Формуляр-образец ООН для внешнеторговых документов

Формуляр-образец Организации Объединенных Наций для внешнеторговых документов является типовым формуляром, содержащим согласованные спецификации, касающиеся размера бумаги, полей, оформления документа и представления данных. В нем также указаны места для размещения определенных видов информации (см. изображение типового формуляра ниже).
ФОООН играет ключевую роль в процессе унификации документов, так как он обеспечивает шаблоны для составления многих  внешнеторговых документов. Изначально документы предполагалось составлять с использованием копировальной бумаги, так, чтобы заполняя один документ можно было хотя бы частично заполнить и другие, особенно если они однотипные. Приведение различных документов в соответствие с ФОООН позволит унифицировать их визуальные характеристики (форму, размер бумаги, оформление граф и схему их расположения в документе). ФОООН также гарантирует, что при составлении документа контрагенты будут использовать одну и ту же стандартную терминологию.
Формуляр-образец ООН для внешнеторговых документов был разработан ЕЭК ООН в 1960-х годах и опубликован вместе с Рекомендацией ЕЭК ООН по применению ФОООН в 1973 и 1981 гг.



Структура типового документа


Применение ФОООН

Типовое оформление формуляров-образцов, форм и типовых документов

Формуляр-образец ООН сам по себе документом не является. Он предназначен для использования составителями документов в качестве типового формуляра для разработки других международных или национальных формуляров-образцов, стандартизованных форм и национальных эталонных моделей. В таких формулярах-образцах элементы данных представлены в соответствии с ФОООН. Согласно Рекомендации СЕФАКТ ООН № 1, отраслевые формуляры-образцы определяют принципы оформления других элементов данных, характерных для конкретной области или отрасли. Примеры формуляров-образцов: Формуляры-образцы СТС для грузовых деклараций (1965, 1977 гг.), Стандартный коносамент МПС (1972 г.). В национальных формулярах-образцах элементы данных представлены в соответствии с ФОООН, который определяет принципы оформления других требуемых на национальном уровне элементов данных с целью разработки национальной унифицированной серии внешнеторговых документов. Национальные формуляры-образцы (вместе с национальной серией унифицированных формуляров или без нее) нередко принимаются в качестве национальных стандартов. Кроме того, документы, приведенные в соответствие с ФОООН, могут использоваться и на внутрикорпоративном уровне. Так, может быть разработан типовой внутрикорпоративный документ, содержащий шаблоны для всех необходимых формуляров. С помощью метода однопроцессной обработки все документы, используемые в контрольных целях или для внутренних нужд компании, могут быть составлены на базе типового документа, содержащего все необходимые данные с указанием точных мест их размещения.

Существуют некоторые стандартизованные формуляры, унифицированные с ФОООН, использование которых стало обязательным: это Железнодорожная накладная (1980 г.), принятая согласно Конвенции МГК, или Книжка МДП (1975 г.), принятая согласно Конвенции МДП. Кроме того, имеются и национальные стандартизованные формуляры, унифицированные с ФОООН, такие, например, как национальные таможенные декларации. В соответствии с ФОООН был разработан и Единый административный документ ЕС В качестве еще одного примера применения ФОООН можно привести унифицированный формуляр-образец счета-фактуры, представленный в Рекомендации ЕЭК ООН № 6 .

Ключевые внешнеторговые документы, составленные в соответствии с ФОООН

Ввиду того, что ФОООН разрабатывался с учетом данных, характерных для большинства документов, которые используются в международной торговле, практически все они могут быть приведены в соответствие с ФОООН. В Руководящих принципах для применения ФОООН, опубликованных в качестве приложения к рекомендации № 1, приводится перечень ключевых документов, составляемых и используемых участниками международной торговли на различных этапах международной цепочки поставок. Документы ФОООН подразделяются на следующие категории:



Эти категории документов, несмотря на их функциональные различия, имеют сходную структуру, что делает возможной их унификацию.



Роль безбумажной торговли

Несмотря на широкую доступность интернета необходимость в унифицированных документах по-прежнему сохраняется. Даже при условии их автоматического заполнения унифицированные документы обычно участвуют в процессе визуализации, который все еще обязателен. Визуализация предполагает визуальный контроль обязательных элементов на определенном этапе цепочки поставок. Например, в ЕС составление и обработка единого административного документа (ЕАД) теперь полностью автоматизированы. Однако при необходимости система может представить ЕАД, составленный в соответствии с рекомендациями ФОООН, для визуального контроля. Таким образом, требование относительно визуализации документов останется частью процесса автоматической обработки документации. И хотя представителям контрольных органов порой нравится видеть различные варианты структуры документа на мониторе, при необходимости распечатать какой-либо документ, предпочтительнее все же придерживаться уже существующих стандартных макетов документов. Поэтому используемые в электронных системах бумагоориентированные документы могут по-прежнему оставаться частью процесса визуального контроля за обменом данных.

Такая возможность допускается в новой Директиве Комиссии ЕС (Директива Совета ЕС 2010/45/EU) по вопросам взимания НДС, которая вступает в силу на территории ЕС в 2013 г. и требует наличия возможности визуального отображения электронных счетов-фактур в рамках аудита. Это делается для того, чтобы государственные органы и аудиторы могли без труда проверить наличие и содержание обязательных элементов сообщения. Поэтому начиная со следующего года работающим в ЕС частным компаниям больше не нужно будет предоставлять бумажные версии документов, так как достаточно будет просто отобразить требуемый документ на экране компьютера. Если разработчики системы обеспечат конфигурацию экрана, поддерживающую распечатку, то при необходимости пользователь сможет распечатать нужный ему документ.


* авторские права на изображения принадлежат Sue Probert SEPIAeb Ltd 1992-2012