Alineación de documentos

Los requisitos documentales pueden simplificarse alineando los documentos de comercio con base en los estándares y mejores prácticas aceptadas a nivel internacional. La alineación implica los aspectos visuales de los documentos, incluidos el tamaño del papel, márgenes y diseño del formulario, y la alineación de la presentación de los datos. Los documentos que están alineados conforme a los estándares pueden extenderse a los documentos electrónicos para el comercio sin soporte de papel y a los sistemas de Ventanilla Única.
La alineación de documentos busca limitar el número de errores al momento de llenar los documentos, reducir el tiempo y los costos relacionados con la administración de los documentos y la preparación de la información, así como establecer las bases para su automatización.

Relevancia para la facilitación del comercio

Los comerciantes deben proporcionar información sobre las mercancías, los medios de transporte y las personas que acompañan a las mercancías, a diversas entidades reguladoras y agentes privados. Para recabar y presentar esta información, se utilizan múltiples documentos y formularios llamados documentos de comercio, El proceso de preparar la información necesaria es laborioso y toma mucho tiempo. A menudo, los documentos emplean diferentes definiciones para la información que se debe proporcionar y distintos formatos para presentar los datos. Tienen diferentes diseños y tamaños de papel. Esto incrementa la probabilidad de que se cometan errores y que haya retrasos, y aumenta el tiempo que se requiere para preparar la información.
La alineación de todos los documentos que se usan a en un determinado sector o en un país específico simplificaría el proceso. Si el diseño de los documentos se estandarizara, sería más sencillo leerlos y completarlos – independientemente del idioma particular que se empleara. Otro beneficio de alinear los documentos es que los comerciantes pueden usar un documento básico en donde se almacenen todos los datos del envío pertinente y se puedan reproducir en cualquier formato o documento que se requiera.

Soluciones

En la década de los 60, la CEPE/ONU desarrolló el formulario clave para los documentos de comercio. Este se conoce como el Formulario Clave de la ONU. Se ha convertido en la herramienta más importante para la alineación de documentos en el comercio internacional. La mayoría de las declaraciones aduaneras, en particular la que usa y prepara el Sistema SIDUNEA, están alineadas con el Formulario Clave de la ONU Otros documentos estandarizados que se usan en el comercio internacional son los Formularios del Convenio FAL de la OMI, que se elaboraron a partir del Convenio FAL.

El Formulario Clave de la ONU proporciona un formulario modelo que define especificaciones como el tamaño del papel, de los márgenes y la hoja de diseño de los formularios. También señala dónde se localizan tipos específicos de información, los llamados sistemas de casilleros. Se sugiere que el Formulario Clave de la ONU se use junto los estándares internacionales para definir la información que se pondrá en estas casillas.
Uno de estos estándares es la TDED/ONU. Se trata de una biblioteca que define los objetos de datos que se usan en el comercio internacional. Ofrece aclaración adicional sobre la información que se requiere al dar una descripción del significado de los datos. La TDED también asigna números a los elementos de datos. Con la TDED como referencia, los datos se vuelven comparables entre distintos países y sistemas.
Otro aspecto para definir la información que se presentará en los formularios se refiere a las listas de códigos. Estas proporcionan códigos que facilitan la interoperabilidad, al limitar el texto que se ingresa en un casillero particular del formulario. Ello garantiza que todos los socios en la cadena de suministro puedan volver a usar la información que presentó cada uno de ellos. Cada formulario puede tener diferentes listas de códigos para limitar el ingreso de elementos como los códigos de moneda, código de país, unidades de medición, y modo y medios de transporte. Otro ejemplo de tales listas es el LOCODE/ONU que asigna códigos a los sitios que se usan en el comercio y en transporte. Esto asegura que no existan ambigüedades cuando una parte recibe un documento con estos códigos. Estos códigos recomendados son actualizados por una entidad neutral, la CEPE/ONU.

El papel de la alineación de documentos para los documentos electrónicos y el procesamiento automatizado

La alineación de los documentos de comercio es necesaria para la automatización de los documentos. Proporcionan un modelo de datos de documentación que se define usando un estándar internacional, el TDED y puede ser usado por modeladores de datos para definir la estructura de datos necesaria para el intercambio electrónico. Por ejemplo, la Biblioteca de Componente Básico de la ONU (CCL/ONU) contiene referencias a los elementos del TDED y es, por tanto, una extensión de este proceso de migrar del papel a los documentos electrónicos. Los formularios alineados también proporcionan información sobre el desarrollo de hojas de estilo que ofrecen un método estándar para pasar los datos de un formato de sintaxis específico a un formulario específico, como pdf (esto es, para visualizar los elementos de datos clave y hacer más amigable el proceso).

Guía de Implementación

La UNNExT elaboró la Guía para el Diseño de Formularios Comerciales Armonizados para el Comercio sin Soporte de Papel. Esta provee orientación útil sobre distintos aspectos de la alineación de documentos y el uso del Formulario Clave de la ONU, Listas de Códigos y el UNTDED.