فكرة عامة

يُعرّف مركز تيسير الإجراءات والممارسات في مجال الإدارة والتجارة والنقل مواءمة البيانات باعتبارها عملية تكرارية معنية بحصر متطلبات المعلومات الحكومية وتعريفها وتحليلها وموائمتها، بينما يُعنى توحيد البيانات بإقران هذه البيانات المبسطة بالمعايير الدولية (*).

صلة المواءمة بتيسير التجارة

يجب أن يقدم التجار ومقدمو خدمة النقل والخدمات اللوجستية، في كل مراحل المعاملة التجارية العابرة للحدود، معلومات لكثير من الوكالات التنظيمية والشركاء الآخرين في جميع مراحل سلسلة الإمداد. تتعلق المعلومات المنقولة بالسلع، وعبوتها، ووزنها وارتفاعها، ووسائل النقل، وتفاصيل المستورد والمصدِّر. ولهذا يجري تبادل عدد كبير من مختلف مستندات التجارة، في صيغة أوراق بشكل أساسي. وتقضي الأطراف وقتاً طويلاً في إعداد البيانات، وتعبئة المستندات، وتقديمها. حينما تكون متطلبات البيانات غير متوائمة وموحدة، تخضع كل وكالة وكل وثيقة لمتطلبات مختلفة. تُفهم البيانات عبر عدة سبل وربما لا تحظى بنفس العرض. وهذا يزيد من تعقيد إدارة متطلبات المعلومات ويزيد من احتمال حدوث الأخطاء. تعيق الاختلافات في البيانات التبادل بين الوكالات، مما يعني أن المعلومات نفسها غالباً ما تُقدم عدة مرات.

الفوائد

تسهل مواءمة وتوحيد البيانات من تقديم المعلومات التجارية وتجهيزها (المستندات والبيانات). ويمكن أن يساعد ذلك في الآتي:

• الحد من متطلبات المعلومات بتفادي التكرار والإزدواجية مما يجعل تقديم المعلومات سهلاً؛
• تحسين جودة البيانات والحد بذلك من الأخطاء؛
• تسهيل استلام المعلومات وتجهيزها وفحصها؛
• تسهيل تبادل البيانات وتحسين التشغيل الآلي حيث أن ذلك يكفل القابلية لتبادل البيانات.

تعد مواءمة البيانات جانباً هاماً من مشروع التشغيل الآلي، لا سيما مفهوم النافذة الواحدة للتجارة نافذة واحدة للتجارة، والتحول إلى التجارة اللاورقية، ومواءمة المستندات.

عملية مواءمة البيانات

تتضمن عملية مواءمة البيانات “مجموعة من الأنشطة التي تسعى لتحسين الاتساق في استعمال عناصر البيانات في سياق معناها وصيغة عرضها” (*). يُنفّذ ذلك على مستوى الدلالة من حيث معناها وشكل عرضها. يمكن لاحقاً إنشاء صيغة الرسالة بناءً على قواعد الأسماء الموحدة التي يجوز أن تكون جزءاً من المواصفات الفنية الموحدة المواصفات الفنية. وهذا يؤكد على أن صيغة الرسالة تكون متوائمة أيضاً حينما تستخلص من الدلالات التي تستخدم قاعدة تحديد الاسم والتصميم قواعد التسمية والتصميم الالكتروني لمركز الامم المتحدة لتيسير التجارة والأعمال الالكترونية باعتبارها جزءاً من المواصفات الفنية القائمة على المعايير الموحدة.

هنالك دليلان إرشاديان حالياً لتوضيح مختلف الأنشطة والأدوات التي يمكن أن تستعمل لمواءمة البيانات (أنظر الحلول والأدوات). تبدأ العملية عادة بإنشاء مخزون يتضمن متطلبات البيانات الحالية، وتعريف البيانات المتحصل عليها، وتحليل متطلبات المعلومات وعناصر البيانات، ومواءمة البيانات (مثل دمج البيانات التجارية المعرفة والمحللة وموائمتها مع المعايير الدولية). تؤدي هذه الخطوات إلى مجموعة بيانات وطنية مبسطة وموحدة تُطوَّر بموجبها المستندات الالكترونية.

الحلول والأدوات

تستخدم عملية مواءمة البيانات على النحو الملخص أعلاه تحليل عمليات الأعمال تحليل عمليات الأعمال في مرحلة استخلاص البيانات لتحديد المعلومات ومتطلبات المستندات، وتدفقات المستندات والبيانات والتخطيط لها. يكشف هذا التحليل الصورة الحقيقية للوضع الراهن ويمكِّن من تحديد أوجه التكرار.

يجب أن تستوعب عملية تعريف البيانات وتحليلها المعايير الدولية مثل دليل الأمم المتحدة لعناصر البيانات التجارية دليل الأمم المتحدة لعناصر البيانات التجارية (TDED) وقوائم الرموز. يعتبر دليل الأمم المتحدة قاموساً لعناصر البيانات التجارية حيث يحدد بوضوح لا لبس فيه عناصر البيانات (اسم عنصر البيانات، ووصفه، ورقم من أربعة وحدات رقمية) في المستندات التجارية المحللة. فمرجعية دليل الأمم المتحدة لعناصر البيانات التجارية تضمن الاتساق والاستمرارية. في مرحلة توحيد البيانات وتطوير المستندات الالكترونية، يمكن استعمال نماذج بيانات مرجعية أخرى للتخطيط للبيانات التجارية. وأما في حالات وجود معايير للرسائل في نطاق المشروع، فيجب أن تبحث العملية في أي مواءمة تمت سلفاً. ومن الأفضل دائما ًأن نعيد استخدام عناصر الدلالة القائمة لتطوير مجموعة جديدة. ولهذا يجب أن تُقدم البيانات في نموذج بيانات مثل مكتبة الأمم المتحدة للعناصر الرئيسة مكتبة العناصر الرئيسة (CCL) ونموذج البيانات الخاص بالمنظمة العالمية للجمارك. وهذا لا يساعد على تصحيح العملية وحسب وإنما يضمن أيضاً قابلية أفضل لتبادل المعلومات مع النظم التي تستخدم هذه المعايير سلفاً.

الأدلة الإرشادية العملية

طورت شبكة الأمم المتحدة لخبراء التجارة اللاورقية في آسيا والمحيط الهادئ ومركز تيسير الإجراءات والممارسات في مجالات الإدارة والتجارة والنقل، والمنظمة العالمية للجمارك موجهات إرشادية عملية يمكن أن توجه وتساعد في مشروعات مواءمة البيانات، مثل:
الدليل الإرشادي لشبكة الأمم المتحدة لخبراء التجارة اللاورقية في آسيا والمحيط الهادئ حول مواءمة البيانات وتحديد النماذج
التوصية رقم 34 الصادرة عن لجنة الأمم المتحدة الاقتصادية لأوروبا ومركز تيسير الإجراءات والممارسات في مجالات الإدارة والتجارة والنقل
نموذج البيانات التابع للمنظمة العالمية للجمارك ومشروع مواءمة بيانات النافذة الواحدة.