Formulario Clave de la ONU

El Formulario Clave de la ONU es un formulario modelo que incorpora especificaciones que han sido acordadas respecto al tamaño del papel, los márgenes y la hoja de diseño de los formularios y la presentación de los datos. Indica los lugares donde se colocará un tipo de información específica (ver imagen de formulario modelo que aparece abajo).
El Formulario Clave de la ONU (UNLK por sus siglas en inglés) es una parte esencial del proceso de la Alineación de Documentos ya que proporciona plantillas para muchos documentos de comercio. Originalmente, los documentos se diseñaban para usarse con copias carbón y conforme se iba llenando una copia, se iban completando otras, en particular, si formaban parte de la misma familia de documentos. La alineación de documentos con el UNLK garantizaría que diversos documentos usaran los mismos aspectos visuales (formulario, formatos del papel, diseño de casilleros, ubicación de los casilleros en los documentos). El UNLK también garantiza que las partes usen los mismos términos estándares para completar los formularios.
El Formulario Clave de la ONU fue elaborado por la CEPE/ONU en la década de los 60 y se publicó de manera conjunta con la Recomendación de la CEPE/ONU sobre el UNLK en 1973, y en 1981.

Diseño de Documento Maestro


Aplicación del UNLK


Formulario de diseños de página modelo, documentos maestros y formularios de empresas

El Formulario Clave de las Naciones Unidas no es un documento en sí mismo. Como formulario modelo está disponible para los implementadores que deseen reutilizarlo para elaborar otros formularios clave, formularios estandarizados, y modelos de documentos maestros nacionales. Estos formularios clave presentan elementos de datos de acuerdo con el UNLK. Conforme a la Recomendación No. 1 del CEFACT/ONU, los formularios clave sectoriales instrumentan la disposición de otros elementos de datos que son comunes y específicos para la aplicación o el sector específico. Por ejemplo: Formularios Clave para Declaraciones de Mercancías del CCA (1965, 1977), Conocimiento de Embarque Estándar del ICS (1972). Los formularios clave nacionales presentan elementos de datos de conformidad con el UNLK que instrumentan el diseño de cualquier elemento de datos nacionales que se requiera con el objeto de establecer series alineadas nacionales de documentos de comercio. Los formularios clave nacionales (con o sin números de serie de formularios alineados) generalmente se adoptan como Estándares Nacionales. Los documentos que están alineados al UNLK también se diseñan para usarse a nivel de las empresas. Aquí se diseñan los documentos maestros de las compañías que incluyen todos los formularios relevantes que se requieren. Con el método de tirada única, todos estos documentos que se usan para fines reglamentarios o para cumplir con los requisitos internos de las empresas, pueden derivarse de documentos maestros que contienen datos relevantes en la posición exacta.
Existen algunos formularios estandarizados que están alineados al UNLK cuyo uso se ha vuelto obligatorio; La Carta de Porte Ferroviaria (1980) bajo el Convenio CIM; o el Carnet TIR (1975) bajo el Convenio TIR. También existen formularios de estándares nacionales que están alineados al UNLK, como las Declaraciones aduaneras nacionales. El DUA en la UE se diseñó de conformidad con el UNLK. Otro ejemplo de aplicación del UNLK es el Formulario Clave de Factura Alineada que se presentó en la Recomendación No. 6 de la CEPE/ONU .

Los documentos de comercio clave que respalda el UNLK

Debido a que el UNLK se elaboró con los datos que eran comunes para la mayoría de los documentos que se usaban en el comercio internacional, la mayor parte de los documentos de comercio clave pueden alinearse con el UNLK. Las Directrices para la aplicación del UNLK, publicadas como un anexo informativo a la recomendación No. 1, proporcionan un listado de documentos clave que fueron elaborados y utilizados por las partes interesadas en diferentes etapas de la cadena de suministro internacional. Los documentos del UNLK se reclasifican en familias de documentos como:


Conjuntos de documentos que, aunque separados de acuerdo a su funcionalidad en el Proceso de la Cadena de Suministro, tienen una estructura similar que garantiza que todos los documentos estén alineados.


El Camino Hacia el Comercio Sin Soporte de Papel

A pesar de la amplia disponibilidad del Internet, aún se necesitan los documentos alineados. Incluso aunque no se completen manualmente, los documentos alineados forman parte con mayor frecuencia del proceso de visualización que todavía se considera un requisito. La visualización implica poder ver los elementos obligatorios en una etapa específica de la cadena de suministro. Por ejemplo, el Documento Administrativo Único (DUA) ya está completamente automatizado en la UE. Sin embargo, cuando se requiere, los sistemas pueden generar un DUA que está alineado con las recomendaciones del UNLK. El requisito de visualización seguirá siendo parte del procesamiento automatizado y aunque a las autoridades les puede agradar ver un diseño distinto en la pantalla, en caso de que tenga que imprimirse, será preferible seguir el diseño estándar ya establecido. Por tanto, en los sistemas electrónicos, el conjunto de documentos que están orientados hacia el papel, aún pueden formar parte de la visualización del intercambio de datos.
Esto es evidente en la nueva (Directiva del Consejo 2010/45/EU) de la Comisión de la UE, que entra en vigor en toda la UE en el 2013 y que requiere que la factura electrónica se pueda visualizar como parte del proceso de auditoria. Esto es para que las autoridades y los auditores puedan verificar de manera sencilla los elementos que son obligatorios en un mensaje. Por tanto, a partir del próximo año, las empresas en la UE no tendrán que cumplir con el requisito de generar el documento impreso, ya que será suficiente que el documento se pueda visualizar en la pantalla de una computadora. Si los diseñadores del sistema proporcionan un diseño de pantalla que sea adecuado para imprimir, entonces el usuario podrá imprimir un documento si fuera necesario.

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