Compras electrónicas

Las compras electrónicas automatizan y extienden los procesos de compra y venta manual, desde la creación de la requisición hasta el pago al proveedor. El término compras electrónicas abarca sistemas de pedidos de las áreas administrativas ("back office"), mercados electrónicos y sitios Web de proveedores.

Relevancia para la facilitación del comercio

En la emergente era digital, el sector privado cada vez emplea más sistemas electrónicos para administrar sus cadenas de suministro de manera más eficaz, predecible, transparente y segura. Los sistemas de compras electrónicas suministran información actualizada del estado de las necesidades de los compradores. Permiten que se establezca un acuerdo con un vendedor para el envío automático de mercancías cuando los inventarios de un comprador llegan a un nivel bajo. Esto también aplica a la fase del requerimiento, en la que los compradores pueden dar seguimiento a las ofertas que llegan antes de seleccionar al proveedor. Las compras electrónicas ofrecen previsibilidad ya que los vendedores saben qué pueden esperar y tienen la posibilidad de revisar una orden en curso, a menudo en tiempo real. También pueden monitorear en tiempo real las condiciones de la mercancía. El vendedor puede consultar si un producto fue entregado, aceptado y procesado sin necesidad de llamar y pedir información a su departamento de contabilidad. Se facilita la transparencia y la precisión, y los datos se intercambian y almacenan de manera electrónica en vez de requerir el manejo de documentos en papel.

 

Guía de Implementación

Establecer e implementar un sistema de compras electrónicas exige una intervención en varias áreas. La tecnología por sí sola no asegura una adopción exitosa de la iniciativa. Todos los participantes en la cadena de suministro tienen que llevar a cabo cambios necesarios en la manera en que trabajan, lo que requiere el compromiso y apoyo de los altos cargos, así como la administración del cambio. En los casos donde las prácticas y procedimientos de compra existentes contradigan los objetivos de la nueva iniciativa, será necesaria la reingeniería de los procesos de compra para poder implementar un sistema electrónico. Es muy importante determinar el nivel de integración entre las soluciones de compras electrónicas y los sistemas de información existentes, que incluyen, entre otros, el sistema de gestión financiera para procesar los pagos en línea de los proveedores y los vendedores (facturas electrónicas). Puede ser conveniente ejecutar un Análisis de Procesos de Negocios(BPA por sus siglas en inglés). Además, la medición continua de los beneficios obtenidos a través de la identificación previa de los indicadores clave de desempeño (KPI por sus siglas en inglés), es fundamental para mantener la justificación económica de tales sistemas. El entendimiento y la capacitación del usuario final son factores clave para asegurar que elegirán las compras electrónicas como la opción preferida para adquirir mercancías.

Los sistemas de compras electrónicas requieren que varios de los sistemas con los que cuentan los compradores y los vendedores tengan la capacidad electrónica de intercambiar información y documentos electrónicos. Esto implica contar con estándares comunes. El XML (lenguaje de marcas extensible) se perfila como la base de tales estándares. El estándar XML define el contenido de la comunicación y la selección del formato general de datos de comercio. El desarrollo de un sistema de compras electrónicas en un entorno abierto permitirá al sistema conectarse con otros sistemas para la interoperabilidad y esto simplificará su actualización. Debido a la naturaleza jurídica de las órdenes y de los pagos, el sistema necesita contar con mecanismos para identificar y autenticar al usuario que realiza el pedido (firma electrónica).

El uso de la tecnología electrónica en las transacciones de comercio internacional requiere un marco legal y regulador que le otorgue facultades tanto a nivel nacional como internacional. Muchos países que participan en el comercio internacional ya cuentan con legislaciones que adaptan sus sistemas legales a la evolución del comercio electrónico. La CNUDMI elaboró una Ley Modelo sobre Comercio Electrónico , un Convenio sobre la Utilización de las Comunicaciones Electrónicas en los Contratos Internacionales e una Ley Modelo sobre Firmas Electrónicas. Además, la CEPE/ONU a través del CEFACT/ONU elaboró varias recomendaciones pertinentes. En particular, la Recomendación 26 y la Recomendación 31 proveen modelos de acuerdo entre socios comerciales para ampliar la seguridad jurídica de sus relaciones comerciales. Discuten también la adaptación que requiere la legislación nacional para favorecer el Intercambio de Datos Electrónicos (EDI por sus siglas en inglés) en las transacciones de comercio internacional que incluyen el uso de la firma electrónica. La Recomendación 32 de la CEPE/ONU provee un Código de Conducta para el intercambio de documentación de comercio electrónico.

Referencias adicionales

Los gobiernos y proveedores de las entidades públicas dependen cada vez más de los sistemas electrónicos para conseguir ahorros en los costos y mayor eficacia y transparencia en los procesos de licitación pública. Son ejemplos de tales sistemas:

• La Contratación Pública Paneuropea en Línea (PEPPOL por sus siglas en inglés)proyecto sobre estándares de desarrollo e implementación de tecnología para armonizar los procesos comerciales de las licitaciones electrónicas de todos los gobiernos en Europa, que busca ampliar la conectividad e interoperabilidad entre las comunidades de compras electrónicas,
• El Sistema de Información para la Contratación Pública Europea (SIMAP por sus siglas en inglés) , un portal electrónico que proporciona información sobre las licitaciones públicas en la Unión Europea, y
• GeBIZ, el portal electrónico donde los proveedores pueden realizar operaciones de negocio con el gobierno de Singapur.