Proceso de Facturación
En un ciclo de transacción típico, se genera una factura después de concluido el proceso contractual y de venta. El proceso de facturación tradicional siempre ha formado parte de un conjunto más amplio de procesos de negocio en el comercio que incluyen la colocación y aceptación de una orden, el procesamiento de la orden, la entrega de la mercancía y el pago final. Este es un proceso de compra-a-pago desde la perspectiva del comprador, y uno de pedido-a-cobro desde la perspectiva del vendedor. Juntos reciben el nombre de “proceso comercial”. Por consiguiente, desde un punto de vista del proceso de negocio, una factura nunca es un documento aislado, sino que siempre es el resultado—y está ligado con—otras actividades.
Los aspectos de pago de una factura generalmente involucran la generación de un pago por parte del receptor de la factura en respuesta a los detalles de pago que aparecen en la misma. Debido a que una factura es en parte una solicitud de pago, existen claras sinergias entre los sistemas de pago y el proceso de facturación. Nótese que la factura no es un documento bancario. Los enlaces del proceso de facturación y los bancos pueden proporcionar servicios adicionales como el procesamiento, la distribución de la factura y el financiamiento de la cadena de suministro.
Desventajas de los sistemas basados en el papel
Todas las partes perciben que la emisión y el intercambio de facturas impresas ocasionan que no exista un control ni una visibilidad óptimos respecto a los gastos y recibos actuales y estimados. La falta de controles, los procesos secuenciales de aprobación manual y la carencia de una perspectiva de toda la empresa de las cuentas por cobrar y pagar pueden retrasar los pagos. Esta prolongación ocurre principalmente debido a que el proceso de facturación depende de otro tipo de acciones dentro del proceso comercial como los pedidos y la entrega. Esto genera costos en términos de intereses y descuentos que se pierden. Las principales desventajas del proceso tradicional de facturación son:
- errores en ambos lados al momento de la elaboración e ingreso de datos;
- altos costos operativos por factura tanto del lado del vendedor como del receptor;
- incluso mayores costos en el caso de errores o controversias; y
- participación de múltiples sistemas.
Guía de Implementación
El vendedor y el comprador tienen que intercambiar facturas. A pesar de que los formatos electrónicos ya son posibles, los métodos más comunes para el intercambio de facturas son el correo y, en el caso de las transacciones cara a cara, la entrega en mano al cliente. El principal problema de tal procesamiento manual es que el papel sigue estando muy arraigado en los procesos de facturación entre entidades de todos los tamaños.
El proceso de facturación es un paso importante del comercio ya que detona el inicio del proceso de pago entre los socios comerciales. El impacto de la tecnología es importante para facilitar el esfuerzo continuo que llevan a cabo las compañías para reducir el número de documentos en papel. El proceso puede simplificarse a través del uso de formatos, de elementos de datos armonizados o formularios clave para documentos estándar (ejemplo la Recomendación N. 6 de CEPE/ONU) que acelera la adopción del intercambio electrónico de datos de los documentos de factura (p. ej., factura electrónica)
Referencias
El estudio de facturación electrónica 2008 de la Asociación Bancaria Europea/Innopay, proporciona una profunda descripción del mercado y análisis de la facturación y en particular, de la facturación electrónica.
