Identifique Oportunidades de Mejora

En esta fase, el análisis de procesos de negocio consiste en el análisis de los procesos “Tal como está” y la identificación de temas problemáticos y mejoras potenciales. Factores como la necesidad de adaptarse a cambios reglamentarios, asuntos de seguridad comercial, y el esfuerzo para garantizar que la información llegue antes de que arribe la mercancía a fin de reducir los retrasos, pueden impulsar los cambios necesarios.
El proceso de análisis incluye la identificación de un subconjunto de actividades que causan demoras prolongadas, procedimientos duplicados, requisitos documentales redundantes, etc. Se pueden lograr mejoras con el uso de documentos estandarizados, de recomendaciones y con la adopción de una estrategia de Ventanilla Única que proporcione datos de entrada comunes entre los sistemas que anteriormente funcionaban de manera independiente. Las medidas de desempeño como el tiempo promedio para ejecutar un proceso se pueden comparar con los objetivos o con las normas internacionales para identificar las áreas de mejora.

Medidas de desempeño: Con base en procesos “Tal como está”, determine el tiempo promedio que toma completar los procesos, el tiempo promedio de envíos, tiempos necesarios para la liberación, etc. Compare contra las metas establecidas por la administración o contra los puntos de referencia internacional.
Identifique cuellos de botella: Los diagramas de actividad pueden ayudar a identificar cuellos de botella. ¿Pueden estos eliminarse con recursos adicionales, o reorganizando los procesos, o ejecutando los procesos en paralelo en vez de hacerlo de manera secuencial?
Mejores prácticas: ¿Usan los procesos actuales los mejores estándares y las mejores prácticas internacionales? ¿Se utilizan los documentos estándares de la ONU, los mensajes estándares del EDIFACT/ONU o los esquemas XML?
Disminuya lo requisitos de datos: Identifique la mínima información que se requiere para permitir que cada proceso se lleve a cabo. ¿Se puede reducir la cantidad de datos que se solicita actualmente?
Armonice los datos: ¿Se pueden armonizar los datos requeridos por los distintos procesos/entidades a fin de simplificar los requisitos de quienes presentan los datos (comerciantes, proveedores de transporte, agentes aduanales, etc.)?
Ventanilla Única: ¿Pueden usar diferentes entidades una misma entrada?
Entrada electrónica: Considere pasar de las entradas en papel a las entradas en computadora para reducir errores y retrasos.

Resultados y observaciones respecto a esta fase:

Resultados	Lo que debe hacerse	Lo que no debe hacerse
Una serie de observaciones sobre los procesos Tal como está que pueden mejorarse.	Al realizar sesiones de entrevistas y revisión de actividades entre pares, formule preguntas a los entrevistados, profesionales y expertos sobre sus opiniones y observaciones respecto a cualquier cuello de botella y aspectos relacionados con el proceso, los requisitos documentales, normas y reglamentos que deben mejorarse, y sobre cómo lograrlo.	No espere hasta el final para analizar e identificar cualquier cuello de botella y comentar sus observaciones de mejoras, en cambio, recopile gradualmente las opiniones y observaciones relacionadas a lo largo de todas las fases de estudio del análisis del proceso.

La siguiente fase del proceso de Análisis de Procesos de Negocio es precisar el proceso “Como se desea que esté”, después de haber identificado mejoras de implementación.
Refiérase a la Metodología de Análisis de Procesos para conocer más sobre los resultados y las responsabilidades de las funciones en cada fase del proceso del BPA general.