Identifier les opportunités d’amélioration

La présente étape de l’analyse du processus d’affaires repose sur une analyse des processus tel quels ou en cours (As-is processes) l’identification des problèmes et les éventuelles améliorations à apporter. Certains facteurs, tels que l’adaptation nécessaire aux changements réglementaires, les questions en matière de sécurité commerciale, et la communication anticipée des renseignements avant l’arrivée des marchandises pour réduire les retards, peuvent conduire à des changements nécessaires.
Le processus d’analyser comprend l’identification d’un sous-ensemble d’activités qui occasionnent des retards importants, des procédures qui font double emploi, la redondance de la documentation nécessaire, etc. L’utilisation de documents normalisés, des recommandations et de l’approche du guichet unique pour fournir une entrée de données commune aux systèmes précédemment indépendants, contribuent aux améliorations. Les mesures de performance, telles que le calcul du temps moyen nécessaire pour exécuter un processus, peuvent se faire par rapport aux cibles ou aux normes internationales dans le but d’identifier des domaines à améliorer.

Les mesures de performance: Sur la base du processus ” As-is”, déterminer le temps moyen nécessaire pour parachever le processus, le nombre moyen d’envois en attente de dédouanement, etc. Faire ensuite la comparaison avec les objectifs fixés par la direction ou avec les normes repères à l’échelon international.
Identifier les goulots d’étranglement: les diagrammes d’activités peuvent aider à identifier les goulots d’étranglement. Peuvent-ils être éliminés en injectant des ressources supplémentaires, en réorganisant les processus, ou en menant des processus en parallèle plutôt que de façon séquentielle?
Meilleure pratique: Les processus actuels font-ils usage des meilleures pratiques et des normes internationales? Est-il fait usage des documents standards de l’ONU, des messages standards EDIFACT/ONU ou des schémas XML?
Réduire les exigences en matière de données: Identifier la quantité minimum d’informations nécessaires à l’exécution du processus. La quantité de données peut-elle être réduite par rapport à ce qui est exigé actuellement?
Harmoniser les données: Peut-on harmoniser les données des différents processus/agences afin de simplifier les prescriptions imposées à ceux qui soumettent des données (opérateurs, fournisseurs de transport, courtiers en douane, etc.)?
Le Guichet unique: Plusieurs organismes différents peuvent-ils utiliser une seule entrée ?
Entrée électronique: Envisager le passage de l’utilisation du papier à la saisie informatique pour réduire les retards et les erreurs.

Résultats escomptés et commentaires concernant cette phase:

Objectives	À faire	À ne pas faire
Un ensemble d’observations du processus As-is, qui peut être amélioré.	Lors de la réalisation des sessions d’entrevues et des activités d’examen par les pairs, poser des questions aux personnes interviewées, aux utilisateurs et aux experts au sujet de leurs opinions et observations sur les goulets d’étranglement et les problèmes liés au processus, à la documentation nécessaire, aux règles et règlementations qui devraient être améliorées, et comment les améliorer.	Ne pas attendre jusqu’à la fin pour analyser et identifier les goulets d’étranglement et les suggestions d’amélioration ; recueillir plutôt progressivement les opinions et observations connexes durant toutes les phases de l’étude de l’analyse du processus.

La prochaine étape de l’analyse du processus d’affaires consiste à définir le processus « à venir » ou « To-Be process », après avoir identifié les améliorations à mettre en œuvre.
Pour en savoir plus sur le processus et les rôles de chaque phase, prière de consulter la Méthodologie d’analyse du processus.