Facturas Electrónicas
La facturación electrónica es un sistema de procesamiento de las transacciones de bajo costo que aprovecha la tecnología de la información para transformar un proceso de cobro manual y orientado al papel en una versión electrónica de envío y archivo de datos más rápida y eficaz. En la Directiva del Consejo de la Unión Europea 2001/115/EC se presenta una definición de la facturación electrónica: “El envío de facturas ‘por medios electrónicos’, esto es, la transmisión al receptor usando equipo electrónico para procesar y almacenar datos”. Con la factura electrónica, la factura impresa tradicional es reemplazada por una versión electrónica, que elimina muchas de las desventajas de la primera, mientras que conserva la factura como un documento intacto.
Guía de Implementación
La idea de la facturación electrónica proviene del creciente enfoque en el comercio sin soporte de papel, que se define a grandes rasgos como las transacciones de negocio que implican el intercambio de datos a través de medios electrónicos. Requiere que todos los participantes en la actividad comercial realicen e implementen un proceso estándar de intercambio y aceptación de contratos o facturas que documenten las transacciones. Dependiendo de la naturaleza de la transacción, el proceso del comercio sin soporte de papel puede involucrar a diversos de agentes como aseguradoras, organizaciones de transporte, departamentos de impuestos y de Aduanas, bancos y organizaciones financieras. Las autoridades gubernamentales (p. ej., departamentos de impuestos, clientes, liberación) juegan un papel importante en esta cadena. Por lo tanto, para facilitar mayor eficacia de todos los participantes, estos departamentos públicos deben establecer ciertos estándares con respecto a los componentes y formatos electrónicos de las facturas/comprobantes, sus procesos de transmisión, y su condición jurídica.
Los diferentes procesos en el ciclo completo de la factura electrónica incluyen:
- transformación de un documento impreso en una versión electrónica,
- elaboración de una factura electrónica,
- transmisión de la factura electrónica,
- recepción de la factura electrónica,
- entrada automatizada al sistema de contabilidad del comprador,
- validación de la entrada al sistema de contabilidad,
- selección del método de pago,
- manejo de controversias, y
- aprobación final para el pago.
Beneficios
Desde una perspectiva logística, las facturas electrónicas ayudan a reducir la cantidad de papel empleado para documentar y almacenar la información que generan las transacciones. Por medio de la facturación electrónica, los vendedores pueden prescindir de una serie de procesos manuales como la impresión, el envío por correo tradicional, la documentación, el almacenamiento, y la conciliación de facturas impresas. La adopción de estándares para la facturación electrónica ofrece una transferencia de datos más rápida y eficaz, que reduce la duración de los ciclos de facturación. Las notificaciones y las actualizaciones oportunas sobre la condición de las facturas, la transmisión más rápida de las facturas para obtener la aprobación de los pagadores, y los sistemas más ágiles para el manejo de controversias generan mejores servicios al cliente. Los pagadores reciben actualizaciones constantes sobre el estado de las facturas y las fechas de pago, que les permiten calcular el flujo de efectivo con mayor certeza, contribuyendo así a que obtengan una mejor y más eficaz administración de su capital de trabajo.
Un buen ejemplo de esto es la capacidad para otorgar descuentos por pronto pago. Algunos proveedores otorgan descuentos si las facturas que emiten se pagan con rapidez. A muchos clientes les gustaría aprovechar tales descuentos. Los beneficios de la facturación electrónica han estado limitados “hasta hace poco” a las grandes compañías, dadas las significativas aplicaciones de infraestructura que se requieren para operar transacciones electrónicas continuas. Los beneficios asociados con la facturación electrónica se filtran ahora hacia las pequeñas y medianas empresas (PYMES) por las siguientes razones:
- La evolución de modelos de servicio de alojamiento y software (SaaS)ha disminuido significativamente el costo inicial de implementar soluciones automatizadas y reducir los problemas de su mantenimiento.
- Los descuentos por el pronto pago y las capacidades financieras de la cadena de suministro que ofrecen las redes de facturas electrónicas están generando enormes beneficios estratégicos en torno a las mejoras en la administración del capital de trabajo.
Los valores intrínsecos ligados con la adopción de la facturación electrónica están alentando a muchos países a aplicar tales métodos, especialmente en favor de las pequeñas y medianas empresas nacionales.
Retos
Una de las barreras principales que frena todavía a la facturación electrónica y a las iniciativas de pagos que todavía no es una práctica generalizada. Convencer a los proveedores a cambiar sus procesos para estar en línea con las necesidades del comprador es un proceso costoso y que toma mucho tiempo. El éxito depende en gran medida de la capacidad que tenga el comprador para presentar una propuesta convincente de valor agregado a los proveedores. Muchos compradores no han logrado comunicar de manera efectiva a los proveedores el valor de la automatización de la factura electrónica y, como resultado, les resulta difícil generar los resultados que esperaban de la implementación de las soluciones de facturación electrónica. Uno de los mensajes centrales del valor que crea la facturación electrónica es que representa el elemento de soporte de la financiación de la cadena de suministro.
Referencias
Una lectura recomendable incluye la Descripción y análisis del mercado europeo sobre la factura electrónica de la Asociación Bancaria del Euro (EBA por sus siglas en inglés)-Innopay (2008) y un investigación sobre la facturación electrónica del Deutsche Bank
