Armonización de Datos

El CEFACT/ONU define la armonización de datos como un proceso iterativo de captura, definición, análisis y conciliación de los requisitos de información del gobierno, y la estandarización de datos como el mapeo de estos datos simplificados conforme a las normas internacionales(*).

Relevancia para la facilitación del comercio

A lo largo de una transacción comercial transfronteriza, los comerciantes y a otros proveedores de servicios de logística y de transporte deben proporcionar información a muchas entidades reguladoras y otros socios a lo largo de la cadena de suministro. La información que se requiere corresponde a las mercancías, su embalaje, peso, altura, y medios de transporte, así como a los detalles del importador y del exportador. Por tanto, se intercambia una gran cantidad de diferentes documentos de comercio, la mayoría aún en formato impreso. Las partes interesadas dedican mucho tiempo a preparar la información, llenar los documentos y presentarlos. Cuando los requisitos de datos no se armonizan ni estandarizan, cada entidad y cada documento pueden tener diferentes requisitos. Los datos se entienden de diferentes maneras y pueden no tener la misma forma de representarse. Esto aumenta la complejidad de manejar los requisitos de información e incrementa la probabilidad de que se cometan errores. Las diferencias en los conjuntos de datos también inhibe el intercambio entre las entidades, por lo que la misma información con frecuencia debe presentarse varias veces.

Beneficios

La armonización y estandarización facilitan la presentación y el procesamiento de la información de comercio (documentos y datos). Puede ayudar a:

• reducir los requisitos de información al eliminar redundancias y duplicaciones, por consiguiente, facilitan la presentación de la información,
• mejoran la calidad de los datos y por tanto, reducen el número de errores,
• facilitan la recepción, procesamiento y verificación de la información, y
• simplifican el intercambio de datos y mejoran la automatización ya que esto garantiza la interoperabilidad.

La armonización de datos es un aspecto importante de cualquier proyecto de automatización, en particular, para una Ventanilla Única para el Comercio, para la migración al comercio sin soporte de papel, y para la alineación de documentos.

Proceso de armonización de datos

La armonización de datos “involucra un conjunto de actividades que mejora la consistencia en el uso de los elementos de datos en términos de su significado y su formato de representación” (*). Generalmente se lleva a cabo a nivel semantico antes de considerar las estructuras de los documentos. Posteriormente, la sintaxis del mensaje se puede elaborar a partir de las normas de denominación estándar que pueden ser parte de las Especificaciones Técnicas estándar. Esto garantiza que la sintaxis del mensaje también esté armonizada cuando se deriva de la semántica al usar una regla de diseño y denominación (NDR por sus siglas en inglés) como parte de las Especificaciones Técnicas con base en los estándares.

Existen actualmente dos guías que explican las distintas herramientas y actividades que pueden ser usadas para la armonización de datos (ver Soluciones y Herramientas). El proceso generalmente se inicia preparando un inventario de los requisitos actuales de datos, se definen los datos recabados, se analizan los requisitos de información y los elementos de datos, y se concilian los datos (esto es, los datos de comercio que se definen, analizan y armonizan con las normas internacionales). El resultado de estos pasos es un conjunto de datos nacionales simplificado y estandarizado para que se puedan desarrollar los documentos electrónicos.

Soluciones y herramientas

Un proceso de armonización de datos como se definió anteriormente, idealmente usará el Análisis de Procesos de Negocio en la fase de captura, para identificar y mapear la información y documentar los requisitos, y los flujos de datos y de documentos. Este análisis revela una imagen clara de la situación actual y permite la identificación de las redundancias.
El proceso de definir y analizar los datos debe de integrar las normas internacionales como el UNTDED y las listas de códigos recomendadas. El UNTDED es el directorio de elementos de datos comerciales de las Naciones Unidas que provee identificación clara e inequívoca de los elementos de datos (nombre de los elementos de datos, descripción y números de cuatro dígitos) de los documentos de comercio analizados. Hacer referencia al UNTDED garantiza la consistencia. En la fase de conciliación y durante la elaboración de los documentos electrónicos, se pueden utilizar otros modelos de datos de referencia para mapear los datos de comercio. En los casos donde existen estándares para los mensajes dentro del ámbito del proyecto, el proceso debe considerar la armonización que ya se ha llevado a cabo. Generalmente es mejor volver a utilizar los elementos semánticos que tener que elaborar un conjunto nuevo. Por tanto, los datos deben representarse en un Modelo de Datos como la Biblioteca de Componente Básico de la ONU o el Modelo de Datos de la OMA. Esto no solo contribuye a validar el proceso, sino que también garantiza una mejor interoperabilidad con sistemas que ya emplean los estándares.

Guías prácticas

La UNNExT, el CEFACT/ONU y la OMA elaboraron guías prácticas que pueden orientar y ayudar en los proyectos de armonización de datos:
Guía para la Armonización de Datos y Modelos de la UNNExT
Recomendación No. 34 de la CEPE/ONU-CEFACT/ONU
Modelo de Datos de la MCA, ARMONIZACIÓN DE DATOS DE LA VENTANILLA ÚNICA