Activités

La feuille de route doit à présent définir les activités requises pour atteindre un objectif donné. Dans le contexte de la feuille de route, le terme «activité» désigne un projet spécifique qui va appliquer une mesure ou une réforme spécifique ou qui va mettre en œuvre un instrument ou une solution de facilitation des échanges.
Une activité peut être, par exemple:
«Activité 1: Introduire un système de paiement électronique pour les importateurs et les exportateurs au niveau des services de dédouanement.»
«Activité 2: Mener une analyse du processus d’affaires portant sur les procédures et documents requis pour les produits nationaux phares destinés à l’exportation.»
La figure ci-dessous propose une liste non-exhaustive des activités envisageables dans le cadre de la feuille de route:

La mise en œuvre d’une feuille de route s’opère en général sur une période de trois à cinq ans; dès lors, la description des activités doit rester aussi vaste que possible et uniquement décrire en quoi consiste l’activité et non les méthodologies ou approches qui seront appliquées afin de mettre en place l’activité. Le mode de mise en œuvre de l’activité sera décrit dans les plans associés au projet qui seront élaborés lors de la mise en œuvre de la feuille de route. Dès lors, l’établissement de plans de projet détaillés à des fins de mise en œuvre des activités peut être considéré comme une première activité de la feuille de route elle-même.

Identification des indicateurs de conformité des activités

Les indicateurs de conformité des activités (ACI) mesurent si une activité a été mise en œuvre avec succès en termes de quantité, de qualité, de calendrier et de lieu.
Comme précédemment expliqué, un même indicateur de performance lié aux objectifs peut servir à mesurer la réalisation d’au moins deux activités. Mais un indicateur de conformité des activités reste spécifique à une activité donnée.

Hiérarchisation des activités

Lors de l’élaboration de la feuille de route, les activités doivent être programmées en fonction de leur hiérarchisation et leur interdépendance. L’interdépendance implique que certaines mesures ne peuvent être appliquées qu’une fois que d’autres ont été mises en œuvre. Ainsi, l’établissement d’un programme Opérateurs économiques agréés (OEA) présuppose l’existence d’un système de gestion des risques en amont afin d’identifier les négociants qui s’acquittent de leurs obligations et peuvent prendre part au programme OEA.
La hiérarchisation est un processus qui vise à évaluer l’effort requis pour mettre en œuvre une activité et son incidence sur les objectifs par comparaison avec d’autres activités. Il convient de privilégier les activités qui sont aisées à mettre en œuvre et exercent une forte incidence, par rapport à celles dont la réalisation est complexe et qui ne permettent que de légères améliorations. Par conséquent, chaque activité identifiée doit être évaluée et assignée à un niveau d’effort et un retour sur investissement.
Les techniques suivantes sont suggérées afin d’aider l’équipe de rédaction à classer les activités par ordre de priorité.
L’équipe doit de prime abord répartir les activités en quatre catégories, à savoir:

• Gains rapides: les activités susceptibles de générer un impact significatif et dont la mise en œuvre ne nécessite qu’un effort relativement faible. Par exemple, la simple suppression d’une procédure inutile qui bloque ou retarde l’acheminement des marchandises au niveau d’un port peut exercer une incidence considérable sur le flux de production.
• Retour moyen: les activités qui nécessitent un effort faible à modéré et qui exercent un impact faible à modéré. Peuvent être considérées comme des activités de second niveau.
• Stratégiques: les activités qui requièrent un effort plus important et peuvent être réalisées sur le long terme. Elles se répercutent en général de manière significative sur les objectifs.
• Faible retour: les activités qui nécessitent beaucoup d’efforts mais dont l’impact est faible. Il convient de ne pas opter pour ce type d’activités, hormis lorsqu’elles revêtent une importance stratégique.

Le tableau ci-dessous illustre une représentation visuelle de la hiérarchisation des activités:

L’équipe de rédaction peut présenter le graphique final aux parties prenantes pour discussion et approbation. Une fois les activités hiérarchisées, celles-ci doivent être synthétisées dans un plan d’activités présentant l’organisme responsable, le calendrier, le budget et les indicateurs de conformité pour chaque activité donnée.