أمثلة على المستندات التجارية ومتطلبات البيانات

حدد التشريعات الوطنية ومتطلبات الرقابة الدولية وتُعرّف المستندات التجارية وما تحتويه من بيانات، والتي يمكن تداولها إمّا على شكل مستندات ورقية أو صيغة إلكترونية. وتضم بنوداً من البيانات توفر معلومات محددة مثل اسم وعنوان المستورد/المصدر، ووسائل النقل وأنماطه، وعنوان المقصد، ووصف السلع وكمياتها ونمط تعبئتها.
وإليكم فيما يلي بعض الأمثلة على المستندات التجارية وما تحويه من بيانات. وما عليكم إلا النقر على العنوان لكي تشاهدوا المستندات المذكورة آنفاً والتعرّف على كل منها. ولقراءة وصف عام للمستندات التجارية فعليكم النقر هنا.

بيان تفاصيل الشحنة

بيان تفاصيل الشحنة هو عبارة عن تجميع معلومات عن السلع المُحمَّلة على وسائط النقل (السفن والطائرات والشاحنات ومقطورات السكك الحديد وقوارب الشحن) وعن وسائل النقل بحد ذاتها، مثل أرقامها التعريفية وخصائصها ومسالك سيرها. ويمكن تبادل بيان تفاصيل الشحنة لأغراض تجارية، مثال على ذلك بيان الشحن الذي يتم تبادله بين اثنين من وكلاء خطوط النقل في مينائي المغادرة والوصول. كما يمكن إعداد بيان تفاصيل الشحنة لأغراض رقابية، لا سيما بيان الشحنة الذي ينبغي تقديمه إلى الجمارك فور الوصول إلى أول ميناء في قُطر معين.

الفاتورة التجارية

الفواتير التجارية هي المستندات التجارية التقليدية التي يستخدمها مشتري وبائع السلع والخدمات. وتشتمل الفاتورة على بنود مُفصَّلة تحصر السلع المشحونة أو الخدمات المُقدَّمة أو العمل المُؤدى، والمبالغ المدفوعة أو المدينة، وأيضاً على إشعار بالدفع. كما قد تحتوي على نطاق من المعلومات الإدارية واللوجستية الأخرى، وعادة ما تُعيِّن المبلغ المُستحق من الضرائب المعمول بها. ويجب أن تكون الفواتير دقيقة وأصلية حيث تقتضي بعض سلطات الاختصاص ختمها بعد طباعتها، وحيازتها كمستندات ورقية أصلية سارية الصلاحية قانوناً، والمُصادقة عليها من قنصلية الدولة في الغالب، والاحتفاظ بها لعدد محدد من السنوات وفقاً للقوانين المحلية والدولية.

إقرار السلع لأغراض الجمارك

إقرار السلع هو عبارة عن بيان يُصمَّم حسب الطريقة التي تُقرّها الجمارك، ويُبين الأشخاص المعنيين (المستورد/المُصدِّر أو وكيله) والإجراء الجمركي الذي يسري على السلع، وبناءً عليه تُقدّم ما تطلبه الجمارك من تفاصيل لازمة لمعالجته. وينبغي للناقل أو الوكيل أن يُرسل بيان تفاصيل الشحنة قبل أو عند الوصول أو المغادرة. إنَّ البيانات التي يجب أن يحتويا عليها إقرار السلع وبيان تفاصيل الشحنة مستمدة من مستندات التجارة والنقل المتعلقة بالحركة الدولية للسلع، مثل الفاتورة وبوليصة الشحن وقائمة التعبئة، إلخ. ولأنَّ هذه المستندات ينبغي تقديمها مع إقرار الجمارك، تُدعى المستندات المؤيدة.