Mise en place du projet et de l’équipe
Tout projet de facilitation des échanges peut ne pas tenir compte des limites organisationnelles et faire intervenir des experts issus de différents domaines. C’est pourquoi le promoteur du projet doit être en mesure d’assurer la coopération entre les experts des différents domaines et de donner les orientations générales concernant le travail.
Coordination réussie des parties prenantes
La coordination des parties prenantes requiert des approches différentes en fonction de la situation du pays, selon qu’il existe des facteurs communs déterminants ou des recommandations à observer, dont il faut tenir compte. Voir la figure ci-après, extraite de la page web http://www.unescap.org/unnext/pub/brief7.pdf
Les parties prenantes à l’analyse du processus des affaires sont classées en quatre groupes, comme le montre le tableau ci-après (voir également le tableau 3.1 [du Guide BPA de l’UNNExT]).
| Fonction | Responsabilité |
| Promoteur du projet | Engager des ressources, approuver le champ d’application du projet et les priorités, fournir un soutien aux niveaux de la gestion et de la direction |
| Directeur de projet/Chef de projet | Collecter les informations pertinentes, élaborer un plan détaillé et organiser les ressources du projet |
| Analyste de projet | Mener des recherches documentaires et des entretiens, analyser et identifier les goulets d’étranglement, documenter le processus ‘tel quel’ (‘As-Is’), et élaborer des recommandations aux fins de simplification |
| Les participants au processus/experts dans le domaine de l’entreprise | Fournir des connaissances pertinentes sur les processus étudiés, étudier les résultats finaux, vérifier dans quelle mesure les recommandations sont applicables |
Chaque catégorie d’intervenants assume des fonctions et des responsabilités spécifiques dans les différentes parties du processus d’analyse, comme le montre la figure ci-dessous:
Priorités et commentaires concernant l’étape: «Élaboration d’un plan détaillé et disponibilité des ressources» (phase relative à ‘la mise en place du projet et de l’équipe’)
| Priorités | À faire | À ne pas faire |
| Plan détaillé du projet, notamment les ressources humaines, les programmes et les outils logiciels. | Mettre en place l’équipe, composée d’analystes de processus qui possèdent un esprit critique, ont une bonne personnalité et de bonnes compétences interpersonnelles | Ne pas sous-estimer les efforts requis et les difficultés que peut comporter la programmation de certaines tâches, notamment celles relatives aux interactions humaines, par exemple la collecte des données et la vérification. |
| Une liste d’éventuelles personnes à interviewer et leurs coordonnées |
L’étape suivante du processus BPA consiste à définir le champ d’application du projet. Reportez-vous à la Méthodologie d’analyse du processus pour en apprendre davantage sur les priorités et les responsabilités propres aux différentes fonctions dans chaque phase du projet.
