Actividades

En este capítulo, la hoja de ruta debe definir qué actividades se requieren para lograr un objetivo específico. En el contexto de la hoja de ruta, una actividad es un proyecto específico que llevará a cabo una acción o una reforma específica o pondrá en marcha un instrumento o una solución de facilitación del comercio.
Una actividad puede ser, por ejemplo:
«Actividad 1: Introducir un sistema de pago electrónico para los importadores y exportadores en los puntos de despacho de aduanas.»
«Actividad 2: Realizar un Análisis de Procesos de Negocio sobre los procedimientos y documentos requeridos para los principales productos de exportación nacionales.»
En la siguiente figura se presenta una lista no exhaustiva de posibles actividades de la hoja de ruta:

Como las hojas de ruta suelen ejecutarse en períodos de tres a cinco años, la descripción de las actividades debe mantenerse amplia y limitarse a describir lo que son las actividades y no las metodologías o enfoques se utilizarán para llevarlas a cabo. La descripción de cómo se llevará a cabo la actividad se incluirá en los planes de los proyectos que se desarrollarán durante la ejecución de la hoja de ruta. Por lo tanto, el desarrollo de planes de proyecto detallados para la ejecución de las actividades puede considerarse una primera actividad de la propia hoja de ruta.

Identificación de indicadores de cumplimiento de las actividades

Los indicadores de cumplimiento de las actividades (ICA) miden si una actividad se ha realizado con éxito en términos de cantidad, calidad, plazo y lugar.
Tal y como se explicó anteriormente, puede utilizarse un mismo indicador de desempeño de un objetivo para medir los logros en más de una actividad. Sin embargo, los indicadores de cumplimiento de las actividades son específicos de actividades concretas.

Priorización de las actividades

A la hora de elaborar una hoja de ruta, las actividades deben programarse siguiendo criterios de priorización e interdependencia. La interdependencia significa que algunas medidas solo pueden aplicarse una vez otras medidas ya han sido aplicadas. Por ejemplo, con el fin de establecer un régimen de operadores económicos autorizados, debe existir un sistema de gestión que permita identificar a los comerciantes que cumplen con los requisitos para participar en el sistema de operadores económicos autorizados.
La priorización es un proceso para evaluar el esfuerzo necesario para realizar una actividad y el impacto que tendrá sobre los objetivos en comparación con otras actividades. Las actividades que son fáciles de ejecutar y tienen un gran impacto deben tener una prioridad mayor que aquellas que son difíciles de ejecutar y solo aportan pequeñas mejoras. Por lo tanto, a medida que se identifiquen las actividades, cada una de ellas deberá evaluarse y deberá atribuírsele un nivel de esfuerzo y de retorno de la inversión.
Se sugieren las siguientes técnicas para ayudar al equipo de redacción a priorizar las actividades.
En primer lugar, el equipo de redacción puede clasificar las actividades en tres grupos, a saber:

• Actividades de resultado inmediato, que pueden generar un impacto significativo a pesar de requerir un esfuerzo relativamente reducido para su ejecución. Por ejemplo, la simple eliminación de un procedimiento innecesario que bloquea o retrasa el flujo de mercancías a través de un puerto puede tener un gran impacto sobre el movimiento de las mercancías.
• Actividades de retorno medio, que requieren un esfuerzo de bajo a moderado y tiene un impacto de bajo a moderado. Pueden considerarse actividades de segundo nivel.
• Actividades estratégicas, que requieren un mayor esfuerzo y tienen unos plazos más largos de ejecución. Por lo general, tienen un elevado impacto sobre los objetivos.
• Actividades de retorno bajo, que requieren mucho esfuerzo y que tienen escaso impacto. Pueden considerarse si tienen importancia estratégica pero, si no es así, se pueden desestimar.

El siguiente gráfico muestra un ejemplo de cómo pueden representarse visualmente las actividades para establecer las prioridades:

El equipo de redacción puede presentar el gráfico final a las partes interesadas para que aporten sus comentarios y realicen la discusión y aprobación finales. Tras el establecimiento de las prioridades, las actividades deben resumirse en un plan de actividades en el que se indicará el principal organismo responsable, los plazos, el presupuesto y los indicadores de cumplimiento de cada actividad específica.