Rationaliser les documents et les exigences en matière de données

Le mouvement transfrontalier des marchandises implique un échange substantiel de renseignements entre les parties participantes. Cet échange se fait au moyen de documents commerciaux en papier ou sous format électronique. Ces documents commerciaux comportent des éléments de données qui fournissent des renseignements tels que le nom et l’adresse de l’importateur/exportateur, les modes et moyens de transport, l’adresse, la description des marchandises etc.
Bon nombre de ces documents commerciaux et les éléments de données qu’ils contiennent sont régis par les prescriptions réglementaires nationales et internationales dans des domaines tels que la santé, la protection des consommateurs, la sûreté, les recettes fiscales, la politique commerciale, l’environnement et la sécurité.

Les exigences en matière de documents en tant que barrières commerciales

En raison des nombreuses demandes de renseignements émanant de divers organismes, les opérateurs commerciaux et les autres intermédiaires consacrent du temps et de l’argent à la gestion de leurs données, ainsi qu’à l’obtention, au classement et à l’échange des documents. Les organismes publics mobilisent également des ressources pour collecter, traiter et vérifier les renseignements fournis, et pour délivrer de nouveaux documents qui relèvent de leurs procédures.
La réduction et la simplification des exigences en matière de données et de documents constituent, donc, un aspect essentiel de la réforme de la facilitation des échanges. The WTO Agreement on Trade Facilitation calls for Members to review and formalities and document requirement (Article 10.1). L’étude Doing Business de la Banque mondiale, par exemple, utilise le nombre de documents demandés comme indicateur des obstacles au commerce dans un pays donné. Un journal américain rapporte les propos d’un spécialiste, selon lesquels il faut, pour une transaction transfrontalière typique, remplir 35 documents et communiquer avec 25 parties prenantes (chiffres de la CNUCED, en 2003). Des erreurs au niveau des données et des documents occasionnent également des retards dans les opérations de dédouanement et de traitement.

Opportunités pour simplifier la circulation des documents et des données

Diverses options sont disponibles pour réduire les données et les exigences en matière de documents, et pour simplifier leur circulation. Il s’agit notamment de l’harmonisation et de la normalisation des données pour saisir et analyser les prescriptions en matière de renseignements, pour éliminer les doubles emplois et normaliser les données pour qu’elles correspondent aux normes internationales.
L’alignement de documents est une autre activité qui contribue à réduire les erreurs au moment de remplir les documents, ainsi que le nombre et la variété des documents demandés.

Enfin, l’utilisation des technologies de l’information permet un traitement et un échange plus efficaces des données et des documents entre les intervenants du secteur privé et les pouvoirs publics.
L’informatisation des douanes et le Guichet unique pour le commerce offrent les avantages liés à la simplification des exigences de données et du processus de présentation de la déclaration. En fait, la mise en œuvre du traitement assisté par ordinateur nécessite systématiquement la normalisation et l‘harmonisation des données ainsi que l’alignement de document.

L’identification de ces opportunités passe par une maîtrise totale du processus relatif aux renseignements, autrement dit à partir des exigences jusqu’aux différentes opérations relevant de l’opérateur commercial, et par la connaissance des personnes, des procédures et des entreprises impliquées dans le processus. Le processus de l’Analyse des affaires s’avère être un outil utile pour la réduction des exigences en matière de documents et de données.