Requisitos documentales

Los requisitos documentales para el transporte generalmente provienen de acuerdos y convenios internacionales, como los de la CEPE/ONU que se refieren a la facilitación del transporte cuando se cruzan fronteras.

Los requisitos documentales se ocupan de cuestiones como

• La propiedad de la mercancía, especialmente cuando ésta cambia durante el transporte; un caso particular es el conocimiento de embarque negociable, para el que la Recomendación No.12 de la CEPE/ONU sugiere el uso de un conocimiento de embarque marítimo no negociable.
• La constancia de que se cuenta con los permisos y certificados requeridos para las mercancías, su embalaje o el medio o la ruta de transporte.
• Las prescripciones deben seguir ciertos procedimientos, reglas, rutas, instalaciones y paradas.
• Documentación de la carga (como el conocimiento de embarque, el conocimiento de embarque aéreo, la carta de porte ferroviaria o carretera), que debe viajar junto con la mercancía durante el transporte, así como las condiciones para proporcionar esta documentación de manera electrónica.
• Las condiciones y la responsabilidad bajo las cuales opera el contrato de transporte, en particular los muy utilizados Incoterms de la Cámara Internacional de Comercio.
• La documentación que debe entregarse a las autoridades y que incluye declaraciones y permisos, así como la factura comercial acompañada de la declaración aduanera.
  

Estos requisitos documentales influyen en el intercambio de los documentos a lo largo de la cadena de transporte y en su administración. Ciertos documentos impresos, especialmente los manifiestos de carga, pueden tener que acompañar físicamente a la mercancía. Estos y otros documentos pueden intercambiarse de forma electrónica con anticipación a la llegada física de la mercancía, lo que permite que se lleven a cabo los preparativos en una etapa temprana. Incluso cuando los documentos impresos deben acompañar a la mercancía, el intercambio electrónico de estos documentos hará más fluido el paso de las mercancías a su arribo y facilitará el proceso comercial. Si los documentos solo arriban junto con la mercancía o incluso después de ésta, se retrasa el transporte de la mercancía y su entrega al consignatario.

Los requisitos documentales que se requieren al final de la cadena de transporte (como la documentación que la acompaña y que va dirigida a la Aduana) pueden tener que recabarse al inicio del transporte e ir pasando entre todas las partes a lo largo del movimiento de transporte.

Para las comunicaciones electrónicas, los mensajes de transporte del CEFACT/ONU y las listas de códigos (como señalan las Recomendaciones de la CEPE/ONU, en particular, las número 16 sobre códigos de localización, 19 sobre modos de transporte, 20 sobre unidades de medida, 21 sobre tipos de embalaje, 23 sobre códigos de costo de flete, 24 sobre códigos de estado y 28 sobre tipos de medios de transporte) ofrecen un marco que tiene un uso generalizado.

Los temas principales de la facilitación del comercio son: conocimiento de y cumplimiento con la legislación nacional e internacional; emisión correcta y oportuna de los documentos que acompañan a las mercancías; cruces fronterizos eficaces debido a que la documentación que se recibe por anticipado cuenta con la información requerida (como documentos de transporte, manifiestos y declaraciones aduaneras) y, por tanto, se realiza una liberación previa de la mercancía; uso de documentación no negociable en vez de documentación negociable; uso de documentos electrónicos en vez de documentos impresos.

Se puede fomentar la facilitación del comercio ejecutando: recomendaciones de los acuerdos y convenios internacionales de la CEPE/ONU; la Recomendación 12 de la CEPE/ONU sobre el uso de cartas de conocimientos de embarque por vía marítima o pluvial no negociables en vez de conocimientos de embarque negociables; intercambio moderno de información para un manejo más eficaz de los documentos, por ejemplo, utilizando la Recomendación 1 de la CEPE/ONU sobre el Formulario Clave de las Naciones Unidas para los documentos de comercio; y usando los documentos estándar de las organizaciones internacionales de transporte, como el conocimiento de embarque de la FIATA.