قوائم الرموز

هي قوائم الرموز التي يمكن استخدامها في المستندات من أجل تقييد المدخلات وتفادي الأخطاء. عند ملء النماذج، بدلاً من إدخال النص الحر، تُقيِّد قائمة الرموز البيانات المقبولة. ويعتبر هذا جزءاً من مواءمة المستندات وعملية البيانات للأعمال أو الرسائل الحكومية. تم تطوير كثير من قوائم الرموز المعيارية والمستعملة اليوم لنظام EDIFACT للرسائل ونشرها مركز الأمم المتحدة لتيسير التجارة والأعمال التجارية الالكترونية والمنظمة الدولية لتوحيد المقاييس ISO.

المشكلة

تتطلب كثير من المستندات المستعملة في التجارة الدولية مثل الفاتورة أو الإعلان الجمركي الاقرار الجمركي معلومات عن المواقع، والعملة، والتواريخ، والمقاييس، والعناصر الأخرى. ورغم ذلك، يُعبَّر عن هذه المعلومات بشكل مختلف في الكثير من الدول واللغات. لذا تكون المعلومات غامضة وربما يُساء فهمها، ولا يمكن إدخالها في النظم الالكترونية.

الحل

من أجل تقديم هذه المعلومات بطرق لا لبس فيها، يمكن أن تُشفر برموزها. عندئذٍ تصبح الشفرة وسيلة متفردة وجلية لتقديم المعلومة بشكلها الورقي أو الالكتروني. تتطلب الوثيقة أو النماذج استعمال الرموز التي تستخدم عالمياً مثل توصيات لجنة الأمم المتحدة لأوروبا المدرجة أدناه، بما يشمل مدونة الأمم المتحدة لمواقع التجارة والنقل، وشروط التجارة الدولية، ونحوها.

المثال

نجد أدناه نموذج تعليمات الشحن التابع للاتحاد الدولي لروابط وكلاء الشحن، وهو يشير للمواقع على الوثيقة التي تستخدم فيها قوائم الرموز.

الفوائد

تكفل قوائم الرموز الحد من الأخطاء مثل الأخطاء الإملائية، وسوء الفهم والغموض. تُنشر قوائم الرموز باعتبارها جزءاً من عملية المعايير والتوصيات، وتُعدّ ضرورية لقابلية تبادل المعلومات.

تعتبر قوائم الرموز أدناه جزءاً من توصيات لجنة الأمم المتحدة لأوروبا ومركز الأمم المتحدة لتيسير التجارة والأعمال التجارية الالكترونية (توصيات لجنة الأمم المتحدة الاقتصادية لأوروبا ومركز الأمم المتحدة لتيسير التجارة والأعمال الالكترونية)