Processus de facturation
Dans un cycle habituel de transaction, une facture est établie après le parachèvement du processus de vente et l’exécution du contrat. Le processus de facturation traditionnelle a toujours fait partie d’un ensemble plus vaste de procédures opérationnelles liées au commerce, y compris le placement et l’acceptation d’une commande, l’exécution de la commande, la livraison des marchandises, et le paiement final. Il s’agit du processus d’achat vu sous l’angle de l’acheteur, et du processus de la commande à l’encaissement vu sous l’angle du vendeur. Ensemble, ces deux processus sont appelés «processus commerciaux ». Sur le plan des procédures opérationnelles, une facture n’est donc jamais un document isolé. Au contraire, elle est toujours le résultat d’autres activités auxquelles elle se rapporte.
Les aspects de paiement d’une facture impliquent généralement l’exécution d’un paiement par le destinataire de la facture en réponse aux informations de paiement figurant sur la facture. Étant donné que la facture est en partie une demande de paiement, il existe des synergies évidentes entre les systèmes de paiement et le processus de facturation. Il convient de noter que la facture n’est pas un document bancaire. Le processus de facturation crée un lien avec le système de paiement, et les banques peuvent fournir des services supplémentaires tels que le traitement, la distribution des factures, et le financement de la chaîne d’approvisionnement.
Les inconvénients des systèmes sur support papier
Toutes les parties s’accordent à dire que l’établissement et l’échange de factures sur support papier sont des procédés dont le contrôle et la visibilité sont de niveau sous-optimal en ce qui concerne les dépenses et les recettes, tant réelles que prévisionnelles. Un contrôle insuffisant, une procédure manuelle et séquentielle d’approbation et l’absence d’une vue d’ensemble des comptes débiteurs et créditeurs peuvent être à l’origine des retards de paiement. De tels retards interviennent principalement parce que le processus de facturation dépend d’autres opérations dans les échanges commerciaux, comme la commande et la livraison, ce qui engendre des coûts en termes d’intérêt et de perte d’escomptes. Les principaux inconvénients du processus traditionnel de facturation sont les suivants:
- les erreurs au moment de la création de la facture et de la saisie manuelle de la part des deux parties concernées;
- un coût d’exploitation élevé occasionné pour chaque facture, aussi bien pour l’expéditeur que pour le destinataire;
- d’autres surcoûts en cas d’erreurs ou de litiges, et
- le recours à plusieurs systèmes.
Lignes directrices de mise en œuvre
L’échange de factures se fait entre le vendeur et l’acheteur. Bien que les formulaires électroniques soient désormais disponibles, les méthodes les plus courantes d’échange de factures restent le courrier et, dans le cas de transactions face-à-face, la remise du document en main propre au client. Le principal problème avec ce traitement manuel, c’est que le support papier reste obstinément ancré dans le processus de facturation entre toutes les entités, quelles que soient leurs dimensions.
Le processus de facturation est une étape importante dans le commerce, vu qu’il enclenche la procédure de paiement entre les partenaires commerciaux. L’impact de la technologie est important pour faciliter l’effort continu des entreprises visant à réduire le nombre de documents papier. L’alignement des éléments de données et les documents de formules-cadres ou les formats utilisés (par exemple la Recommandation n° 6 de la CEE-ONU) contribuent à la simplification du processus, ce qui accélère l’adoption de l’échange électronique des documents de facturation (par exemple, la facturation électronique)
Références
L’étude sur la facturation électronique 2008 de l’association européenne des Banques/Innopay, donne description et une analyse approfondies de la facturation, en particulier de la facturation électronique.
