Listas de Códigos

Las Listas de códigos se usan en los documentos a fin de limitar las entradas y evitar los errores. Al llenar los formularios, en vez de escribir texto libre, una lista de códigos limitará las entradas que son aceptadas. Esta es una parte fundamental del proceso de alineación de documentos y de la armonización de datos para los mensajes del sector privado y del gobierno. Muchas de las listas de códigos estándares que se utilizan hoy en día fueron elaboradas para los mensajes del EDIFACT y son publicadas por el CEFACT/ONU y por el ISO.

Problema

Una buena parte de los documentos que se usan en el comercio internacional, como la factura o la declaración aduanera, requieren información sobre lugares, monedas, fechas, medidas y otros elementos. Sin embargo, con frecuencia esta información se escribe de manera distinta en muchos países y en muchos idiomas. Por tanto, la información es ambigua y se puede malentender, o puede no ser procesada en los sistemas electrónicos

Soluciones

Para representar esta información de una manera clara, se puede codificar. El código se convierte en una manera única e inequívoca de representar la información, en formato en papel así como en intercambio electrónico.
Los documentos o formularios diseñados requerirán el uso de códigos que se utilizan a nivel internacional, como por ejemplo, conforme a las Recomendaciones de la CEPE/ONU que se presentan a continuación, incluyendo el LOCODE/ONU, Incoterms, etc.

Ejemplo

Abajo se presenta un modelo de formulario de instrucción de envío de la FIATA Indica los sitios donde se emplean listas de códigos en el documento.

Beneficios

Las Listas de Códigos garantizan que los errores se minimicen, como las faltas de ortografía, los malentendidos y la ambigüedad. Las listas de códigos se publican como parte de un proceso de normas y recomendaciones que son esenciales para la interoperabilidad de los mensajes.

Las listas de códigos que aparecen abajo son parte de las Recomendaciones de la CEPE/ONU y del CEFACT/ONU;