Рационализация требований к документации и данным

Процесс международного движения товаров предполагает значительный обмен информацией между участвующими в нем сторонами. Эта информация может быть представлена как в виде бумажных документов, так и в виде электронных. Эти торговые документы содержат множество элементов данных, которые представляют собой такую информацию, как наименование и адрес импортера/экспортера, способ перевозки, адрес назначения, описание товаров и т.д. Многие торговые документы и элементы данных, которые в них содержатся, определяются и предусматриваются национальными и международными нормативными актами в сфере здравоохранения, защиты прав потребителей, безопасности, налогообложения и доходов, окружающей среды.

Документальные требования как барьеры на пути торговли

Участники торговой деятельности и их посредники сталкиваются с множеством запросов о предоставлении информации со стороны различных ведомств, что вынуждает их тратить время и деньги на управление своими данными, получение и хранение документов, а также на обмен документами. Государственные органы соответственно также тратят ресурсы на сбор, обработку и верификацию предоставляемой информации, а также выдачу новых документов после окончания соответствующих процедур.
Таким образом, сокращение и упрощение требований к данным и документам является ключевым элементом реформ, направленных на упрощение процедур торговли.

Соглашение ВТО об упрощении процедур торговли предусматривает, что его участники должны пересмотреть формальные процедуры и требования к документам (Статья 10.1). Например, в исследовании Всемирного банка «Ведение бизнеса» количество обязательных документов используется в качестве показателя, отражающего уровень торговых барьеров в той или иной стране. По словам автора статьи, опубликованной в одном из американских журналов, типичная международная торговая сделка предполагает заполнение 35 документов и взаимодействие с 25 различными ведомствами (источник и количественные показатели ЮНКТАД за 2003 год). Ошибки в данных и документах также приводят к задержкам при таможенной очистке и обработке документов.

Возможности для упрощения документооборота и оптимизации потоков данных

Существуют разные варианты упрощения требований к данным и документации, а также упрощения документооборота и информационных потоков. Они включают гармонизацию и стандартизацию данных, чтобы собрать и проанализировать требования к информации, устранить дублирование, стандартизировать данные и преобразовать их в соответствии с международными стандартами. Унификация документов – еще один вид деятельности, который помогает снизить количество ошибок при заполнении документов и число требуемых документов в целом.
И наконец, использование информационных технологий и систем компьютерной обработки данных обеспечивает более эффективную обработку и обмен данными и документацией между частными организациями и государственными ведомствами. И автоматизация таможенных процедур, и единое окно для торговли дают преимущества, которые связаны с упрощением требований к данным и более простым процессом подачи документов и данных. Фактически, внедрение систематической компьютерной обработки данных требует стандартизации и гармонизации данных, равно как и унификации документов.

Для правильного определения возможностей для оптимизации необходимо в первую очередь получить четкое представление о процессе документооборота, начиная от источника требований и заканчивая действиями со стороны участника торговли. Таким образом, станет ясно, кто является участником этого процесса, выполнение каких процедур предполагается и какие коммерческие предприятия вовлечены. Анализ бизнес-процессов является важным элементом усилий по смягчению требований, предъявляемых к документации и данным.