Mettre en œuvre

Entrée en matière

La mise en œuvre consiste à mettre en pratique tout ce qui a été préparé lors des étapes précédentes. Un certain nombre de points de vue et d’aspects doivent être dûment pris en considération. La description de la méthodologie est générique, mais en principe, toutes les actions de mise en œuvre seront différentes.

Méthodologie

• Aspects réglementaires: Tout changement au niveau des procédures doit reposer sur une base juridique/réglementaire. Par exemple, les versions numériques des documents papiers doivent avoir la même valeur légale que les originaux. Les procédures d’accès des entreprises aux systèmes informatiques nouvellement créés doivent être correctement présentées et décrites. Une vision horizontale et globale fera correspondre l’environnement réglementaire aux mesures de facilitation des échanges mises en œuvre.
• Aspects TI: les processus de gouvernance et de changement pour les systèmes informatiques existants doivent être soigneusement planifiés et gérés, en particulier si une procédure sur support papier doit être numérisée. Le contrôle de l’accès, le soutien (technique et fonctionnel), les procédures de repli et les plans de continuité ne sont que des exemples de ce que cela pourrait entraîner.
• Aspects de compétence et de formation: Toute modification, tout changement ou toute amélioration des processus et procédures existants exige que toutes les parties prenantes adaptent leur comportement. Élaborer des lignes directrices, organiser des séances d’information et de formation sont des actions qui favorisent une plus grande prise de conscience, renforcent les compétences et les connaissances de toutes les parties concernées.
• Période transitoire: Il ne faut pas s’attendre à ce que tous les usagers, tels que les opérateurs commerciaux, soient prêts en même temps pour les innovations. Il faut leur donner le temps de s’adapter aux nouvelles procédures au cours de la période initiale, de sorte qu’ils puissent envisager les différentes options et intégrer les améliorations dans leurs plans d’affaires
• Programmes pilotes: L’utilisation de programmes pilotes est souvent bénéfique lorsque d’importantes innovations sont adoptées. La participation d’un groupe diversifié d’usagers permet de couvrir tous les aspects et domaines, tout en évitant des situations ingérables pour les organismes publics concernés. Cependant, il est très important d’informer l’organe d’exécution de la conduite à tenir lorsqu’un projet pilote est lancé, quel que soit le domaine de mise en œuvre ; à défaut de cela, les résultats seront compromis.
• Demandes et observations des opérateurs commerciaux: Pendant la mise en œuvre, les utilisateurs finaux des mesures de facilitation des échanges, à savoir les opérateurs commerciaux, noteront ce qui fonctionne bien et ce qui fonctionne moins bien. Il est recommandé de recueillir toutes les demandes de précisions et les observations, et d’en tenir compte lors de l’amélioration des mesures mises en œuvre en cas de besoin.
• Evaluation des risques liés à la mise en œuvre: Avant le début de la mise en œuvre, il convient d’identifier les éventuels facteurs qui pourraient compromettre la réussite de l’initiative et d’élaborer un plan de gestion de ces risques.

Avantages perçus

Si tous les aspects et points de vue pertinents sont pris en compte avant et pendant l’adoption de mesures de facilitation des échanges, l’objectif d’une mise en œuvre mieux contrôlée et gérable sera atteint. L’utilisation d’une approche étape par étape, avec des phases pilotes et des périodes de transition, permettra également d’éviter qu’une mise en œuvre de type Big Bang ne produise l’effet contraire à celui qui était escompté et ne force les décideurs, in fine, à revoir leurs décisions. Tout avis du milieu des affaires doit être dûment pris en considération, car ses membres sont souvent les utilisateurs finaux et les promoteurs des mesures prises.