المستندات التجارية

لا يمكن أن يحدث تدفق في السلع على الصعيد العالمي دون تدفق في المعلومات المتبادلة بين مختلف أصحاب المصلحة بما فيهم السلطات الحكومية ووسطاء النقل. تُقدَّم المعلومات وتُتداول عبر الأوراق أو الصيغة الالكترونية، أي ما يُسمَّى بالمستندات التجارية.

أمثلة المستندات التجارية

يمكن تصنيف المستندات التجارية وفقاً للقطاع الذي تنبثق منه. تصنف التوصية الأولى من المباديء التوجيهية لمكتبة الأمم المتحدة للعناصر الرئيسة بأنها مستندات جاءت من قطاعات المعاملات، وقطاعات المدفوعات، وقطاع النقل والخدمات المتعلقة به، وقطاعات الرقابة الرسمية.

مستندات معاملات القطاع التجاري

تشمل هذه المستندات المستندات المتبادلة بين الشركاء في التجارة الدولية لغرض تقديم المعلومات للعطاءات، والمستندات المتبادلة بين العارض والمعروض عليه، والمستندات المتبادلة لإبرام عقد. ومن أمثلة هذه المستندات العروض وعروض الأسعار، والأوامر، والفواتير المبدئية، ومستندات الإرسال.

مستندات قطاع المدفوعات

تتضمن هذه المستندات المتبادلة بين الشركاء في التجارة الدولية ومصارفهم، بالإضافة للمستندات المتبادلة بين البنوك للمدفوعات المتعلقة بالمعاملات التجارية، وهي تشمل على سبيل المثال الفواتير التجارية، وأمر الدفع والتحصيل، وطلبات الاعتماد المستندي، وطلبات السندات المصرفية وسندات الضمان.

مستندات قطاع النقل والخدمات المتعلقة به

وهي عبارة عن المتطلبات المستنديةة لإجراءات عملية النقل العارضة، والتي تتعلق بواجهة التفاعل بين الشركاء التجاريين وشركات النقل؛ أي، تلك المستندات المتعلقة بالنقل والمناولة والتأمين. وتشتمل على مستندات عدة مثل عقود النقل (بوليصة شحن البضائع، مذكرة الشحن)، الشحنة، وفواتير الشحن، وإشعارات الوصول، وبوالص التأمين ووصولات المستودع.

مستندات الرقابة الرسمية

تعتبر هذه المستندات مطلوبة للرقابة على السلع من العديد من الهيئات الرسمية المعنية بالتصدير، والعبور، واستيراد السلع. وهي تتضمن إعلان السلع لأغراض الجمارك، وشهادات التدابير الصحية وتدابير الصحة النباتية، وشهادات الرقابة والتفتيش، وإعلانات السلع الخطيرة.

وظائف المستندات التجارية

كما ورد أعلاه، للمستندات التجارية مصادر مختلفة، ولكنها تخدم أغراضاً مختلفة. يمكن أخذ هذه المستندات باعتبارها مستندات تعاقدية مثل مستندات التأمين، ومستندات الشحن، والفواتير التجارية. تعزز هذه المستندات في نفس الوقت المعلومات عبر مختلف الإجراءات. مثال ذلك الفاتورة التجارية، وهي مستند ضروري للسداد بين البائع والمشتري، ولكنه يستعمل أيضاً لتصنيف وتقييم السلع، ويتعين أن تُقدم كمستندات مساندة لعملية التخليص الجمركي.