Электронные закупки
Система электронных закупок автоматизирует и расширяет ручные процессы покупки и продажи, от создания заявки вплоть до оплаты поставщикам. Термин «электронная закупка» включает в себя системы заказов операционного отдела, электронные рынки и веб-сайты поставщиков.
Значимость для упрощения процедур торговли
В эру цифровых технологий коммерческие фирмы все больше используют электронные системы для более эффективного, предсказуемого, прозрачного и безопасного управления цепочкой своих поставок. Системы электронных закупок предоставляют актуальную информацию о статусе потребностей покупателей. Они позволяют заключить договор с продавцом об автоматической отгрузке материалов, когда запасы покупателя достигают нижней точки. Это также относится к стадии запроса на предоставление коммерческих предложений, когда покупатели могут отслеживать поступающие предложения до выбора поставщика. Электронная закупка обеспечивает предсказуемость, так как продавцы знают, чего ожидать, и могут анализировать ход выполнения заказа, часто в режиме реального времени. В режиме реального времени также можно отслеживать статус товаров. В системе товар отображается как доставленный, принятый и оформленный для оплаты, при этом продавцу не нужно звонить и запрашивать информацию в бухгалтерии. Электронный обмен и хранение данных вместо использования бумажных документов способствуют повышению прозрачности и точности.
| Электронные системы могут использоваться для следующих закупочных функций:Электронная заявка: создание и утверждение закупочных заявок, и размещение заказов на покупку с использованием программного обеспечения на основе Интернет-технологии;электронный подбор поставщиков: идентификация новых поставщиков для конкретной категории закупочных требований с использованием Интернет-технологии. Это может потребовать создания «электронных каталогов», то есть создания электронных перечней продукции и поставщиков;электронные тендеры: размещение уведомлений об электронных торгах/ электронных запросах о принятии конкурсных предложений, получение тендерных предложений и оферт и информирование о присуждении контрактов через Интернет;электронные обратные аукционы: получение, оценка оферт и тендерных предложений, а также закупка товаров через Интернет (это может быть или не быть частью системы электронных торгов);электронное администрирование: сбор и распространение закупочной информации как от внутренних, так и внешних сторон, отслеживание и приемка товаров и авторизация платежа с использованием Интернет-технологии;Интеграция этих функций в финансовую систему покупателя позволит обрабатывать электронные счета-фактуры. |
Методика реализации
Установка и внедрение системы электронных закупок требует принятия мер в целом ряде сфер. Технология сама по себе не обеспечивает успешное внедрение инициативы. Всем игрокам в рамках цепи поставок нужно внести необходимые изменения в организацию своей работы, что требует принятия на себя обязательств, поддержки со стороны руководства, а также изменения системы управления. Если существующая закупочная практика и процедуры противоречат задачам новой инициативы, внедрение электронной системы требует реорганизации существующей закупочной практики. Очень важно определить уровень интеграции между решениями в сфере электронных закупок и существующими информационными системами, включая систему финансового управления для обработки платежей поставщикам/продавцам в режиме реального времени (электронные счета-фактуры). Возможно, понадобится проведение Анализа бизнес-процессов(АБП). Более того, постоянный анализ полученных выгод на основании заранее определенных ключевых показателей эффективности (КПЭ) имеет жизненно важное значение для поддержания бизнес-модели для таких систем. Понимание со стороны конечных пользователей и их обучение являются ключевыми факторами в обеспечении того, что они будут рассматривать электронную закупку в качестве предпочтительного способа покупки товара.
Системы электронных закупок требуют от различных систем покупателей/ продавцов наличия возможности обмениваться информацией и электронными документами электронным способом. Это влечет за собой использование общих стандартов. Язык XML (расширяемый язык разметки) является основой таких стандартов. Стандарт XML определяет содержание в ходе коммуникаций, а также при выборе общего формата торговых данных. Развитие системы электронных закупок в открытой среде позволит связать ее с другими системами для достижения взаимной совместимости, что упростит ее усовершенствование. Из-за правового характера заказа и платежей система должна иметь механизмы для идентификации и аутентификации пользователя, который размещает заказ (электронные подписи).
Использование электронной технологии в международных торговых сделках требует принятия законодательной и нормативной базы, как на международном, так и на национальном уровнях. Многие страны, участвующие в международной торговле, уже приняли законодательство, адаптирующее их правовые системы к нововведениям в электронной торговле. ЮНСИТРАЛ разработала Типовой закон об электронной торговле , Конвенцию об использовании электронных сообщений в международных договорах и Типовой закон об электронных подписях. Более того, ЕЭК ООН через СЕФАКТ ООН приняла ряд соответствующих рекомендаций. В частности, Рекомендация №26 и Рекомендация №31 предлагают образцы соглашений между торговыми партнерами для повышения юридической безопасности их торговых отношений. Они также рассматривают вопрос необходимости адаптации национального законодательства в пользу электронного обмена данными (ЭОД) в международных торговых сделках, включая использование электронных подписей. Рекомендация №32 ЕЭК ООН предлагает Кодекс поведения для обмена электронной торговой документацией.
Дополнительные ссылки
Правительства и поставщики государственных предприятий все больше полагаются на электронные системы для снижения издержек и повышения эффективности и прозрачности процессов государственных закупок. Примеры таких систем:
- Общеевропейская система государственных закупок в режиме реального времени (PEPPOL)проект по разработке и внедрению технологических стандартов для согласования бизнес-процессов по электронным закупкам для всех правительств Европы. Данный проект направлен на расширение рыночного взаимодействия и операционной совместимости между сообществами в сфере электронных закупок;
- EU SIMAP , электронный портал, предоставляющий информацию о государственных закупках в Европейском Союзе; и
- GeBIZ, электронный портал, где поставщики могут вести бизнес с правительством Сингапура.
