l’impact des résultats, parce que davantage de partenaires commerciaux sont pris en considération pour une éventuelle simplification du processus. La définition du champ d’application constitue la tâche critique par excellence. Si l’éventail de processus à analyser est trop large, le projet sera inefficace. Mais si toutes les parties prenantes et les processus ne sont pas impliqués, les synergies et les opportunités nécessaires aux améliorations ne seront pas réalisées.

Le BPA en tant que cadre pour le projet de facilitation du commerce

En tant que méthodologie, le BPA constitue un cadre pour les projets qui visent à réduire les barrières commerciales par l’amélioration du processus. Pour déterminer les améliorations potentielles, il est nécessaire de procéder à l’examen de la situation en cours. Le BPA fournit la documentation qui couvre tous les flux d’informations pertinentes et les exigences connexes. Cette documentation – dénommée modèle As-Is – (modèle actuel ou en cours) est le premier résultat du BPA. Il peut être analysé en profondeur pour déterminer les améliorations éventuelles et préciser les scénarios sans que les parties concernées consentent des efforts et des coûts considérables. Pour ce faire, le promoteur du projet doit mettre sur pied un groupe d’experts. Le guide BPA de l’UNNEXT [1] décrit en détail le rôle et les fonctions de ce groupe. En plus du chef de projet, qui est responsable de l’ensemble du projet et de la gestion des ressources, un projet BPA doit comprendre des experts en entrevue et en modélisation (analystes d’affaires). Ces experts obtiennent les renseignements à partir du domaine des experts, qui sont des cadres impliqués dans les activités quotidiennes du rôle identifié. L’idéal est d’avoir au moins un expert par rôle, parce que les différents points de vue permettent d’avoir une idée globale des transactions entre les rôles. L’apport de ressources par les principales parties prenantes témoignage de leur engagement. Il faudra prévoir des salles de réunion où l’équipe peut mener les entrevues et faire le point. Sur le plan de la gestion, le promoteur doit s’assurer que le projet soit axé sur les objectifs convenus. Pour ce faire, il serait tout à fait indiqué d’organiser souvent des séances de pointage et des réunions d’examen.

Résumé – Résultats du processus d’analyse d’affaires (BPA):

• Définition des objectifs et du champ d’application du projet: Peut être étendue à une bonne définition du champ d’application des mesures envisagées et de leur impact. Compte tenu de l’uniformité de la langue du modèle, on peut comparer les mesures planifiées, ciblées et réalisées.
• Documentation de la situation As-is: C’est la base des décisions sur la manière de procéder par rapport aux objectifs de la facilitation du commerce. Les cartes du processus montrent l’impact des changements et les améliorations possibles, et donne une idée sur les efforts à faire pour réaliser l’objectif escompté.
• Les modèles des éventuelles situations « To-Be » (à venir »): Les cartes du processus montrent l’impact des changements et agissent comme une spécification technique de la solution choisie et modélisée.