Procesos existentes del Análisis de la Metodología del BPA

Comentarios del BPA sobre la Ruta Temática

• El Análisis de Procesos de Negocio (BPA por sus siglas en inglés) es una metodología para guiar los proyectos de facilitación del comercio.
• Proporciona orientación para el análisis de los procesos involucrados, los participantes, el intercambio de información y las normas que regulan este intercambio.
• Al medir el desempeño actual, compararlo con los puntos de referencia y las buenas prácticas de otros países, se pueden identificar y describir las oportunidades para mejorar los procesos de comercio.
• El modelo COMPRAR-ENVIAR-PAGAR, que se basa en el análisis de los procesos de comercio comunes, proporciona una plantilla para ayudar a determinar el alcance de un proyecto, identificar las soluciones que existen y alinearlo con los estándares del CEFACT/ONU.
• Los datos que se intercambian entre los comerciantes y las autoridades deben ser suficientes para cubrir las necesidades de los diversos procesos, y para que puedan ser racionalizados y armonizados una vez que se identifiquen todos los procesos relacionados.

Introducción

Con objeto de identificar las alternativas para superar barreras comerciales, usted puede utilizar una metodología que se denomina Análisis de Procesos de Negocio (BPA por sus siglas en inglés). En particular, si los exámenes, encuestas y reportes previos de expertos sugieren que se deben optimizar los procesos subyacentes, entonces se debe elegir esta metodología.
Los procesos administrativos pueden estar relacionados con la existencia de barreras comerciales y plantear cuestiones relacionadas con los documentos de comercio. La razón principal para analizar el flujo de trabajo involucrado es documentar estos temas y proporcionar información sobre su entorno. El BPA proporciona información sobre quién está usando la información y a partir de qué fuente (esto es, documento) y en qué secuencia se da este procesamiento de información. Se pueden encontrar más detalles sobre el Análisis de Procesos de Negocio (BPA) aquí.

Inicio del Proyecto

Durante la definición y preparación del proyecto, el patrocinador de proyecto establece el equipo, define las metas y los objetivos, y proporciona los recursos necesarios . El patrocinador o el equipo del proyecto pueden definir el alcance del BPA. El alcance define quien – cuál de las partes que intervienen en el proceso – será entrevistado, y a qué nivel de detalle se analizarán los procesos.
Por ejemplo, la decisión de establecer el alcance de un proyecto de facilitación del comercio puede referirse a si se incluye a comerciantes (privados) en el análisis del proceso, o únicamente se enfoca en la parte administrativa (pública) del proceso de comercio. Conocer los procedimientos internos que utilizan los comerciantes involucrados puede revelar la existencia de sinergias. El proceso general puede ajustarse con el fin de obtener un desempeño óptimo a nivel global y no únicamente para una de las partes. Una transacción comercial debe analizarse y optimizarse incluyendo a ambas partes, y los comerciantes pueden mejorar la comunicación entre ambos participantes alineando siempre a las dos partes en cada proceso de comunicación – la parte que solicita y la que responde.

Asimismo, las causas típicas de los errores más comunes pueden evitarse al utilizar nuevamente el conjunto de datos con los que ya se cuenta. Si la información se ajusta a los requisitos del solicitante, el que responde puede utilizar de nuevo la información almacenada en el sistema para responder a la solicitud. Además, el que responde puede automatizar esta transacción. O si el número de quienes responden a través de sistemas que se pueden automatizar es suficientemente alto, toda la transacción puede llevarse a cabo como una comunicación electrónica negocio a negocio. El procesamiento manual de información de un sistema a otro sistema es una de las causas de error más frecuentes.

Mientras más amplio sea el alcance que defina el responsable del proyecto, mayor será el impacto de tales hallazgos, debido a que se considerará a un mayor número de participantes en la transacción para una posible simplificación del proceso. La primera tarea crítica es definir el alcance. Si el equipo define una variedad demasiado extensa de procesos para analizar, el proyecto no será eficaz; pero si no se incluyen a todos los participantes, pueden omitirse sinergias y oportunidades de mejora.

El BPA como un marco para el proyecto de facilitación del comercio.

El BPA como metodología proporciona un marco para el desarrollo de proyectos cuyo objetivo es reducir las barreras comerciales a través de mejoras en los procesos. A fin de descubrir el margen de mejora potencial se debe documentar la situación actual. El BPA proporciona una documentación que incluye todos los flujos de información involucrados y los requisitos relacionados. Esta documentación – que se denomina el modelo “tal como está” – es el primer resultado de un BPA. Puede ser analizado con mayor profundidad para revelar mejoras potenciales y para especificar escenarios con esfuerzos y costos reducidos para las partes involucradas. Para lograrlo, el coordinador del proyecto necesita reunir a un equipo de expertos. Sus responsabilidades y funciones están muy bien descritas en la Guía del BPA de la UNNExT [1]. Además del patrocinador del proyecto, quien tiene la responsabilidad del proyecto general y de la administración de los recursos, el proyecto del BPA requiere expertos que lleven a cabo entrevistas y modelos (analistas de comercio). Esos expertos obtienen la información de los expertos de ese campo, que son ejecutivos que participan diariamente en la labor que se identificó. Lo ideal es contar con al menos un experto para cada labor, ya que los distintos puntos de vista permiten entender las transacciones que se llevan a cabo entre las diferentes labores de una manera integral. Los recursos que aporte la principal parte interesada son importantes para hacer evidente su grado de compromiso, y el equipo del proyecto necesita contar con instalaciones para llevar a cabo las entrevistas y las sesiones de retroalimentación. A nivel administrativo, el patrocinador debe asegurarse que el proyecto se enfoque en los objetivos que se acordaron para el proyecto. Para garantizar que esto se lleve a cabo, se deben celebrar con frecuencia reuniones de revisión y para fijar los objetivos.

Resumen – resultados del BPA:

• Objetivos del proyecto y definición del alcance: Se puede extender a una definición bien delimitada de las medidas que se pretenden aplicar y su impacto. Debido al lenguaje uniforme del modelo, se pueden comparar las medidas planeadas, las medidas objetivo y las medidas alcanzadas.
• Documentación de la situación “tal como está: Es la base de muchas decisiones sobre cómo proceder conforme a los objetivos de facilitación del comercio. Los mapas del proceso muestran el impacto de los cambios, de las mejoras potenciales y calculan el grado de esfuerzo que se requiere para alcanzar los objetivos.
• Modelos de posibles situaciones “como se desea que esté”: Los mapas del proceso muestran el impacto de los cambios y actúan como una especificación técnica de la solución que se eligió y que se modeló.