Solutions d’affaires électroniques

Les solutions d’affaires électroniques (e-business) appuient les processus d’affaires et gouvernementaux qui sont automatisés et intégrés, en utilisant les technologies de l’information et de la communication (TIC). Il s’agit de l’échange électronique des documents et des données qui sont transportées et traitées par des systèmes disparates dans le cadre d’une chaîne d’approvisionnement. Il est important d’utiliser des normes et des instruments disponibles et largement reconnus, pour en assurer l’interopérabilité.

Pertinence pour la facilitation du commerce

Un flux de marchandises transfrontalier est accompagné d’une circulation transfrontalière de renseignements relatifs à l’achat, à l’expédition et au paiement. Ces informations doivent être soumises aux divers organismes gouvernementaux et intervenants commerciaux ainsi que leur traitement. La gestion de ces informations a longtemps été faite sur support papier. De nos jours, le papier laisse de plus en plus la place aux systèmes électroniques, en raison de la puissance de l’Internet et de l’adoption, par plusieurs organisations, de l’échange automatisé d’informations. De nombreuses entreprises gèrent désormais leurs chaînes d’approvisionnement mondiales en utilisant les TIC pour l’achat, l’échange d’informations sur les marchandises et les moyens de transport, le suivi et le contrôle des marchandises, la préparation et la soumission des documents commerciaux aux autorités des pouvoirs publics. Ces derniers ont de plus en plus recours au traitement automatisé de l’information du fait de l’obligation de soumettre les documents commerciaux et les données avant l’expédition des marchandises et leur arrivée au lieu de destination. Les solutions électroniques d’affaires (e-business) sont indispensables à l’intégration et à l’automatisation des formalités commerciales entre les différentes parties prenantes aux fins de la facilitation du commerce, et leur application est une étape clé dans la mise en place de guichets uniques.

Avantages

L’échange automatisé des données et des documents commerciaux présente des avantages incontestables. Il élimine les redondances et les chevauchements dans la présentation de l’information nécessaire, ce qui économise du temps et réduit les coûts des transactions commerciales. Une étude menée par l’École de gestion Politechnico di Milano (*), indique que plus la chaîne d’approvisionnement est automatisée, plus les économies réalisées sont importantes. Celles-ci peuvent s’élever à plus de 60 par facture, en particulier pour les échanges transfrontaliers impliquant des paiements liés au transport et aux transactions avec plusieurs autorités gouvernementales. L’OCDE (*) estime que la rationalisation et l’automatisation des formalités commerciales permettent de réaliser jusqu’à environ 8% d’économie sur les coûts.

Considération pour la mise en œuvre

L’analyse du processus d’affaires constitue la première étape de la mise en œuvre des solutions électroniques d’affaires (e-business). Elle permet de déterminer les processus et les flux d’informations existants, et d’élaborer les exigences et la conception des processus intégrés simplifiés. L’étape suivante consiste à passer des documents en papier aux documents électroniques, grâce à la simplification de documents, à l’harmonisation des données et à la standardisation des échanges de données. Ces étapes impliquent l’adoption, le cas échéant, de normes et d’instruments en vigueur, ou l’élaboration de nouveaux instruments

Harmonisation des données et normalisation

Depuis les années 70, de nombreuses organisations essaient de simplifier le processus documentaire en élaborant des normes et en procédant à l’alignement des documents. Cette simplification réduit les erreurs de saisie dans les systèmes manuels et prend également en charge l’automatisation de l’échange de données commerciales. Le traitement et la transmission, sans difficulté, de données commerciales entre différents partenaires utilisant des technologies différentes, nécessitent des normes, des procédures et d’autres éléments essentiels à la gestion des données. Cela implique l’utilisation de normes convenues pour la représentation des données au niveau sémantique par le processus d’harmonisation des données et l’utilisation de la syntaxe de message convenue, à travers la normalisation des messages.

L’harmonisation des données garantit que les données sont cohérentes et uniformes, qu’elles peuvent être transmises sans erreurs de retranscription ni de communication. Etant donné que les données sont harmonisées et intégrées dans un contexte, un registre est nécessaire pour sauvegarder les métadonnées pour une comparaison et une réutilisation ultérieures. Cela nécessite l’élaboration de modèles de données, qui fournissent un cadre hiérarchique des données. Ils utilisent des spécifications techniques pour fournir une méthode cohérente pour normaliser le stockage des données, et s’assurer qu’elles sont réutilisables.

Organisation de l’ échange de données et accès à l’information

Dès que les opérations d’harmonisation et de normalisation des données ont été réalisées, il faut les envoyer d’un système à un autre. Le courriel est probablement le moyen le plus utilisé pour envoyer des données électroniques, mais il y a de nombreuses façons pour échanger ou exposer des données avec d’autres systèmes. La meilleure pratique devrait tenir compte de la sécurité, de l’extensibilité et de la fiabilité dans la transmission des données. Ceci est important, que le système envoie tout simplement des données d’une manière discrète ou qu’il utilise un processus plus sophistiqué, telle qu’une configuration axée sur les services, ce qui implique en outre une méthode ou une exploitation Web.‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍

Exemples d’initiatives d’échange de données commerciales

Il existe des initiatives relatives à l’échange électronique de données commerciales, financées par de grandes organisations, telles que l’UE. Ces initiatives répondent aux évolutions réglementaires et permettent la recherche de solutions électroniques des affaires (e-business solutions).

(*) Parlement national irlandais», Réponses écrites-facturation électronique», le 17 Novembre 2011, disponible à l’adresse internet: http://debates.oireachtas.ie/dail/2011/11/17/00085.asp (consulté en mai 2012)

(*) Moise, E., T. Orliac et P. Minor, «Indicateurs de la facilitation du Commerce: l’impact sur les coûts commerciaux”, Documents de travail n ° 118, la politique commerciale de l’OCDE. (Éditions 2011 de l’OCDE). Disponible à l’adresse internet: http://dx.doi.org/10.1787/5kg6nk654hmr-en