الفواتير الالكترونية
الفاتورة الالكترونية هي نظام منخفض التكاليف لمعالجة المعاملات التي تستفيد من تكنولوجيا المعلومات لتحويل عملية إعداد الفواتير اليدوية والورقية إلى صيغة الكترونية أكثر فاعلية في معالجة رسائل البيانات والمحافظة على السجلات. عُرِّفت الفاتورة الالكترونية في المبدأ التوجيهي رقم (2001/115/EC) الصادر عن المجلس الأوروبي بأنها: “إرسال الفواتير عبر الوسائل الالكترونية؛ أي نقلها إلى المتلقي باستخدام معدات الكترونية لمعالجة وتخزين البيانات”. مع إنطلاق الفاتورة الالكترونية، استبدلت فاتورة الورقة التقليدية بنسخة الكترونية مما أزال كثيراً من سلبياتها بينما حافظ على الفاتورة بمثابة وثيقة قائمة.
موجهات التنفيذ
انبثقت فكرة الفاتورة الالكترونية من التركيز المتزايد على التجارة اللاورقية التي تعرف بشكل عام باعتبارها معاملات أعمال تجارية تتضمن تبادل البيانات عبر الوسائل الالكترونية، فهي تتطلب من كل المشاركين في النشاط التجاري تحقيق وتنفيذ العملية المعيارية الخاصة بتبادل العقود والقبول بها أو الفواتير التي توثق المعاملات. وبحسب طبيعة المعاملة، يمكن أن تشمل عملية التجارة اللاورقية كثيراً من الجهات مثل شركات التأمين، وتنظيمات النقل، وإدارات الجمارك ورسوم الإنتاج، والبنوك، والمنظمات المالية. وتؤدي السلطات الحكومية (مثل هيئات التخليص الجمركي، والجمارك، ورسوم الإنتاج، وإدارات الضرائب) دوراً هاماً في هذه السلسلة. وحتى يتسنى تيسير مزيد من الفاعلية بين جميع المشاركين، يجب أن تضع هذه الإدارات العامة معايير معينة متعلقة بالعناصر وصيغ الفواتير الالكترونية، وعمليات تحويلها، ووضعيتها القانونية).
شمل مختلف العمليات المرتبطة بالدورة الكاملة للفاتورة الالكترونية ما يلي:
- تحويل المستند الورقي إلى نسخة الكترونية؛
- إنشاء الفاتورة الالكترونية؛
- تحويل الفاتورة الالكترونية
- استقبال الفاتورة الالكترونية؛
- الدخول الآلي في النظام المحاسبي للمشتري؛
- التحقق من الدخول في النظام المحاسبي؛
- اختيار أسلوب الدفع؛
- إدارة النزاع؛
- والموافقة النهائية على السداد.
الفوائد
تساعد الفواتير الالكترونية، من وجهة نظر لوجستية، على الحد من كمية الأوراق المستعملة للتوثيق أو تخزين معلومات المعاملة. ويستطيع البائعون، عبر الفوترة الالكترونية، أن يتخلصوا من كثير من العمليات اليدوية مثل الطباعة، والإرسال البريدي، والتوثيق، والتخزين، والتوفيق بين الفواتير الورقية. فتبني معايير الفوترة الالكترونية يتيح نقل البيانات بصورة سريعة وفعالة، ويحدُّ بذلك من الفترة الزمنية التي تستغرقها دورة عملية إعداد الفاتورة.
إن الاخطارات الآنية وتحديث حالة الفاتورة، والتحويل السريع للفواتير لموافقة الدافعين عليها، ونظم الإدارة السريعة لحل النزاعات تنتج خدمة أفضل للعملاء. يتلقى الدافعون على تحديثات منتظمة عن حالة الفاتورة وتوقيت السداد، مما يمكنهم من تقدير التدفق النقدي الخارجي بتيقن ويساعدهم بذلك على إنجاز أفضل وإدارة فاعلة لرأس المال العامل.
يتمثل واحد من أفضل الميزات لهذا النظام في المقدرة على إعطاء تخفيضات على السداد الفوري. ويعطي بعض الموردين تخفيضات إذا دُفعت الفواتير التي أصدروها بسرعة، وكثير من العملاء يرغبون في الاستفادة من هذه التخفيضات. إن فوائد الفوترة الالكترونية كانت حتى الآونة الأخيرة قاصرة على الشركات الكبيرة نظراً لأن تطبيقات البنى التحتية الكبيرة المطلوبة لإدارة معاملات فوترة الكترونية سلسة. وقد بدأت الفوائد المرتبطة بالفوترة الالكترونية قد تنساب الآن شيئاً فشيئاً إلى الأعمال التجارية الصغيرة والمتوسطة، ويعزى ذلك للأسباب التالية:
- لقد خفض بروز (نماذج الخدمة الالكترونية المستضافة والبرمجيات الخدمية) التكلفة المدفوعة مقدماً لتنفيذ الحلول الآلية والحد من مشكلات صيانتها.
- إن التخفيضات المتعلقة بالسداد المبكر وقدرات تمويل سلسلة الإمداد التي توفرها شبكات الفاتورة الالكترونية تعود بفوائد إستراتيجية جمة على تحسين رأس المال العامل.
لقد شجعت القيم الجوهرية المرتبطة بإعتماد الفوترة الالكترونية كثير من الدول على تطبيق هذه النماذج لا سيما بين المؤسسات الصغيرة والمتوسطة.
التحديات
واحدة من أكبر العوائق التي ما زالت تعرقل الفوترة الالكترونية ومبادرات المدفوعات هي تبني الموردين لأساليب جديدة أو الافتقار إليها، حيث أن اقناع الموردين بتغيير عملياتهم لكي تتسق مع حاجات المشتري هو أمر مكلف ويستهلك وقتاً طويلاً. والنجاح يعتمد بشكل كبير على قدرة المشتري في تقديم مقترح للموردين يضيف قيمة جديدة. وقد فشل كثير من المشترين في إجراء اتصال فاعل حول قيمة آلية الفواتير مع مورديهم، ونتيجة لذلك، كافحوا من أجل التوصل إلى النتائج المتوقعة من تنفيذ حلول الفوترة. وواحدة من الرسائل الأساسية المتعلقة بالقيمة المتحققة من الفوترة الالكترونية هي أنها تمثل عنصراً مساعداً في تمويل سلسلة الإمداد.
المراجع
إن الدراسة عن الفوترة الالكترونية التي قام بها الاتحاد المصرفي الأوروبي (2008) قدمت وصفاً متعمقاً عن السوق وتحليلاً عن الفوترة لا سيما الفوترة الالكترونية. لمزيد من المعلومات يرجى الاطلاع على الموقع الالكتروني: بالإضافة للبحث الذي قام به البنك الألماني عن الفوترة الالكتروني.
