الخطوة 8. يتطلب إدخال تكنولوجيا المعلومات والاتصالات الإعداد الدقيق والتحليل للعمليات القائمة وتدفقات المعلومات. ويساعد تحليل عملية الأعمال على صياغة المتطلبات وتصميم عمليات متكاملة ومبسطة. ولهذا يُعدُّ التحليل عنصراً ضرورياً لمشروعات تكنولوجيا المعلومات والاتصالات.
تحليل عمليات الأعمال
يعتبر تحليل عملية الأعمال منهجية لتحليل العمل بهدف استيعاب العمليات وتحسين كفاءة وفاعلية عملياتها. ويصف التحليل العمليات المعنية، والأطراف المشاركة، والمعلومات المتبادلة، والقواعد التي تحكم هذه التبادلات.
تستخدم الشركات الكبرى تحليل عمليات الأعمال (BPA) في مختلف الخدمات الاستشارية وحلول التنفيذ. وبوسع مشروعات تيسير التجارة والقطاع العام الاستفادة من الإنجازات التمهيدية لهذه الشركات.
فوائد تحليل عمليات الأعمال
يمكن استخدام منهجية تحليل عمليات الأعمال في إنجاز الآتي:
- توثيق المعارف الضمنية، وجمع وتسجيل العمليات اليدوية التي لا تُوثَّق أحياناً، كأدلة العمليات للقطاعين العام والخاص؛
- تحليل إجراءات ومستندات وبيانات التجارة الدولية التي تنطوي، منفردة أو مجتمعة، على إجراءات تجارية ورقابية ومالية أو إجراءات نقل؛
- تحديد مواطن المشكلات التي تُسبب تأخير تحركات السلع عبر الحدود من البائع إلى المشتري، كالاستمارات والمستندات غير الضرورية وتكرار عناصر البيانات؛
- تحديد فرص التحسين، مثل خفض عدد المستندات التجارية والحد من متطلبات البيانات.
صلة منهجية تحليل عمليات الأعمال بتيسير التجارة
تتطلب التجارة عبر الحدود أن تجري أطراف مختلفة (أنظر أصحاب المصلحة) ) معاملات عديدة على نحو منفصل، ويهدف تيسير التجارة إلى تبسيط إجراءات الأعمال التجارية عبر الحدود وتسهيلها ضمن إقليم أو دولة ما بغرض الحد من التكاليف وحالات التأخير ورفع القدرة على التنبؤ. وعلى أي حال، لا يمكن المباشرة بجهود التبسيط إلا على أرضية قوامها الفهم المشترك والسليم للوضع الراهن.
ويمكن استخدام تحليل عمليات الأعمال أيضاً لمعرفة مختلف سيناريوهات الاستخدام، كتحديد العوائق الخانقة وفرص التحسين أو التدريب. ولكونها منهجية ذات هيكلية محددة، تُعتبر منهجية تحليل العمليات طريقة ممتازة لتوصيف وإظهار العمليات التي تشتمل عليها الرسومات التخطيطية والصور التي يسهل فهمها على القائمين على مشروع تيسير التجارة. فمن خلال هذا التحليل، يمكن تحديد الخطوات غير الضرورية، والعوائق الخانقة والفرص، وتصميم تدابير التحسين.
لقد استخدم مركز الأمم المتحدة لتيسير التجارة والأعمال الالكترونية (UN/CEFACT) منهجية تحليل عمليات الأعمال (BPA) كجزء من عمله الهادف إلى توحيد المعايير كما في نموذج الشراء-الشحن-السداد مثلاً. فقد استُخدم هذا النموذج كمرجع لمشروعات تيسير التجارة من أجل تحديد نطاق المشروع.
استخدام تحليل عمليات الأعمال في مشروعات تيسير التجارة
ولهذا يُعد تحليل عمليات الأعمال أداة مهمة لمبادرات تيسير التجارة التي تستلزم تغيير الإجراءات والعمليات. ولهذه المنهجية سيناريوهات استخدام عديدة في سياق تيسير التجارة. وهي أيضاً خطوة مهمة عند تصميم المشروع والحلول كونها توفر فكرة عامة وتحليلاً لحقيقة الوضع (الوضع الراهن)، وتساعد الأطراف على الوصول إلى قرار بشأن تحسين العمليات (الوضع المستقبلي).
