Exemples de documents commerciaux et de prescriptions en matière de données

Le mouvement transfrontière des marchandises fait intervenir plusieurs sortes de documents et formulaires qu’il faut remplir, présenter, échanger et remettre aux différentes parties en fonction des exigences des parties prenantes.
L’échange de renseignements peut se faire sur support papier ou sous forme électronique; c’est ce qu’on appelle les documents commerciaux.
Les documents commerciaux comportent des éléments de données qui fournissent des renseignements sur le nom et l’adresse de l’importateur/exportateur, les types de moyens de transport, l’adresse de destination, la description des marchandises leur quantité et leur emballage.

Cela signifie qu’il existe une multitude de documents commerciaux que les opérateurs économiques doivent remplir. La déclaration en douane, le manifeste de cargaison, et la facture commerciale sont des exemples de documents commerciaux.

Manifeste de cargaison

Un manifeste est une compilation de renseignements sur les marchandises transportées par un moyen de transport (bateau, avion, camion, wagon de chemin de fer ou péniche), et de renseignements sur les moyens de transport, tels que l’identification, les caractéristiques et l’itinéraire. Un manifeste peut être échangé à des fins commerciales, par exemple l’échange de manifeste des marchandises entre deux agents maritimes, aux ports de départ et d’l’arrivée. Le manifeste peut également être préparé à des fins réglementaires, en particulier le manifeste des douanes qui doit être envoyé à la douane à l’arrivée dans le premier port du pays.

Facture commerciale

Les factures commerciales sont traditionnellement des documents commerciaux utilisés par les acheteurs et les vendeurs de biens et de services. Une facture est constituée d’une description détaillée des marchandises expédiées, des services rendus ou des travaux exécutés, du montant dépensé ou dû, et d’une demande de paiement. Elle peut contenir d’autres renseignements d’ordre administratif ou logistique et fait généralement mention des taxes applicables à payer. Les factures doivent être précises et authentiques. Comme il s’agit d’imprimés, elles peuvent être éventuellement estampillées selon certaines juridictions. Les factures sont des documents papiers originaux, valables sur le plan juridique, souvent approuvés par les services consulaires de l’Etat, et sont conservées pendant de nombreuses années, selon la législation nationale et internationale.

Déclaration de marchandises à des fins douanières

La déclaration de marchandises est l’acte établi dans la forme prescrite par la douane, par lequel les intéressés (importateur/exportateur ou mandataire) indiquent le régime douanier à assigner aux marchandises et communiquent les éléments que la douane exige pour l’application de ce régime. La déclaration de la cargaison doit être soumise (par le transporteur ou le mandataire) avant ou au moment de l’arrivée ou du départ. Les données à inclure dans la déclaration de marchandises et la déclaration de chargement proviennent de documents commerciaux et de transport   relatifs au mouvement international des marchandises, tels que la facture, le connaissement, la liste de colis, etc. Ces documents doivent être soumis en même temps que la déclaration à la douane, et sont donc désignés comme pièces justificatives.