Proceso “Tal Como Está” (As is)

En el Análisis de Proceso de Negocios la descripción de los procesos Tal como Está (As is) constituye la primera fase después de haber identificado el alcance del trabajo.

Las medidas para racionalizar, armonizar, simplificar y automatizar los procedimientos y los documentos de comercio dentro de una región o un país solo pueden identificarse y llevarse a cabo una vez que se cuenta con una imagen clara de los procesos y procedimientos actuales.
Los procesos de comercio se pueden definir en términos de los participantes que están involucrados en el intercambio de la información, la información que se requiere para que el proceso se lleve a cabo, los resultados que se generan de la ejecución del proceso, y las normas que los rigen.
El resultado principal de esta primera parte del ejercicio de un BPA para la facilitación del comercio incluye los siguientes componentes:

Diagramas del proceso (vea ejemplos y diagramas)
Descripciones del proceso (vea descripción)
Gráfica de plazos del procedimiento (vea abajo)
Formularios y documentos de comercio (vea Documentos de Comercio)
Leyes, normas y reglamentos relacionados al comercio (Acuerdos y Reglamentos Internacionales)

Los procesos se pueden ilustrar usando los diagramas de Caso de Uso y se pueden describir como una o más descripciones de Caso de Uso. En los diagramas de Actividad se pueden presentar diagramas más detallados que muestren las actividades de los diferentes socios y los flujos de información entre ellos. El ejemplo que se basa en la llegada de un buque a puerto se ilustra en los procesos “Tal como está”.

La Gráfica de Plazos del Procedimiento

La gráfica de plazos del procedimiento es una ilustración del tiempo que se requiere para completar cada proceso de comercio en la esfera temática de comercio que le interese. Permite a los analistas del proceso identificar posibles cuellos de botella.

Resultados y observaciones respecto a la fase “Documento sobre los procesos Tal como está”:

Paso: Obtener información general

Resultados	Lo que debe hacerse	Lo que no debe hacerse
Una carpeta con información general sobre los procesos de negocio que puede acompañarse con una breve nota explicativa sobre cada actividad de comercio.	Recabe información general de distintas fuentes disponibles tan distantes una de otra como sea posible.	No lleve a cabo ninguna sesión de entrevistas antes que su entrevistado cuente con suficiente información general y esté familiarizado con la organización y los procesos de comercio específicos que se van a comentar.
Un listado de las preguntas guía para la entrevista.

Paso: Lleve a cabo entrevistas, consolide y documente los procesos de comercio.

Resultados	Lo que debe hacerse	Lo que no debe hacerse
Un conjunto de descripciones de procesos de comercio que incluye:* Diagramas del proceso: (Caso de Uso y Diagramas de Actividad) Descripción de Procesos: Descripciones de Caso de Uso Gráfica de plazos de Procedimiento Formularios y documentos comerciales Leyes, normas y reglamentos relacionados al comercio	Defina y documente los procesos de manera que reflejen el estado actual de las prácticas.	En la primera entrevista, no comparta anticipadamente las preguntas con los entrevistados ya que esto no conduce a una discusión abierta. Sin embargo, se les debe informar de las expectativas generales y de los procesos de comercio que tengan un interés específico.
Cuando describa y documente un proceso, comience con el diagrama de la actividad. Trazar dibujos ayuda a formular las ideas y a presentar una secuencia lógica de las actividades. Trazar el primer diagrama probablemente sea un tanto complicado. Cuando se percate de que no hace sentido conectar dos actividades en una secuencia lógica, significa que pueden faltar algunas actividades intermedias.
Anote las preguntas que surjan al trazar los dibujos y utilice estos apuntes para otra sesión de entrevistas. Estructure la segunda ronda de entrevistas con base en estas preguntas.	No intente al inicio crear procesos que parezcan perfectos. La perfección no representa lo que sucede en la realidad y, por lo tanto, no puede servir como un punto de referencia para las mejoras.
Tenga consideración del tiempo valioso de los entrevistados. Trate de usar el tiempo de los entrevistados de una manera eficaz.
Realice periódicamente sesiones donde se compartan experiencias entre los integrantes del equipo de analistas del proceso Compartir experiencias permite observar y describir patrones de los procesos a lo largo de las esferas temáticas de comercio. Por ejemplo, los analistas del proceso que son responsables de definir los procesos de diferentes productos descubrirán por ellos mismos que sin importar cuáles sean los productos, los comerciantes tienen que cumplir con las reglamentaciones aduaneras al momento de presentar las declaraciones aduaneras de acuerdo con instrucciones similares que proporcionan las Aduanas.
Siempre que sea posible reutilice los patrones (diagramas de procesos idénticos). Al reutilizar patrones se ahorra tiempo y se garantiza la consistencia de los procesos a lo largo de la esfera temática de comercio.

La siguiente fase del proceso del BPA es Identificar oportunidades donde mejorar. Refiérase a la Metodología de Análisis de Procesos para conocer más sobre los resultados y las responsabilidades de las funciones en cada fase.