Racionalizar los Requisitos de Datos y Documentos

El movimiento transfronterizo de mercancías requiere que se llenen, presenten, entreguen e intercambien varios documentos y formularios entre las partes, de acuerdo con los requisitos de las partes interesadas. Algunos ejemplos de requisitos documentales de una transacción de comercio son:

• Las autoridades gubernamentales requieren información sobre el tipo, el valor y el origen de las mercancías, y sobre el importador y el exportador.
• Los documentos se emiten para certificar que las mercancías han sido verificadas y que pueden ingresarse al país. Los bancos requieren documentación para iniciar y ejecutar el pago.
• Las empresas de transporte requieren y emiten documentos para certificar el tipo de mercancías que se transportan.

Estos documentos de comercio y los elementos de datos que contienen están definidos y prescritos por requisitos reglamentarios nacionales e internacionales en campos como la salud, protección al consumidor, seguridad, impuestos e ingresos, política comercial y medio ambiente.

Requisitos documentales como barreras al comercio

Como consecuencia, los comerciantes y sus intermediarios enfrentan múltiples solicitudes de documentos. El llenado, presentación e intercambio de los documentos a menudo son procesos complejos que requieren tiempo y dinero. La reducción y simplificación de estos es, por tanto, un aspecto fundamental de las reformas de facilitación del comercio. Por ejemplo, el estudio del Índice de Facilidad para Hacer Negocios que publica el Banco Mundial, utiliza el número de documentos solicitados como un indicador de las barreras al comercio en un país dado. Un diario de los EE.UU. cita a un profesional en el tema que señala que una transacción transfronteriza típica involucra el llenado de 35 documentos y el contacto con 25 partes distintas (fuente y cifras de la UNCTAD para 2003).

Oportunidades para simplificar el flujo de documentos y datos

Una reducción en los documentos y requisitos de datos puede llevar a la simplificación en los flujos de documentos y datos a través de mejoras en la administración (un ejemplo son los requisitos de tránsito aduanero que pueden reducirse con el uso de un sistema de tránsito bilateral). Asimismo, un procesamiento más eficaz y un intercambio de datos y documentos entre los participantes del sector privado y las autoridades gubernamentales a través del uso de tecnología de la información para el procesamiento apoyado por computadoras, y la armonización y estandarización de documentos del mismo pueden lograr mejoras.

A fin de identificar estas oportunidades, es importante que primero se entienda el proceso documental completo, desde el origen de los requisitos hasta la totalidad de los manifiestos que el comerciante debe presentar, para identificar quien y cuáles procedimientos y empresas participan. El Análisis de Procesos de Negocio es una herramienta útil para reducir los requisitos documentales y de datos.