Торговая документация

Существование глобальных товарных потоков невозможно без глобальных потоков информации. Обмен информацией происходит между различными заинтересованными сторонами, в том числе органами государственного управления и транспортными посредниками. Обмен информацией, так называемой торговой документацией, происходит в бумажном и электронном виде.
Эта торговая документация и содержащиеся в ней элементы данных определяются и предусматриваются национальными и международными нормативными актами в сфере здравоохранения, защиты прав потребителей, безопасности, налогообложения и доходов, окружающей среды.

Примеры торговой документации

Торговые документы можно классифицировать на основании сфер, в которых они готовятся. Руководство ЕЭК ООН к Рекомендации №1  классифицирует торговую документацию следующим образом: документы сферы торговых операций, документы сферы платежей, документы сферы транспорта и сопутствующих услуг, документы сферы официального контроля.

Документы сферы торговых операций

Сюда относятся документы, обмен которыми происходит между участниками международной торговли с целью обмена информацией о проведении тендера, с целью направления предложений и оферт, заключения договоров. Примерами таких документов являются: оферты и ценовые предложения, заказы, счета-проформы, уведомления об отгрузке.

Документы сферы платежей

Сюда относятся документы, обмен которыми происходит между торговыми партнерами и их банками, а также между банками с целью осуществления платежей, связанных с торговыми сделками. Сюда относятся, например, коммерческий счет-фактура, извещение платежа на инкассо, заявки на документарный аккредитив, заявки на банковские тратты и банковские гарантии.

Документы сферы транспорта и сопутствующих услуг

Это документальные требования в отношении транспортных процедур, касающиеся взаимоотношений между торговыми партнерами и перевозчиками, т.е. документы, касающиеся перевозки, обработки грузов и страхования.
Это такие документы, как договоры на перевозку (коносаменты, транспортные накладные), грузовые манифесты, фрахтовые счета, извещения о прибытии, страховые полисы и складские расписки.

Документы сферы официального контроля

Данные документы предназначены для целей контроля над товарами в ходе экспорта, импорта и транзита со стороны различных официальных органов. Среди них, например, декларация на товары для таможенных целей, санитарные и фитосанитарные сертификаты, свидетельства о контроле и об осмотре, а также декларации об опасных грузах.

Функции торговых документов

Как было указано выше торговые документы имеют различное происхождение, однако они еще и выполняют разные функции. Они могут играть роль контрактных документов, например, страховые полисы, коносаменты и коммерческие счета-фактуры. В то же время такие документы служат подтверждением информации, предоставляемой в рамках другой формальной процедуры. Хорошим примером здесь может послужить коммерческий счет-фактура, который является документом, необходимым для осуществления расчетов между покупателем и продавцом, но одновременно является и документом, который использует таможенная служба для классификации и оценки товаров, и который должен быть представлен на таможню в качестве подтверждающего документа для целей таможенной очистки товаров.