Accords-cadres

On entend par accords-cadres, des contrats conclus entre un ou plusieurs acheteurs, d’une part, et un ou plusieurs vendeurs, d’autre part, ayant pour but d’établir les termes régissant les marchés à passer au cours d’une période donnée, notamment en ce qui concerne les prix, et, le cas échéant, les quantités envisagées. D’autres conditions répétitives, et donc connues à l’avance, telles que le lieu de livraison, peuvent également être ajoutées dans cet accord. Ils sont également connus sous la dénomination d’accords d’achat général ou convention-cadre relative aux commandes. Ils sont en substance destinés à accélérer les commandes de produits d’usage courant et disponibles en stock, achetés sur la base du prix le plus bas. Il peut s’agir, par exemple, de fournitures d’imprimerie, de matériel de bureau, d’ordinateurs et de logiciels, ou de produits pharmaceutiques.

Lien avec la facilitation des échanges

Les accords-cadres permettent d’économiser le temps et l’argent consacrés à la stratégie d’approvisionnement puisqu’ils évitent d’avoir à renégocier les termes et les conditions standard. Lorsqu’il s’agit d’achats qui s’étalent sur une longue période de temps, de tels accords contribuent à améliorer les relations entre vendeurs et acheteurs, qui travaillent ensemble pour parvenir à des solutions personnalisées qui répondent davantage aux besoins des deux parties. Ces accords favorisent l’établissement de relations durables avec les fournisseurs, créant ainsi un environnement commercial plus favorable à l’investissement à long terme ainsi qu’à l’emploi, tout en permettant de réduire les pertes liées à l’utilisation de processus et de ressources physiques. La mise en œuvre d’un tel système est un processus plus lourd que l’appel d’offres et l’attribution d’un seul contrat important. Cependant, les retombées permettent de réaliser des bénéfices en aval qui sont sans comparaison. Les entreprises ayant conclu de tels accords cadres ont pu réaliser des améliorations notables, allant jusqu’à réduire de 10% d’année en année leurs temps et leurs coûts de livraison. C’est en particulier le cas lorsque ces accords s’accompagnent de la mise en œuvre de systèmes d’achat en ligne.

Lignes directrices pour la mise en œuvre

Lorsqu’ils veulent conclure des accords-cadres, les acheteurs doivent être conscients des effets d’une concurrence limitée allant de pair avec un achat répété des mêmes produits auprès des mêmes fournisseurs pendant une durée de temps prolongée. C’est pourquoi il est important de s’assurer que les partenariats à long terme sont réellement plus avantageux que l’ouverture de la concurrence à de nouveaux fournisseurs potentiels (en particulier des PME) et de s’adapter à l’évolution constante du marché.
Des accords cadres devraient être conclus lorsqu’il y a nécessité pour l’acquéreur d’établir une relation stratégique avec une chaîne d’approvisionnement sur une longue période de temps, le fournisseur s’adaptant aux besoins spécifiques de l’acheteur. Les spécificités et les critères d’évaluation sont déterminés à l’avance et ne peuvent pas être modifiés durant la période de validité de l’accord, qui doit être de 12 mois au minimum et de 3 ans au maximum. A l’issue de cette période, les termes de l’accord et les prix peuvent être renégociés afin de s’assurer qu’ils sont conformes à l’évolution des conditions du marché. La Recommandation n° 18 de la CEE-ONU a pour condition préalable l’existence de tels accords. Il est également recommandé de confier les services commerciaux et le transport à un intermédiaire dans le cadre d’une chaîne d’approvisionnement internationale, selon des clauses qui, soit seront incluses dans l’accord-cadre conclu entre le fournisseur et l’acheteur, soit feront l’objet d’un contrat séparé. (Mesures 1.1 et 1.2).
La concurrence est un aspect qui devra faire l’objet d’un examen à intervalles réguliers (une fois par an, par exemple) dans le cas d’un accord avec un seul fournisseur, ou sur une base permanente s’il s’agit d’un contrat signé avec plusieurs fournisseurs. Dans le dernier cas de figure, chacune des parties contractantes devra soumettre un devis lorsque cela est nécessaire et lorsqu’une commande doit être effectuée. Il existe de nombreux types d’accords-cadres et ils doivent être adaptés pour répondre aux besoins spécifiques de l’acheteur.

Autres références

L’Union européenne assure la validation de tels mécanismes, considérés comme des systèmes dynamiques d’achat, conformément aux Directives de l’Union européenne en matière de marchés publics. On trouvera de plus amples informations dans la fiche explicative.