Электронные счета-фактуры
Выставление электронных счетов-фактур – это низкозатратная система обработки транзакций, которая эффективно использует информационные технологии для преобразования ручного и бумажного процесса выставления счетов в более быструю и более эффективную электронную системы информационных сообщений и ведения учета. Определение «выставление электронных счетов-фактур» предоставлено в Директиве Совета ЕС 2001/115/EC : «отправка счет-фактур с помощью «электронных средств», т.e. передача получателю с использованием электронного оборудования для обработки и хранения данных». При выставлении электронного счета-фактуры традиционный бумажный счет-фактура заменяется электронной версией, что устраняет многие из его недостатков, при этом сохраняя счет-фактуру в неизменном виде.
Методика реализации
Идея электронных счетов-фактур берет свое начало с момента все более активного использования принципа безбумажной торговли. Понятие «безбумажная торговля» в широком его понимании можно определить как деловые операции, которые подразумевают обмен данными с помощью электронных средств. Это требует от всех участников торговой деятельности реализации и внедрения стандартного процесса обмена и акцептования контрактов или счетов, документирующих сделки между субъектами торговли. В зависимости от характера сделки, процесс безбумажной торговли может включать ряд агентов, таких как страховщики, транспортные организации, департаменты по вопросам акцизов и таможенных процедур, банки и финансовые организации. Правительственные органы (напр., клиринговые, потребительские, акцизные и налоговые службы) играют важную роль в этой цепи. Следовательно, чтобы способствовать большей эффективности всех участников, данные государственные ведомства должны установить определенные стандарты относительно компонентов и форматов электронных счетов/счетов-фактур, процессов их передачи и их правового статуса.
Полный цикл выставления электронных счетов-фактур включает следующие процессы:
- преобразование бумажного документа в электронную версию,
- создание электронного счета,
- передача электронного счета,
- получение электронного счета,
- автоматический ввод в бухгалтерскую систему покупателя,
- валидация ввода в бухгалтерскую систему,
- выбор способа оплаты,
- урегулирование спорных моментов, и
- окончательное утверждение для оплаты.
Выгоды
С точки зрения логистики, электронные счета-фактуры помогают уменьшить количество бумаги, используемой для документирования и хранения информации по сделкам. Посредством выставления электронных счетов-фактур продавцы могут обойтись без ряда ручных процессов, таких как печать, отправка почтой, документирование, хранение и выверка бумажных счетов-фактур. Принятие стандартов выставления электронных счетов-фактур позволяет осуществлять более быструю и более эффективную передачу данных, снижая, таким образом, продолжительность циклов выставления и отправки счетов. Своевременные уведомления и обновления статуса счета-фактуры, более быстрая передача счета-фактуры для утверждения плательщиком и более быстрые системы урегулирования спорных ситуаций улучшают обслуживание потребителей. Плательщики получают регулярные обновления по статусу счетов-фактур и срокам оплаты, что позволяет им оценивать отток денежных средств с большей определенностью и, таким образом, помогает им осуществлять более эффективное управление капиталом.
Хорошим примером является способность предоставлять скидки в случае быстрой (своевременной) оплаты. Некоторые поставщики дают скидки, если выставляемые ими счета-фактуры оплачиваются быстро. Многие потребители хотели бы воспользоваться преимуществом таких скидок. Выгоды выставления электронных счетов-фактур были «до недавнего времени» доступны лишь крупными компаниями с учетом значительных инфраструктурных приложений, требуемых для эффективного и беспрепятственного выставления электронных счетов-фактур по сделкам. Выгоды, связанные с выставлением электронных счетов-фактур, теперь становятся доступны и предприятиям малого и среднего бизнеса (МСП) по следующим причинам:
- Эволюция моделей хостинга и предоставление программного обеспечения в качестве услуги все это позволило значительно снизить начальную стоимость внедрения автоматизированных решений и уменьшить трудности по их обслуживанию.
- Скидки, предоставляемые в случае досрочного платежа, а также возможности финансирования цепей поставок, предлагаемые сетями электронных счетов-фактур, дают огромные стратегические выгоды, связанные с улучшением ситуации с оборотным капиталом компаний.
Внутренние ценности, связанные с выставления электронных счетов-фактур, побуждает многие страны применять такие способы, особенно от имени национальных малых и средних предприятий.
Проблемы
Один из самых больших барьеров, все еще препятствующих инициативам по выставлению электронных счетов-фактур и осуществлению электронных платежей – это неактивное принятие таких инициатив поставщиками. Заставить поставщиков изменить свои процессы, чтобы уравнять их с потребностями покупателей – дорогостоящий и затратный по времени процесс. Успех в значительной мере зависит от способности покупателей предоставить поставщикам убедительное и ценное предложение. Многие покупатели не смогли эффективно донести значимость автоматизации выставления счетов-фактур до своих поставщиков и, как результат, им пришлось приложить немалые усилия, чтобы получить результаты, которые они ожидали получить от внедрения системы выставления электронных счетов-фактур. Ценность системы выставления электронных счетов-фактур заключается в том, что она представляет собой подкрепляющий элемент финансирования цепей поставок.
Ссылки
Смотри также European market description and analysis for e-Invoicing of the Euro Banking Association (EBA)-Innopay (2008) (Описание европейского рынка и анализ выставления электронных счетов-фактур Ассоциации европейских банков-«Innopay» (2008 г.)) и research on e-Invoicing (исследование вопроса выставления электронных счетов-фактур Дойче Банка)
