Processus tel quel
La description du processus ‘tel quel’ (‘As Is’) dans le cadre de l’analyse du processus d’affaires constitue la première étape après la détermination du champ d’application des travaux.
L’étape relative à la restructuration, à l’harmonisation, à la simplification et à l’informatisation des procédures et documents commerciaux dans une région ou dans un pays donné ne peut se faire qu’après une analyse des processus et des procédures en vigueur.
Les processus d’affaires peuvent être définis en termes de participants intervenant dans l’échange d’informations, de données nécessaires au fonctionnement du processus, de résultats obtenus à partir de l’exécution du processus, et de règles qui les régissent.
Les éléments suivants constituent le principal résultat de cette première partie de l’opération BPA pour la facilitation du commerce:
- Les diagrammes du processus (voir exemples et diagrammes)
- La description du processus (voir description)
- Le tableau temps-procédure (voir ci-dessous)
- Les formulaires et documents commerciaux (voir documents commerciaux)
- Les lois, règles et règlements relatifs au commerce (accords et règlements internationaux)
L’illustration des processus peut se faire à l’aide des diagrammes de cas d’utilisation et les processus peuvent être décrits en une ou plusieurs descriptions de cas de figure. Les diagrammes d’activité donnent de plus amples détails sur les activités des différents partenaires et le flux d’information qu’ils ont échangé. L’exemple basé sur l’arrivée au port d’un navire illustre le processus ‘tel quel’ (‘As Is’).
Le Tableau Temps-procédure
Le tableau temps-procédure est une illustration du temps requis pour exécuter chaque processus d’affaires dans le domaine d’affaires concerné. Il permet aux analystes du processus de repérer les éventuels goulets d’étranglement.
Priorités et commentaires concernant la phase «Document du processus ‘tel quel’ (‘As Is’) »:
Étape: Obtenir des informations générales
| Priorités | À faire | À ne pas faire |
| Un dossier d’informations générales sur les processus d’affaires qui peut être accompagné d une brève note explicative de chaque activité. | Recueillir des informations générales, autant que possible, à partir de plusieurs sources disponibles. | Ne pas tenir de séance d’entrevue avant que les intervieweurs n’aient acquis une bonne connaissance de l’organisation et des processus d’affaires spécifiques entrant dans le cadre de l’entretien, et n’en comprennent le fonctionnement. |
| Une liste de questions d’orientation pour l’interview |
Étape: Mener des entretiens, consolider et documenter les processus d’affaires
| Priorités | À faire | A ne pas faire |
| Un ensemble de descriptions de processus d’affaires, notamment:* Les diagrammes du processus: (cas d’utilisation et diagrammes d’activités) * Descriptions de processus: descriptions des cas d’utilisation * Diagramme Temps-procédure * Formulaires et documents commerciaux * Lois, règles et règlements commerciaux connexes | Définir et documenter les processus d’une manière qui reflète la situation actuelle des pratiques. | Lors de la première séance d’entrevue, ne pas remettre à l’avance les questions aux personnes interrogées, car cela fausse le débat. Cependant, elles doivent être informées des attentes générales et des processus d’affaires spécifiques qui font l’objet de l’étude. |
| En décrivant et en documentant un processus, commencez par le diagramme d’activité. Le dessin peut aider à exprimer des idées et une suite logique des activités. Ça sera probablement difficile de dessiner le premier diagramme. Lorsque vous vous rendez compte que relier deux activités dans un ordre logique n’a pas de sens, cela signifie probablement que certaines activités font défaut entre les deux. | ||
| Notez les questions qui vous viennent à l’esprit lorsque vous dessinez et utilisez-les pour une autre séance d’interview. Structurez le second tour de l’entrevue en vous fondant sur ces questions. | Ne pas essayer de créer, dès le début, des processus qui ont l’air parfait, parce que la perfection ne reflète pas ce qui se passe dans la réalité et ne peut donc pas servir de base à l’amélioration. | |
| Soyez attentif au fait que les personnes interrogées vous consacrent un temps précieux. Essayez de l’utiliser de façon efficace. | ||
| Organisez, de temps en temps, une session de partage d’expériences entre les membres de l’équipe d’analystes du processus. Le partage d’expériences permet d’observer et de se représenter des schémas dans les processus d’un domaine d’affaires. Par exemple, les analystes responsables de la définition des processus de différents produits découvriront dans la discussion que, quel que soit le produit, les opérateurs commerciaux doivent se conformer à la réglementation douanière lorsqu’ils soumettent leurs déclarations en douane et qu’ils reçoivent des douanes des instructions similaires. | ||
| Réutilisez toujours les modèles (diagramme de processus identiques), le cas échéant. La réutilisation des modèles fait gagner du temps et assure la cohérence des processus dans un domaine d’affaires donné. |
L’identification des possibilités d’amélioration constitue l’étape suivante du processus BPA. Reportez-vous à la Méthodologie d’analyse du processus pour en apprendre davantage sur les priorités et les responsabilités propres aux différentes fonctions dans chaque phase du projet.
