Comptes créditeurs et débiteurs / dettes et créances

Est inscrite au compte créditeur (abréviation anglaise AP) ou compte fournisseur toute somme due (dette) pour l'achat de biens ou de services payable à une date précise. Il s’agit d’un effet à payer comptabilisé au moment où une facture est approuvée pour paiement et enregistrée dans le grand livre général (ou grand livre auxiliaire des effets à payer) et marqué comme étant en souffrance, ou ouvert, ou un passif parce qu'il n'a pas été payé. Les dettes sont souvent classées en dettes fournisseurs (c’est-à-dire des effets à payer pour l'achat de biens matériels qui sont enregistrés dans l'inventaire), et en charges payables (c’est-à-dire des effets pour l'achat de biens ou services qui sont facturés). Les frais de publicité, de voyages, de divertissements, de fournitures de bureau et de services publics sont des exemples courants de charges payables. Le compte fournisseur peut être assimilé à une forme de crédit offert par les fournisseurs à leurs clients en leur permettant de payer après avoir reçu le produit ou le service.

Les comptes débiteurs ou créances ou effets à encaisser représentent les sommes dues qui devraient être collectées en espèces. Il s’agit de sommes dues par des entités à l'entreprise à l’issue de la vente de produits ou de services à crédit. Dans la plupart des entreprises commerciales, l’encaissement des créances s’accompagne généralement d’une facture qui est envoyée, soit par la poste ou par voie électronique, au client qui, à son tour, doit s’en acquitter dans un délai bien spécifié. C’est ce qu’on appelle les conditions de crédit ou les modalités de paiement.