المخططات
تُستخدم المخططات في تصوير وفهم العمليات على مستويات عديدة. إذ يوفر كل مخطط مشهداً مُبسطاً للعملية بأكملها، مما يسمح بتجزئة مواطن التعقيد فيها. وتُعد لغة النمذجة الموحدة (UML) اللغة الأكثر استعمالاً في نمذجة العمليات، ودونكم أدناه مقدمة مختصرة عن مُخططين للغة النمذجة الموحدة الشائع استخدامها.
مخطط تمثيل العناصر المشاركة والمراحل المختلفة
تُستخدم مخططات تمثيل العناصر المشاركة والمراحل المختلفة (Use-Case diagrams) في إظهار متطلبات جميع الأطراف المشاركة في عملية مُختارة. حيث تُدرج مخططات النشاط الأنشطة عالية المستوى التي تتضمنها العملية، وتُوثّق جميع العمليات والبيانات المتداولة في كل نشاط منها.
تُبين مخططات تمثيل العناصر المشاركة والمراحل المختلفة (Use-Case diagrams) جميع خطوات العملية بأسرها. فعنصر النقل الموضح في المخطط أدناه يتكوّن من ثمانية مخططات. (أنظر نموذج الشراء-الشحن-السداد للاطلاع على نموذج العملية الكاملة)
مثال: مغادرة السلع من موقع الجمارك
| الاسم | مغادرة السلع من موقع الجمارك |
| العناصر الأساسية | Supplier: Consignor, Invoicer, Payee, Seller المورد: الشاحن، ومصدر الفاتورة، والمدفوع له، وعميل الجمارك، والمعلن، والبنك، ووكالة الائتمان، وشركة PSI، والمؤمن الناقل: وكالة الشحن، المسؤول عن دمج البيانات، والمسؤول عن النقل السلطة: الجمارك، والوكالات الحكومية الأخرى مثل الصحة، والهجرة، والطب البيطري، والزراعة العميل: المشتري، والمشحون إليه، والمستلم للفاتورة، ومصدر أمر الشراء |
| الوصف | القيام بالتدابير اللازمة لتمكين السلع – ووسائل النقل للاستعمال التجاري – من مغادرة موقع الجمارك |
| الشروط المسبقة | تخضع السلع لإقرار التصدير الشامل |
| الشروط التالية | مغادرة السلع – ووسائل النقل للاستعمال التجاري – لموقع الجمارك |
| المخطط الأول | يبدأ عند وصول السلع لمكتب الجمارك المسؤول عن مغادرة السلعقيام المورد أو الناقل أو الوكيل بالإعلان عن كل السلع أو الإقرار بها للنقل الخارجي للسلطة المعنية (مكتب الجمارك) عبر وسائل الإعلان عن الشحنة أو عبر الإعلان أو الإشعار عند المغادرةتُجري سلطات الجمارك تقييماً فنياً عن صيغة ومضمون الإقرار بالشحن أو الإعلان أو الإشعار بالمغادرةتُطلع سلطات الجمارك المورد والناقل والوكيل بقبول أو رفض الإقرار بالشحن أو الإعلان أو الإشعار بالمغادرةتُدون سلطات الجمارك الإقرار بالشحن أو الإعلان أو الإشعار بالمغادرةإطلاع سلطات الجمارك السلطة المعنية بالسلعقيام سلطات الجمارك بتقييم المخاطرمقارنة سلطات الجمارك الإقرار بالشحن أو الإعلان أو الإشعار بالمغادرة مع معلومات تصدير السلعإطلاع السلطات المعنية بالسلع سلطات الجمارك بالأمرإجراء سلطات الجمارك تقييماً للمخاطرتنسيق سلطات الجمارك لفحص الحاوية والسلع والمستنداتإطلاع سلطات الجمارك المورد والناقل والوكيلقيام المورد أو الناقل أو الوكيل بالإشارة للحاوية والسلعتنفيذ سلطات الجمارك فحص الحاوية والسلع والمستنداتقيام السلطة أو الشخص المخول أو أي شخص آخر موكل بتغليف وإغلاق الشحنة (يجوز أن يتمتع الشاحن بالمسؤولية عن إغلاق وختم الشحنة وفقاً للمعايير ذات الصلة والتفاصيل المضمنة في مستندات الجماركتطلع سلطات الجمارك السلطة المعنية بالسلع عن نتائج فحص الحاوية والسلع ووسائل النقل لغرض المغادرةتزود سلطات الجمارك مكتب الجمارك المختص بالعبور أو دخول السلع أو مكتب في داخل البلاد بالمعلوماتتزود سلطات الجمارك المورد والناقل والوكيل بالمعلوماتيقبل المورد والناقل والوكيل بالمعلومات المنقولة ينتهي عند مغادرة السلع (عبر وسائل النقل المخصصة للاستعمال التجاري) لموقع الجمارك |
رسم بياني يوضح النشاط
الرسم البياني للنشاط هو ابداع فني منبثق عن تحليل عملية الأعمال ويوضح المشاركين في العملية في سياق “مسارات سفن النقل” بالإضافة للأنشطة المتعلقة بإرسال واستلام المعلومات.
يوضح مثال الجمارك الأنشطة التي يشارك فيها المورد أو وكيله، والناقل وكثيراً من سلطات الجمارك والسلطات الأخرى المختصة بالتفتيش والتخليص الجمركي للبضائع لمغادرة البلاد. (أنظ نموذج الشراء-الشحن-السداد).
