منهجية تحليل عمليات الأعمال (BPA) لتحليل العمليات القائمة

مُقدمة

يمكن استعمال منهجية تحليل عمليات الأعمال في تحديد إمكانيات التغلب على عوائق التجارة. ويجب اختيار هذه المنهجية على وجه الخصوص إنْ أسفرت الفحوصات والدراسات الاستقصائية وتقارير الخبراء عن ضرورة رفع كفاءة العمليات الكامنة وراء هذه العوائق. ويمكن ربط العمليات الإدارية مع عوائق التجارة حيث أنها قد تثير قضايا متعلقة بالمستندات التجارية. ويتمثل السبب الرئيسي الذي يدعو إلى تحليل تدفق الإجراء المعني، في توثيق هذه القضايا وتوفير المعلومات حول بيئتها. فتحليل عمليات الأعمال من شأنه توفير معلومات حول البيانات التي يستخدمها كل طرف، ومصدرها (أي، المستند)، وتسلسل إجراءات معالجتها. . ويمكنكم العثور على مزيد من التفاصيل حول تحليل عمليات الأعمال (BPA) هنا.

بدء المشروع

خلال مرحلة تعريف المشروع والإعداد له، تعمل الجهة الراعية للمشروع على تشكيل الفريق، وتعريف أهداف وغايات المشروع، وتوفير الموارد اللازمة . لتنفيذه. ومن ثمَّ تستطيع الجهة الراعية أو الفريق البدء بتحديد نطاق تحليل عمليات الأعمال. الذي يختار بدوره الجهات القائمة بالأعمال التي ستخضع للمقابلات، ويُحدد مستوى التفاصيل التي ستتناولها عملية التحليل. فعلى سبيل المثال، قد يكون قرار تحديد نطاق مشروع تيسير التجارة أن يشمل تحليل العمليات تُجاراً (من القطاع الخاص) أو أن يقتصر تركيزه على الجزء الإداري (العمومي) من العملية التجارية.
إنَّ العلم بالإجراءات الداخلية التي يتبعها التجار المشاركون قد يكشف الستار عن فرص المؤازرة القائمة. ويمكن تعديل العملية بأسرها لتتلاءم مع الأداء الأمثل عموماً، وليس مع أداء أحد الأطراف فحسب. وينبغي تحليل المعاملة التجارية وتحسينها عن طريق شمل الطرفين. وبوسع التجار تحسين الاتصالات بين الأطراف الفاعلة عبر محاذاة جانبي عملية الاتصالات (الطرف الطالب والطرف المستجيب).
علاوة على ذلك، يمكن تجنب مصادر الأخطاء عن طريق إعادة استعمال مجموعات البيانات الموجودة. فإذا كانت المعلومات متطابقة مع متطلبات الطرف الطالب، يستطيع الطرف المستجيب عندئذ إعادة استعمال المعلومات المُخرجة من أحد الأنظمة لاستيفاء المطلوب، ويستطيع أيضاً أتمتة هذا الإجراء. وإن كان عدد الأطراف المستجيبة التي تمتلك أنظمة مؤتمتة كبيراً بما يكفي، قد تُصبح العملية التجارية بمجملها مرشحة للانطواء تحت إطار الاتصالات الإليكترونية بين المؤسسات التجارية. ويجدر القول بأنَّ معالجة البيانات يدوياً من نظام إلى آخر تُعتبر مصدر الخطأ النمطي الأكثر شيوعاً.
وكلما وسّعت الجهة المُكلَّفة نطاق المشروع كلما كان عظم تأثير هذه النتائج، لأنَّ العدد المأخوذ بالاعتبار من شركاء المعاملة بغية التبسيط المُحتمل للعملية يكون أكبر. يُعتبر تحديد النطاق المُهمّة الحاسمة الأولى، فإنْ حدد الفريق نطاقاً واسعاً من العمليات التي ستخضع للتحليل فلن تكون حصيلة المشروع كفؤة، ولكن إن لم تُغط جميع الأطراف الفاعلة المُشاركة والعمليات، فقد لا تتحقق فرص التعاضد والتحسين.

تحليل عمليات الأعمال (BPA) كإطار لمشروع تيسير التجارة

توفر منهجية تحليل عمليات الأعمال إطار العمل اللازم لمشروعات تهدف إلى خفض عوائق التجارة عن طريق إدخال تحسينات على العملية. ولكي نستكشف حيز التحسينات المحتمل نحتاج إلى توثيق الوضع الراهن. ولهذه الغاية، يُقدِّم تحليل عمليات الأعمال (BPA) توثيقاً يُغطي جميع تدفقات المعلومات الخاضعة للتحليل وما يتصل بها من متطلبات. ويُعتبر هذا النوع من التوثيق الذي يُسمى “نموذج الوضع القائم”، أول نتاج تحليل عمليات الأعمال، والذي يمكن الاستفاضة بتحليله بهدف كشف اللثام عن مجالات التحسين المحتملة وتحديد السيناريوهات التي تحد من الجهود والتكاليف التي تقع على كاهل الأطراف المشاركة. ولتحقيق ذلك كله، ينبغي لمُنسق المشروع تشكيل فريق خبراء. . وقد حرص دليل تحليل عمليات الأعمال الصادر عن شبكة الأمم المتحدة لخبراء التجارة اللاورقية (UNNEXT BPA Guide 1 ) على وصف أدوارهم وواجباتهم بدقة. وعلاوة على الجهة الراعية المسؤولة عن المشروع ككل وعن إدارة الموارد، يحتاج مشروع تحليل عمليات الأعمال إلى خبراء في إجراء المقابلات والنمذجة (مُحللي أعمال) يستمدون المعلومات من خبراء الاختصاص، وهم الموظفون التنفيذيون القائمون على الأعمال اليومية لكل دور من الأدوار التي سبق تحديدها. والترتيب المثالي أن يُخصص لكل دور خبير، لأنَّ اختلاف وجهات النظر تُمكنهم من الإحاطة بالمعاملة بطريقة شاملة. ويُعتبر توفير الموارد من جانب الطرف المعني الرئيسي مهماً لإبراز مشاركتهم، كما يحتاج فريق المشروع إلى مرافق لإجراء المقابلات واجتماعات التغذية الراجعة. أما على صعيد الإدارة، فينبغي للجهة الراعية أن تعمل على ألا يحيد تركيز المشروع عن تحقيق الأهداف المتفق عليها. ولإنجاز ذلك، يجب وضع معالم مرحلية للتحقق من الإنجاز المُحرز عند كل منها، وعقد اجتماعات مراجعة منتظمة.

ملخص – الأهداف القابلة للتحقيق في تحليل عمليات الأعمال:

• تحديد هدف ونطاق المشروع: وقد يُغطي ذلك تحديد نطاق التدابير المرادة وأثرها بصورة تفصيلية. ونسبة إلى لغة النموذج الموحدة، يمكن مقارنة التدابير المرسومة والمُستهدفة والمنجزة.
• توثيق الوضع الراهن: ويُعتبر أساس مجموعة متنوعة من القرارات المتعلقة بكيفية التوجه نحو تحقيق أهداف تيسير التجارة، حيث تُبين خرائط العملية أثر التغييرات والتحسينات المتوقعة، وتُقدّر الجهود اللازمة لتحقيق الأهداف المرجوة.
• نماذج الأوضاع المستقبلية الممكنة: تُبين خرائط العملية آثار التغييرات، وتُستخدم كمواصفات فنية للحل المُنمذج المختار.