عملية الحالة الراهنة

إن وصف عمليات الحالة الراهنة في تحليل عملية الأعمال هو المرحلة الأولى بعد تحديد نطاق العمل. ويمكن تحديد وتنفيذ التدابير الخاصة بمواءمة الإجراءات والوثائق، وتوحيدها، وتبسيطها، وتشغيلها آلياً في إقليم أو قطر فقط حالما يتم الحصول على رؤية واضحة عن العمليات والإجراءات الراهنة.

يمكن تعريف عمليات الأعمال في سياق المشاركين في تبادل المعلومات، والمعلومات المطلوبة لتمكين تشغيل العملية، والنتائج المستخلصة من تنفيذ العملية، والقواعد التي تحكمها.
تحتوي النتيجة الأساسية المتمخضة عن الجزء الأول من تجربة تحليل الأعمال لتيسير التجارة على العناصر التالية:

مخططات العملية (أنظر الأمثلة والمخططات)
أوصاف العملية (أنظر الأوصاف)
خريطة إجراءات الزمن (أنظر أدناه)
نماذج ومستندات التجارة (أنظر مستندات التجارة)
القوانين، والقواعد، والنظم المتعلقة بالتجارة (قواعد اتفاقيات التجارة)

يمكن شرح العمليات باستعمال المخططات التي تصف الحالات، ويمكن وصفها في الحالة الواحدة أو أكثر باستعمال أوصاف الحالات. ويجوز عرض مزيد من المخططات التفصيلية التي تعكس الأنشطة التي يقوم بها مختلف الشركاء وتدفقات المعلومات بينهم في مخططات . الأنشطة. ويشرح المثال الذي يصف وصول السفينة في الميناء (example?) الأنشطة. ويشرح المثال الذي يصف وصول السفينة في الميناء عمليات الحالة الراهنة.

جدول الزمن – الإجراء

يوضح الجدول الوقت المطلوب لإكمال كل عملية أعمال في قطاع الأعمال المختص. ويمكن الجدول محللي العملية من التعرف على العوائق المحتملة

الأهداف القابلة للتحقيق والتعليقات المتعلقة بمرحلة توثيق عملية الحالة الراهنة:

الخطوة الأولى: الحصول على معلومات أساسية

الأهداف القابلة للتحقيق	الأعمال المطلوبة	الأعمال المنهي عنه
إعداد ملف بالمعلومات العامة عن عمليات الأعمال التي ربما تصحبها مذكرة توضيحية موجزة عن كل نشاط عمل	جمع المعلومات العامة من عدة مصادر متاحة بقدر الإمكان	عدم التعجل في دخول أي جلسة مقابلة قبل استيعاب من يجرون المقابلة للمعلومات العامة والتعود على التنظيم وعمليات الأعمال المعينة التي تخضع للمقابلة
قائمة من الأسئلة الموجهة حول المقابلة	جمع المعلومات العامة من عدة مصادر متاحة بقدر الإمكان

الخطوة الثانية: إجراء المقابلات ودمج وتوثيق عمليات الاعمال

الأهداف القابلة للتحقيق	الأعمال المطلوبة	الأعمال المنهي عنها
مجموعة من أوصاف عملية الأعمال تتضمن:* معالجة الرسوم البيانية: (استعمل الرسوم البيانية التي تعكس الحالة والنشاط). * معالجة الأوصاف: استعمال أوصاف الحالة * جدول الزمن: الإجراءات * استمارات ومستندات التجارة * القوانين والقواعد والنظم المتعلقة بالتجارة	تعريف وتوثيق العمليات بطريقة تعكس حالة الممارسات الحالية	لا تقدم الأسئلة، في المقابلة الأولى للذين تُجرى معهم المقابلة مسبقاً، حيث أن هذا لا يؤدي لنقاش مفتوح. ورغم ذلك، يجب أن يطلعوا على التوقعات العامة وعملية الأعمال الخاصة ذات الاهتمام.
	ابدأ، عند وصف وتوثيق العملية، بجدول الأنشطة. إن الرسم يساعد على صياغة الأفكار والتسلسل المنطقي للأنشطة. ربما يكون تخطيط االرسم البياني الأولفيه صعوبة. حينما تتحقق بأن ربط نشاطين بتسلسل منطقي بلا معنى. فإن ذلك قد يعني عدم توافر بعض الأنشطة بين هذا وذاك.
	اكتب الأسئلة التي تُثار عند التخطيط لها واستعمالها لجلسة مقابلة أخرى. وهيكلة الدورة الثانية من المقابلة بناء على هذه الأسئلة	عدم اصطناع عمليات تبدو متقنة من البداية. فالإتقان لا يمثل في الحقيقة ما يحدث في الواقع، ولهذا لا يمكن إعتباره أساساً لتحقيق التحسن.
	مراعاة وقت من تجري معهم المقابلة، ومحاولة استغلال وقتهم بفاعلية.
	عقد جلسة لتبادل الخبرات بين فريق محللي العمليات من وقت لآخر. يسمح تبادل الخبرات بالملاحظة ووصف الأنماط في كل مراحل نطاق العمليات. على سبيل المثال يكتشف محللو العمليات فيما بينهم بأنه بصرف النظر عن طبيعة المنتجات، يتعين على التجار الإتساق مع نظم الجمارك في تقديم الإقرارات الجمركية وفقاً لتعليمات مماثلة صادرة عن إدارة الجمارك.
	يتعين دائما استعمال الأنماط (الرسم البياني للعمليات المماثلة) كلما كان استعمالها قابلاُ للتطبيق. إن إعادة استعمال الأنماط يوفر الوقت ويؤكد على اتساق العمليات في كل مراحل عمليات نطاق الأعمال.

ُتُعنى المرحلة التالية من عملية تحليل عمليات الأعمال بتحديد فرص التحسن. يُرجى الإشارة إلى منهجية تحليل العمليات للتعرف على مزيد من التفاصيل المتعلقة بالأهداف القابلة للتحقيق والمسؤوليات الخاصة بأدوار كل مرحلة