Les documents commerciaux

Les flux mondiaux de marchandises sont étroitement liés aux flux internationaux de renseignements. L’échange se fait entre diverses parties prenantes, y compris les autorités gouvernementales et les intermédiaires de transport. La fourniture et l’échange d’informations se font sur support papier ou sous forme électronique ; c’est ce qu’on appelle les documents commerciaux.
Ces documents commerciaux et les éléments de données qu'ils contiennent sont régis par les prescriptions réglementaires nationales et internationales dans des domaines tels que la santé, la protection des consommateurs, la sûreté, les recettes fiscales, la politique commerciale, l'environnement et la sécurité.

Exemples de documents commerciaux

Les documents commerciaux sont répartis par secteur. Les lignes directrices de l’UNCCL énoncées dans la Recommandation No.1 les classent selon les secteurs suivants : transaction commerciale, paiement, services de transport et services connexes, et contrôle officiel.

Documents du secteur de la transaction commerciale

Il s'agit notamment de documents échangés entre des partenaires commerciaux dans des transactions internationales pour des renseignements au sujet d’appels d'offres, ou entre un offrant et une entreprise visée, et de la signature d'un contrat. Les offres et les devis, les commandes, les factures pro-forma, et les avis d'expédition sont des exemples de ces documents.

Documents du secteur du paiement

Il s'agit notamment de documents échangés entre des partenaires du commerce international et leurs banques, ainsi qu'entre banques pour les paiements qui se rapportent aux transactions commerciales. Ils comprennent, par exemple, les factures commerciales, les avis de collecte de paiement, les demandes de crédit documentaires et les demandes de traites bancaires et de garanties bancaires.

Documents du secteur du transport et des services connexes

Ce sont les exigences en matière de documents  des procédures relatives au transport et liées à l'interface entre les partenaires commerciaux et les transporteurs, à savoir celles qui se rapportent aux transitaires, au traitement et à l'assurance.
Elles comprennent des documents tels que les contrats de transport (connaissements, lettres de voiture), les manifestes de fret, les factures de fret, les avis d'arrivée, les polices d'assurance et les récépissés d'entrepôt.

Documents officiels de contrôle

Cette catégorie de documents est nécessaire pour le contrôle des marchandises effectué par divers organismes officiels pour l'exportation, le transit et l'importation de marchandises. La déclaration de marchandises à des fins douanières, les certificats sanitaires et phytosanitaires, les certificats de contrôle et d'inspection, et les déclarations de marchandises dangereuses font partie de cette catégorie de documents sus indiqués.

Fonctions des documents commerciaux

Conformément à ce qui est indiqué ci-dessus, les documents commerciaux ont des origines différentes, et remplissent également des fonctions différentes. Ils sont considérés comme des documents contractuels, tels que les polices d'assurance, les connaissements et les factures commerciales. Dans le même temps, ils contiennent des renseignements qui servent dans le cadre d’une autre opération. Un bon exemple est la facture commerciale, qui est un document nécessaire pour l’opération de paiement entre vendeur et acheteur, mais qui est également utilisée par les douanes pour procéder au classement et à l'évaluation de la marchandise. Cette facture constitue un document justificatif pour le dédouanement.