Le processus d’achat

Le processus d’achat s’engage généralement lorsque l’acheteur prend conscience qu’il éprouve un besoin pour un produit et en définit les spécifications. L’analyse du marché, par le processus de sélection ou l’appel d’offres, permet d’identifier un produit ou un fournisseur approprié. Ensuite, l’acheteur et le vendeur négocient les termes et les conditions de vente des marchandises qui feront l’objet de la transaction, c’est-à-dire qu’ils déterminent de quelle façon et à quelle date elles seront expédiées et assurées, et de quelle façon et à quelle date le paiement sera effectué. Lorsque l’accord est conclu, l’acheteur émet un ordre d’achat, une facture pro-forma déjà validée ou un contrat. L’acheteur peut agir dans le cadre d’un contrat-cadre déjà établi avec des fournisseurs présélectionnés. Le transport des marchandises s’effectue selon les conditions de livraison stipulées dans le contrat de vente. Après acceptation de la livraison (ou conformément aux clauses convenues pour faciliter la transaction, p. ex. par le biais de la pré-facturation), le vendeur prépare une facture commerciale en vue du paiement. L’acheteur procède au paiement selon les clauses du contrat.

Parties prenantes au processus

L’action d’achat fait intervenir deux parties prenantes essentielles : l’acheteur et le vendeur (ou fournisseur). D’autres entités peuvent également participer au processus en qualité d’intermédiaires. Elles sont considérées comme des parties prenantes secondaires ; il s’agit, entre autres, des agents chargés de l’achat, de la commercialisation et des crédits. Les agents-commissionnaires, qui effectuent les achats au nom de l’acheteur (et quelquefois aussi du vendeur) sont des intermédiaires auxquels ont recours les petites et moyennes entreprises (PME), plus particulièrement, que se soit pour les offres publiques d’achat, l’offre, la facturation, ou les procédures de paiement, et qui peuvent éventuellement assumer d’autres responsabilités, telles que l’emballage, le marquage des produits, l’expédition, l’obtention des licences d’exportation et le suivi douanier.

Références

Le modèle «Acheter-Expédier-Payer» du CEFACT-ONU, ainsi que le modèle de référence pour la chaîne d’approvisionnement internationale (ISCRM), fournissent une présentation détaillée des processus commerciaux, des transactions et de l’échange de documents, ainsi que des parties impliquées dans cette phase d’opérations commerciales transfrontières.