Documentos de comercio

Los flujos globales de mercancías no son posibles sin que exista un flujo global de información. Este flujo tiene que intercambiarse entre las partes interesadas, incluyendo las autoridades gubernamentales y los intermediarios del transporte. La información se proporciona y se intercambia en forma impresa o electrónica, lo que se denomina documentos de comercio.

Ejemplos de documentos de comercio

Los documentos de comercio pueden clasificarse según al sector donde se originaron. Las directrices de la CEPE-ONU para la Recomendación No.1 los clasifica en documentos que provienen de sectores de transacción comercial, sectores de pago, transporte y servicios relacionados, y sectores oficiales de control.

Documentos del sector de transacción comercial

Estos incluyen documentos que se intercambian entre socios de comercio internacional que contienen información relacionada con licitaciones, intercambio entre el oferente y quien recibe una oferta, y la celebración de un contrato. Ejemplos de tales documentos son las ofertas y cotizaciones, órdenes, facturas pro forma, y aviso de expedición.

Documentos del sector de pagos

Estos incluyen documentos que se intercambian entre socios de comercio internacional y sus bancos, así como entre los bancos para pagos relacionados con las transacciones comerciales. Incluyen, por ejemplo, facturas comerciales, aviso de cobro, solicitud de crédito documentario, solicitud de giro bancario y garantía bancaria.

Documentos del sector de transporte y servicios relacionados

Estos son los requisitos documentales de los procedimientos que se vinculan con el transporte y que corresponden a la interrelación entre socios comerciales y los transportistas; p. ej., los relacionados con el envío, el manejo y los seguros.
Incluyen documentos como los contratos de transporte (conocimiento de carga, carta de porte), manifiestos de carga, facturas de carga, avisos de arribo, políticas de seguros y recibos de almacén.

Documentos oficiales de control

Estos se requieren para el control de las mercancías que llevan a cabo diversos órganos oficiales para la exportación, el tránsito y la importación de mercancías. Incluyen la declaración de mercancías para propósitos de Aduanas, certificados sanitarios y fitosanitarios, certificados de inspección y de control, y declaraciones de mercancías peligrosas.

Funciones de los documentos de comercio

Como se señaló anteriormente, los documentos de comercio tienen diferentes orígenes, pero también sirven para distintas funciones. Pueden actuar como documentos contractuales, como las pólizas de seguros, los conocimientos de embarque y las facturas comerciales. Al mismo tiempo, representan un respaldo de información para otro tipo de procedimientos. Un buen ejemplo es la factura comercial, que es un documentos que se requiere para realizar el pago entre el vendedor y el comprador, aunque también la Aduana la usa para clasificar y valuar las mercancías, y debe presentarse como un documento de soporte para el proceso de despacho aduanero.