ترشيد متطلبات المستندات والبيانات

تنطوي حركة السلع عبر الحدود على كمٍ هائلٍ من التبادل المعلوماتي بين الأطراف المشاركة جراء المستندات التجارية التي ترد بصيغة ورقية أو إليكترونية. وتحتوي المستندات التجارية على عناصر متعددة من البيانات تُوفر معلومات ضرورية كاسم وعنوان المُصدِّر والمستورد، ووسائل وأنماط النقل، ووصف السلع، إلخ.

وتحتوي العديد من المستندات التجارية بنوداً حددتها ونصّت عليها المتطلبات الرقابية الوطنية والدولية في مجالات معينة، مثل الصحة وحماية المستهلك والسلامة والضرائب والإيرادات وسياسة التجارة والبيئة والأمن.

المتطلبات المستندية بمثابة عوائق أمام التجارة

يبذل التجار وغيرهم من الوسطاء الوقت والمال في إدارة بياناتهم واستصدار وحفظ المستندات وتبادلها فيما بينهم جراء تعدد طلبات المعلومات التي تفرضها الأجهزة المختلفة. وعلى نفس المنوال، تستنفد الهيئات العمومية الموارد في جمع ومعالجة المعلومات المُقدَّمة والتحقق من صحتها، ومن ثمَّ اصدار مستندات جديدة على أساسها.
ولأجل ذلك يُعتبر الحد من متطلبات البيانات والمستندات وتبسيطها من الجوانب الجوهرية لإصلاحات تيسير التجارة. وتدعو اتفاقية منظمة التجارة العالمية بشأن تيسير التجارة أعضائها إلى مراجعة الشكليات والمستندات التي تطلبها (المادة 10.1). فعلى سبيل المثال، تستخدم دراسة “ممارسة الأعمال التجارية” الصادرة عن البنك الدولي عدد المستندات المطلوبة كمؤشر لعوائق التجارة في البلاد. وتستشهد مجلة أمريكية بمقولة أحد المتخصصين مفادها أنَّ معاملة عبور الحدود النموذجية الواحدة تشتمل على تعبئة 35 وثيقة ومراجعة 25 طرفاً (إحصاءات الأونكتاد لعام 2003). أضف إلى ذلك ما ينجم من تأخير عند التخليص والمعالجة بسبب ما يرد في البيانات والمستندات من أخطاء.

فرص لتبسيط المستندات وتدفق البيانات

هنالك العديد من الخيارات المتاحة لخفض متطلبات البيانات والمستندات ولتبسيط تدفقها. ومن بين هذه الخيارات تناسق البيانات وتوحيد معاييرها من أجل جمع وتحليل المتطلبات المستندية، والتخلص من ازدواجيتها، وتوحيد معايير البيانات وتوفيقها مع المعايير الدولية.
وتُعتبر موائمة المستندات من الأنشطة الأخرى التي تساعد على الحد من الأخطاء التي قد تقع عند تعبئة المستندات، وتقلل عدد وتنوع المستندات المطلوبة.
وأخيراً، فإنَّ استخدام تكنولوجيا المعلومات يؤدي إلى رفع كفاءة عملية معالجة وتبادل البيانات والمعلومات بين الشركات الخاصة والسلطات الحكومية. كما أنَّ أتمتة الجمارك و نظام النافذة الواحدة يُلبيان المتطلبات ويحققان الإرسال المُبسط للبيانات. وتبقى حقيقة أنَّ تنفيذ المعالجة الحاسوبية على نحو منهجي يحتاج إلى إلى توحيد معايير البيانات واتساقها وإلى موائمة المستندات.

وللوقوف على هذه الفرص، لا بد أولاً من استيعاب عملية المعلومات برمتها بدءاً من أساس المتطلبات ولغاية جميع البيانات المطلوبة من طرف التاجر، وثانياً تحديد الإجراءات والأعمال التجارية التي تنطوي عليها العملية. ولعل تحليل عملية الأعمال يُعد أداة مفيدة في الجهود الرامية للحد من متطلبات المستندات والبيانات.